Pemrosesan gaji adalah tugas multidimensi yang harus dilakukan oleh pemberi kerja. Majikan harus mematuhi standar upah dan jam Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat dan peraturan pajak gaji Internal Revenue Service. Selain itu, harus memenuhi persyaratan penggajian negara. Memiliki daftar proses pemrosesan daftar gaji membantu memastikan kepatuhan.
Pemrosesan Upah
Daftar periksa harus mencakup tugas-tugas pemrosesan upah untuk setiap periode pembayaran. Ini mencakup semua langkah yang diperlukan untuk memproses upah dari awal hingga akhir. Jika ada beberapa periode pembayaran, seperti dua mingguan dan setengah bulanan, siapkan daftar periksa terpisah untuk setiap siklus pembayaran untuk menghindari kebingungan. Sebagai contoh, jika semua pekerja harian dibayar dua mingguan dan semua karyawan yang bergaji dibayar setiap dua bulan, daftar periksa yang terpisah akan diperlukan karena kedua kelompok gaji diproses secara berbeda.
Daftar periksa pemrosesan upah dapat mencakup langkah-langkah untuk mengonfirmasi pengiriman kartu waktu, perhitungan kartu waktu, dan memasukkan jam penggajian ke dalam sistem. Ini harus mencakup langkah untuk memastikan pekerja yang bergaji menerima pembayaran rutin mereka selama periode pembayaran. Selain itu, harus mencakup perubahan data penggajian karyawan, seperti perubahan alamat dan pengurangan, penyesuaian pembayaran, seperti kenaikan gaji dan membatalkan cek, serta proses perekrutan dan pemutusan hubungan kerja yang baru. Ini juga dapat mencakup pemrosesan pembayaran tambahan, seperti lembur, pesangon, bonus dan komisi.
Pemrosesan Pengurangan
Pengurangan gaji mencakup pemotongan menurut hukum / tidak disengaja. Yang terakhir berarti bahwa deduksi mengikat secara hukum. Pengurangan menurut undang-undang termasuk pajak pendapatan federal, pajak Jaminan Sosial dan pajak Medicare, dan dalam kebanyakan kasus, pajak pendapatan negara. Majikan bertanggung jawab untuk memotong pajak-pajak ini dari gaji karyawan. Selain itu, ia bertanggung jawab atas porsi pajak gaji. Daftar periksa harus mencakup pengurangan yang diwajibkan menurut undang-undang. Pengurangan menurut undang-undang juga termasuk pemotongan upah dan tunjangan pemotongan tunjangan anak. Masukkan mereka pada daftar periksa, jika ada.
Pengurangan sukarela adalah yang ditawarkan perusahaan, seperti pensiun dan tunjangan kesehatan, asuransi jiwa dan cacat, kontribusi amal, biaya parkir, iuran serikat pekerja dan pembayaran kembali pinjaman. Daftar periksa tidak harus mencantumkan setiap jenis pengurangan sukarela, tetapi harus mencakup memeriksa pengurangan sukarela. Setelah perwakilan penggajian terbiasa dengan penggajian, mudah untuk mengetahui pemotongan mana yang memengaruhi karyawan mana.
Membayar Generasi
Daftar periksa harus memiliki langkah-langkah untuk mencetak gaji dan membayar stub dan menghasilkan file setoran langsung. Sertakan langkah untuk mencetak laporan pra-pemrosesan, yang memungkinkan perwakilan penggajian untuk memeriksa ulang - dan jika perlu, menyesuaikan - penggajian sebelum mencetak cek gaji dan sebelum membuat file setoran langsung. Selain itu, jika gaji harus diteruskan ke individu tertentu setelah pemrosesan daftar gaji, tunjukkan hal ini pada daftar periksa.
Pengolahan pasca
Setelah daftar gaji diproses, data yang relevan harus diajukan untuk memastikan kepatuhan pencatatan. Daftar periksa harus menyatakan laporan penggajian yang berbeda yang harus diajukan. Selain itu, harus mencakup laporan yang diperlukan untuk departemen terkait, seperti akuntansi atau keuangan dan sumber daya manusia. Jika diperlukan interaksi lebih lanjut dengan departemen-departemen ini atau yang lain, sertakan di daftar periksa. Misalnya, jika perusahaan pajak luar menangani urusan pajak gaji perusahaan, daftar periksa harus menyertakan cara meneruskan file pajak gaji ke perusahaan pajak.
