Menulis untuk audiens bisnis tidak sama dengan menulis surat kepada teman. Tujuan surat itu berbeda - umumnya, Anda akan menyampaikan informasi spesifik atau meminta seseorang untuk melakukan tindakan tertentu - dan ada harapan tertentu mengenai pemformatan dan gaya. Seringkali, surat bisnis akan menjadi kesan pertama yang Anda buat pada seseorang, jadi penting untuk memperbaikinya.
Apa itu Surat Bisnis?
Surat bisnis adalah surat apa pun yang dikirim organisasi ke organisasi lain, atau korespondensi antara organisasi dan pelanggannya, pemasok, dan pihak lain. Sebuah surat yang Anda tulis sebagai bagian dari pekerjaan Anda akan memenuhi syarat sebagai surat bisnis, tetapi surat apa pun yang Anda kirim ke bisnis, organisasi, kelompok masyarakat atau individu dalam konteks profesional juga akan termasuk dalam kategori ini. Tes utama adalah salah satu konten: apakah penerima Anda akan tertarik pada apa yang Anda tulis sejauh itu mempengaruhi kehidupan kerja mereka? Jika demikian, maka surat Anda akan memenuhi syarat sebagai surat bisnis.
Mengapa Anda Harus Menulis Surat Bisnis
Bisnis menulis kepada pelanggan, klien, pemasok, dan pemangku kepentingan untuk menyampaikan informasi penting. Misalnya, mereka dapat memesan barang dari produsen, memperbarui pelanggan tentang status pesanan mereka, menjelaskan perubahan signifikan pada syarat dan ketentuan perusahaan, mengidentifikasi masalah yang muncul, atau menyampaikan niat baik. Banyak surat bisnis akan menyertakan ajakan untuk bertindak, yaitu, surat itu akan meminta informasi spesifik atau tanggapan dari penerima.
Individu memilih format surat bisnis ketika ada kebutuhan untuk menulis dengan cara yang jelas dan profesional. Contohnya termasuk lamaran pekerjaan, resume surat lamaran, surat pengaduan, surat pengunduran diri, surat referensi, menerima atau menolak perikatan formal atau meminta informasi dari bisnis. Kesamaan dari surat-surat ini adalah harapan bahwa Anda akan ringkas dan spesifik, daripada kreatif atau menggugah dalam gaya penulisan Anda.
Format untuk Surat Bisnis
Bisnis di Amerika Serikat menggunakan salah satu dari empat format huruf yang umum, yang tercantum di bawah ini. Dari semua ini, gaya balok adalah yang paling populer.
Format huruf besar: Dengan gaya huruf blok, semua teks rata dengan margin kiri. Anda akan menyusun huruf sehingga teks baris spasi tunggal dan paragraf spasi ganda. Margin biasanya memiliki pengaturan standar satu inci meskipun beberapa bisnis memvariasikannya untuk mengakomodasi gaya rumah mereka.
Format huruf semi-blok: Semi-blok identik dengan format blok, simpan baris pertama dari setiap paragraf diindentasi.
Format surat blok alternatif: Format ini sangat mengikuti format blok kecuali tanggal, penutupan gratis ("tulus") dan nama penulis, judul dan tanda tangan muncul di sisi kanan halaman. Kecuali Anda menggunakan kop surat, alamat pengirim penulis juga akan muncul di sebelah kanan.
Format huruf sederhana: Variasi lain pada format blok, gaya yang disederhanakan menghilangkan salam pembuka ("Dear Mr. Smith:"). Pilih format ini ketika Anda tidak memiliki nama penerima.
Cara Mengalamatkan Penerima dalam Surat Bisnis
Mengatasi surat bisnis ke satu penerima relatif mudah. Cukup tulis nama dan alamat penerima di blok alamat dalam di sebelah kiri halaman. Buka surat Anda dengan salam: "Bapak / Ibu / Ibu. Nama keluarga:" atau "Dear Sir / Madam:" Perhatikan titik dua di akhir salam - hanya surat pribadi yang menggunakan koma di sini; surat bisnis selalu menggunakan titik dua.
Menulis nama depan orang tersebut dapat diterima jika Anda menggunakan nama depan penerima, misalnya, Anda telah bertemu beberapa kali dan mengenal orang itu dengan baik. Dalam hal ini, salam Anda akan berbunyi, "Joseph yang terkasih:" Namun, jangan langsung meraih nama depan; itu dianggap kasar.
