Jika Anda bekerja di ruang bisnis ke bisnis, kemungkinan Anda akan diminta untuk mengembangkan proposal bisnis atau surat proposal di beberapa titik. Ini adalah dokumen yang digunakan untuk menawarkan produk atau layanan organisasi Anda kepada calon pelanggan berdasarkan parameter yang ditentukan seperti ruang lingkup, biaya, garis waktu, dan anggaran.
Apa itu proposal proyek? Juga dikenal sebagai proposal bisnis atau surat proposal, dokumen ini biasanya memiliki format khusus dengan persyaratan tertentu yang bervariasi berdasarkan industri Anda. Namun, tujuan utama surat lamaran selalu untuk membuktikan kepada prospek bagaimana bisnis Anda dapat membantu menyelesaikan masalah yang mereka hadapi.
Apa itu Surat Proposal?
Surat-surat proposal dapat diminta oleh bisnis atau datang tanpa diminta. Permohonan dapat sesederhana prospek meminta proposal setelah panggilan penjualan atau menjadi proses formal yang disebut RFP, atau permintaan proposal. Proses ini biasanya melibatkan banyak organisasi yang mengirimkan proposal kompetitif untuk memenangkan bisnis calon pelanggan. Berdasarkan industri dan jenis RFP, proposal harus mencakup persyaratan spesifik yang diuraikan oleh prospek.
Saat berurusan dengan proposal yang tidak diminta atau permintaan informal, tidak ada pedoman formal yang perlu Anda ikuti. Namun, penting untuk membuat dokumen yang menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki calon pelanggan Anda dengan cara yang jelas dan ringkas. Meskipun mungkin tidak ada persyaratan formal dalam kasus ini, masih penting untuk mengikuti struktur logis dan mencakup aspek-aspek penting dari bisnis Anda dan bagaimana hal itu menyelesaikan masalah yang dihadapi prospek.
Proposal bisnis atau surat proposal harus mencakup kriteria berikut, terlepas dari industri dan prosesnya:
- Sampul surat
- Halaman judul
- Daftar Isi
- Ringkasan bisnis plan
- Tinjauan umum tentang masalah yang dihadapi prospek
- Maksud atau tujuan dari proposal
- Apa yang membuat organisasi Anda memenuhi syarat untuk menangani masalah tersebut
- Lingkup, termasuk harga dan waktu
- Ajakan untuk bertindak
- Kontak informasi
Lakukan Penelitian Sebelum Memulai Proposal Anda
Sebelum Anda mulai mengetik, penting untuk mengumpulkan semua informasi terkait di satu tempat. Coba cari tahu siapa yang akan membaca proposal dan apakah dia adalah pembuat keputusan. Sesuaikan proposal Anda dengan audiens Anda, memastikan Anda memberikan semua informasi yang mereka cari.
Cari tahu jenis rasa sakit apa yang dihadapi prospek. Tetapkan bagaimana organisasi Anda paling cocok untuk menyelesaikan masalah mereka dibandingkan dengan pesaing Anda. Sebutkan elemen-elemen yang membedakan Anda dari bisnis serupa yang mungkin menjadi tempat prospek berbicara.
Pastikan apakah prospek memiliki anggaran atau kerangka waktu dalam pikiran, dan pastikan sumber daya internal Anda selaras untuk memenuhi persyaratan tersebut. Setelah Anda memilih yang mana dari penawaran Anda yang akan paling bermanfaat bagi calon pelanggan Anda, Anda harus menghitung pengeluaran internal Anda sebelum memberikan harga.
Berikan Lingkup Proyek
Garis besar ruang lingkup proyek adalah komponen utama dari format penulisan proposal. Setelah informasi penting ini dituliskan, Anda bisa mulai menulis proposal Anda. Luangkan waktu untuk menyusun rincian utama ruang lingkup. Elemen pertama adalah mencari tahu siapa yang akan melakukan pekerjaan dalam organisasi Anda, siapa yang akan mengelola proses dan siapa yang akan menjadi titik kontak utama bagi pelanggan Anda.
Selanjutnya, Anda harus menetapkan apa yang sebenarnya perlu dilakukan untuk membantu pelanggan mengelola poin rasa sakit mereka. Buat garis besar langkah-langkah yang akan diambil organisasi Anda dan proses yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan masalah calon pelanggan. Anda juga harus membuat daftar metrik yang akan digunakan organisasi Anda untuk mengukur keberhasilan hasilnya.
Terakhir, uraikan jadwal sedetail mungkin, memberikan tonggak pencapaian perusahaan Anda untuk menyelesaikan proyek pada tanggal yang Anda usulkan. Bersikaplah murah hati dalam memperkirakan garis waktu Anda, bertanggung jawab atas masalah tak terduga yang mungkin muncul. Ini untuk memberikan prospek Anda dengan akun realistis tentang apa yang dapat Anda berikan kepada mereka.
