Survei penggajian global 2013 yang dilakukan oleh Ernst and Young mengungkapkan bahwa 12 persen responden mengalihdayakan penggajian mereka ke penyedia tunggal. Kira-kira 28 persen menggunakan sistem penggajian in-house penuh, dan 60 persen menerapkan model hibrida, outsourcing hanya aspek-aspek spesifik dari penggajian mereka dan menyelesaikan sisanya di rumah. Layanan penggajian dapat menjadi bisnis yang menguntungkan jika Anda mengambil pendekatan yang tepat.
Model bisnis
Beberapa perusahaan penggajian menyediakan layanan hanya untuk jenis pelanggan tertentu, sementara yang lain melayani semua jenis bisnis. Lihatlah secara realistis kualifikasi dan sumber daya Anda, dan kemudian putuskan model bisnis penggajian Anda. Misalnya, Anda dapat menargetkan restoran, perusahaan konstruksi, atau kantor kecil saja. Jika Anda ingin melayani perusahaan yang lebih besar seperti yang memiliki lebih dari 1.000 karyawan, Anda mungkin harus melakukan tugas yang rumit, termasuk multi-negara bagian, beberapa hari gajian, pemotongan upah, dan pemrosesan tunjangan. Perusahaan yang lebih kecil cenderung memiliki satu hari gajian, seperti mingguan atau dua mingguan, dan semua karyawannya di satu negara. Kecuali jika Anda telah melayani perusahaan besar sebelumnya dan memiliki dukungan administratif yang tepat, Anda mungkin akan merasa kesulitan untuk mendaratkan klien tersebut. Karena Anda baru memulai, mungkin yang terbaik adalah menargetkan klien yang lebih kecil.
Strategi untuk Memilih Klien
Dengan memilih klien dengan hati-hati, Anda dapat menghindari pelanggan yang sulit dan tidak kompatibel. Jangan tergoda untuk menerima setiap calon klien yang menghampiri Anda hanya karena Anda baru memulai. Nilai klien potensial secara menyeluruh dan perhatikan tanda-tanda peringatan. Misalnya, hanya menerima klien dengan alamat bisnis yang dapat diverifikasi dan berhati-hati dengan klien baru yang meminta setoran langsung hari berikutnya. Dalam kasus terakhir, minta klien mengirimkan dana penggajian sebelum Anda melakukan transaksi setoran langsung. Cobalah mendaratkan klien dengan gaji tetap dan bukan klien sekali pakai.
Layanan dan Struktur Harga
Buat daftar harga dan layanan terstruktur untuk tujuan pemasaran dan informasi. Layanan dapat mencakup setoran langsung, cek langsung, pemotongan gaji, hiasan upah, pelacakan cuti, kontribusi pemberi kerja, laporan dan pengingat gaji, layanan mandiri karyawan, dan akses seluler. Teliti apa yang ditagih pesaing Anda dan buat daftar harga Anda kompetitif. Misalnya, Anda dapat menawarkan pemrosesan gaji, setoran langsung, akses online pemberi kerja dan karyawan, dan pengarsipan pajak standar dengan biaya bulanan tetap. Layanan tambahan, seperti pemrosesan W-2 dan pengeluaran gaji darurat, akan menimbulkan biaya terpisah. Periksa frekuensi pembayaran klien, jumlah karyawan, dan kompleksitas penggajian saat menetapkan harga. Pertimbangkan menawarkan insentif, seperti uji coba gratis dan diskon. Investasikan dalam perangkat lunak penggajian yang mendukung layanan Anda.
Pertimbangan Hukum
Ketika Anda mendapatkan klien baru, detail dari setiap kontrak harus spesifik untuk klien. Misalnya, kontrak harus menyatakan seberapa sering Anda menjalankan pembayaran gaji, layanan yang akan Anda berikan, tugas apa pun yang menjadi tanggung jawab klien, biaya terkait, dan bagaimana kesalahan pembayaran gaji akan ditangani. Sebagai contoh, Internal Revenue Service menganggap majikan bertanggung jawab atas kesalahan pajak penggajian yang dilakukan oleh pihak ketiga, tetapi beberapa negara meminta akuntabilitas penyedia layanan penggajian. Jika berlaku, daftarkan bisnis Anda dengan lembaga pemerintah negara bagian atau lokal dan dapatkan nomor identifikasi pemberi kerja dari Internal Revenue Service. Misalnya, di Arizona, Anda tidak memenuhi definisi perusahaan layanan penggajian jika klien Anda membayar dan mengajukan pajak mereka sendiri.