Untuk mengatasi beberapa penerima dalam surat yang sama, pilih salah satu opsi berikut:
Tempat penerima bekerja di lokasi yang sama: Tuliskan judul, nama, dan (secara opsional) judul pekerjaan dari masing-masing penerima diikuti dengan alamat perusahaan tunggal di blok alamat di dalam. Untuk salam, buat daftar nama masing-masing penerima dalam urutan yang sama seperti yang muncul di alamat.
Contoh:
Ms. Sophia Proctor, CEO Tn. Martyn Byrne, Direktur Penjualan Regan Coulson, Manajer Pemasaran ABC Limited Jalan kota Townsville, Kentucky 395494
Ms. Proctor yang terhormat, Mr. Byrne dan Dr. Coulson:
Tempat penerima bekerja di alamat yang berbeda: Setiap penerima harus menerima suratnya sendiri sehingga Anda harus menyiapkan beberapa salinan komunikasi yang sama. Gunakan anotasi salinan karbon setelah penutupan - "cc:" - untuk membuat daftar nama-nama penerima lainnya. Anotasi ini membuat setiap penerima tahu siapa penerima lainnya.
Contoh:
Ms. Sophia Proctor, CEO ABC Limited Jalan kota Townsville, Kentucky 395494 Dear Ms. Proctor: Isi surat Hormat kami, Jane Doe Cc: Tn. Martyn Byrne, Direktur Penjualan, Dr. Regan Coulson, Manajer Pemasaran
Ketika ada banyak penerima: Ketika Anda menulis kepada banyak penerima, seperti anggota dewan direksi, adalah tepat untuk menulis satu surat dan mengalamatkannya ke grup secara keseluruhan. Salam juga harus merujuk tubuh orang, misalnya, "Departemen Penjualan yang Terhormat" atau "Tim Penghubung Komunitas yang Terhormat." Gunakan blok distribusi di akhir surat untuk mendaftar masing-masing anggota kelompok yang harus membaca surat itu.
Contoh:
Jajaran direksi ABC Limited Jalan kota Townsville, Kentucky 395494 Anggota Dewan yang terhormat: Isi surat Hormat kami, Jane Doe Distribusi: Ms. Sophia Proctor Pak Martyn Byrne Regan Coulson Nyonya Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Tuan Cohen Andersen
Bagian Berbeda dari Surat Bisnis
Apakah Anda menggunakan format blok atau gaya lain, surat bisnis Anda harus berisi bagian-bagian berikut:
Kop surat atau alamat pengirim: Bisnis biasanya menggunakan kertas cetak yang menyertakan logo atau kop surat yang dirancang khusus di bagian atas lembaran. Kop surat berisi alamat dan detail kontak organisasi. Jika Anda tidak menggunakan kop surat, tulis nama dan alamat Anda di sudut kiri atas surat itu. Adalah dapat diterima, tetapi tidak wajib, untuk memasukkan nomor telepon dan alamat email Anda jika ini akan membantu penerima.
Tanggal: Tulis tanggal dalam format bulan-hari-tahun tepat di bawah alamat pengirim. Karena negara lain menggunakan format hari-bulan-tahun, hindari kebingungan dengan menyalin tanggal dalam kata daripada bentuk angka - "28 Juni 2018."
Alamat di dalam: Tuliskan nama penerima, nama perusahaan, alamat dan kode pos. Sertakan gelar pekerjaan jika perlu. Selalu selaraskan alamat di dalam ke margin kiri saat menggunakan alat tulis bisnis standar. Melakukannya berarti alamat tersebut akan muncul di jendela amplop ketika dilipat menjadi tiga bagian.
Salam: Ingatlah untuk menggunakan titik dua setelah salam seperti yang dijelaskan di atas.
Garis subjek: Menambahkan baris subjek opsional membantu penerima untuk memahami apa isi surat itu dengan cepat. Ini sebuah contoh:
Tuan Phillips yang terhormat:
Permintaan Paket Aplikasi Pekerjaan
Tubuh: Di sinilah karet bertemu jalan. Mulailah dengan pernyataan singkat yang menjelaskan mengapa Anda menulis diikuti oleh serangkaian paragraf yang menguraikan masalah yang ada. Buat surat itu singkat. Untuk sebagian besar surat bisnis, dua hingga lima paragraf ideal.
Gratis tutup: Anda memiliki berbagai opsi untuk mengakhiri surat bisnis. Berikut ini beberapa contohnya:
- Hormat kami,
- Hormat kami,
- Hormat kami,
- Hormat kami,
- Dengan hormat,
- Semoga sukses,
Tanda tangan: Cetak nama dan jabatan Anda, sisakan jarak antara nama yang Anda ketikkan dan tutup gratis. Anda akan menandatangani nama Anda di ruang ini.