Mulailah Dengan Pendahuluan dan Ringkasan Eksekutif
Pengantar surat proposal Anda harus mencakup informasi tentang perusahaan dan merek Anda, dengan beberapa latar belakang tentang siapa Anda dan apa yang Anda lakukan. Jika Anda sering menulis surat proposal, Anda mungkin ingin mengembangkan teks boilerplate tentang perusahaan Anda yang dapat Anda gunakan kembali setiap waktu.
Ringkasan eksekutif harus mencakup poin-poin terkait dari proposal Anda. Meskipun Anda tidak boleh mencoba untuk merangkum setiap aspek dokumen, sertakan informasi tentang mengapa perusahaan Anda tepat untuk pekerjaan itu dan bagaimana Anda akan membantu mengelola poin rasa sakit calon pelanggan.
Kembangkan Tubuh Proposal
Badan proposal perlu memasukkan perincian masalah yang dihadapi prospek Anda. Untuk mendemonstrasikan pemahaman Anda tentang masalah mereka, masuklah ke spesifik lanskap mereka dan kesulitan yang mereka lihat setiap hari. Ini membantu menunjukkan kepada prospek Anda bahwa Anda berpengalaman dalam bidang-bidang yang penting bagi mereka.
Buat garis besar tujuan proposal Anda. Ini terutama untuk menunjukkan kepada prospek bahwa Anda bermaksud membantu mereka dengan masalah bisnis mereka melalui produk atau layanan yang Anda tawarkan. Berikan detail tentang apa yang membuat perusahaan Anda berbeda dari pesaing Anda dan mengapa Anda lebih cocok bekerja dengan prospek daripada mereka. Ini mungkin termasuk berbicara tentang organisasi lain tempat Anda bekerja, menunjukkan contoh-contoh proyek sebelumnya dan memberikan detail tentang pengetahuan dan keahlian Anda.
Berikan Spesifikasi dan Asumsi
Sertakan ruang lingkup yang telah Anda uraikan dengan harga dan jadwal tertentu. Perusahaan Anda mungkin tidak mengetahui semua detail untuk persyaratan prospek, jadi Anda mungkin harus mengasumsikan beberapa hal, seperti anggaran internal dan batasan waktu mereka. Anda dapat memasukkan asumsi-asumsi itu dalam proposal dan bahkan memberikan beberapa opsi. Misalnya, Anda dapat memberikan perkiraan untuk perputaran empat minggu, perputaran enam minggu dan perputaran delapan minggu, dengan harga yang sesuai untuk setiap timeline.
Tutup Dengan Argumen Kuat
Kesimpulan Anda untuk surat proposal harus mencakup ringkasan cepat dari informasi yang Anda berikan kepada prospek. Berterimakasihlah kepada mereka karena telah meluangkan waktu untuk mempertimbangkan proposal yang Anda ajukan, dan berikan mereka informasi tentang apa yang harus dilakukan selanjutnya. Sangat penting untuk memasukkan ajakan bertindak dalam proposal bisnis Anda. Ini termasuk memanggil Anda untuk mendiskusikan proposal lebih lanjut atau mengatur pertemuan untuk menandatangani perjanjian. Terakhir, sertakan informasi tentang bagaimana mereka dapat menghubungi Anda, dengan beberapa opsi seperti email, telepon, dan situs web.
Ikuti Praktik Terbaik
Untuk membuat surat proposal Anda lebih efektif, kirimkan beberapa dokumentasi pendukung. Ini mungkin termasuk studi kasus klien masa lalu Anda, testimonial dari pelanggan yang bahagia dan spreadsheet dengan statistik yang menunjukkan tingkat keberhasilan Anda.
Pastikan untuk menulis proposal Anda pada kop surat perusahaan dan minta dirancang oleh desainer grafis jika Anda memiliki sumber daya yang tersedia untuk Anda. Memperhatikan elemen visual dapat membantu perusahaan Anda menonjol dari proposal kompetitif yang mungkin diterima prospek.
Jangan Lupa Menindaklanjuti
Meskipun tidak secara langsung menjadi bagian dari dokumen surat proposal, salah satu elemen kunci mengirim proposal adalah menindaklanjuti prospek. Hubungi atau email prospek Anda setelah beberapa hari mengirim surat proposal untuk mengetahui apakah mereka memiliki pertanyaan atau umpan balik mengenai dokumen tersebut. Tawarkan untuk mengklarifikasi elemen apa pun yang mereka butuhkan informasi lebih lanjut. Dengan menindaklanjuti, Anda membantu mengembangkan hubungan yang kuat dengan calon pelanggan.