Lampiran dan salinan karbon: Sertakan cc: jika Anda mengirim salinan surat kepada orang lain. Jika ada dokumen yang dilampirkan dengan surat itu, tulis "Enclosure" atau "Encl." di bawah blok tanda tangan.
Cara Menulis Badan Bisnis
Apa pun tujuan surat bisnis Anda, penting untuk menjaga tubuh surat tetap jelas dan singkat. Pahamilah bahwa penerima Anda sibuk dan cenderung menerobosnya. Struktur surat Anda dalam paragraf logis - satu ide per paragraf - sehingga penerima dapat dengan cepat mencapai garis bawah.
Ringkas memang berarti tumpul; Anda harus berusaha untuk nada diplomatik dan profesional. Perhatikan dua contoh:
Setelah mempertimbangkan dengan cermat, saya memutuskan untuk menerima posisi di perusahaan lain. Saya akan bekerja di Perusahaan ABC.
Versi kedua singkat, tetapi nada terlalu langsung dan tidak perlu keras. Mungkin menyinggung pembaca. Contoh pertama, meski kurang ringkas, lebih hormat.
Setelah Anda menyampaikan poin-poin dalam isi surat itu, selesaikan dengan ajakan bertindak, pernyataan singkat yang menggambarkan apa yang ingin Anda wujudkan sekarang. Ingat, pembaca Anda sibuk. Jangan biarkan dia menebak tentang apa yang harus dia lakukan selanjutnya. Berikut ini beberapa contohnya:
Jika Anda menyetujui proposal ini, silakan balas kembali pada 31 Mei. Jika Anda ingin informasi kontak untuk orang-orang yang telah berhasil menggunakan layanan XYZ, silakan email saya di [email protected].
Pilihan untuk Suara dan Bahasa
Bahasa surat bisnis bervariasi dari gaya percakapan yang santai hingga gaya formal yang hiper-formal yang ditemukan dalam korespondensi hukum. Surat bisnis yang paling efektif menghasilkan keseimbangan di antara kedua ekstrem ini. Meskipun surat bisnis menjadi kurang formal dari waktu ke waktu, menulis yang terlalu biasa mungkin dianggap tidak profesional dan tidak tulus. Sebaliknya, penulisan yang terlalu formal dapat mengasingkan pembaca yang mungkin tidak memahami bahasa, istilah, dan frasa khusus industri Anda. Seperti semua tulisan, Anda harus mencocokkan nada dengan audiens. Ini memberi Anda banyak waktu luang mengenai gaya yang Anda pilih.
Kecuali jika Anda bekerja di industri yang sangat formal seperti sektor perbankan, Anda harus berusaha menggunakan kata sehari-hari alih-alih setara formal - "mulai" alih-alih "mulai," "akhiri", bukan "akhiri" dan "coba" alih-alih "berusaha keras." Menyederhanakannya mungkin tampak kontradiktif karena kebanyakan orang mengasosiasikan kosa kata profesional dengan kata-kata yang lebih panjang dan lebih kompleks. Namun, kejelasan adalah kuncinya. Adalah jauh lebih penting bahwa penerima Anda memahami surat Anda dengan upaya minimal di pihaknya daripada bagi Anda untuk menunjukkan kosakata Anda yang mengesankan.
Hindari kontraksi seperti "Aku," "tidak bisa" dan "tidak" kecuali itu adalah ciri khas gaya rumah perusahaan Anda. Beberapa perusahaan lebih suka menggunakan suara yang lebih informal ketika menulis kepada konsumen untuk membuka percakapan; yang lain malah akan memilih nada formal. Konsistensi adalah kuncinya. Jika Anda lebih suka satu gaya penulisan daripada yang lain, pastikan untuk mengomunikasikan pilihan gaya Anda di seluruh organisasi dan pastikan bahwa semua orang mengikuti panduan gaya yang sama.
Contoh Surat Bisnis
Menyatukan semuanya, berikut adalah contoh surat bisnis pendek dalam format blok:
Tuan Kurt O'Ryan ABC Limited Jalan kota Townsville, Kentucky 395494 11 Januari 2018 Bapak O'Ryan yang terhormat: Saya ingin sekali lagi mengucapkan terima kasih atas dukungan aktif Anda dalam program penjangkauan komunitas "Grow Wild" Townsville kami. Umpan balik Anda, kritik konstruktif, dan pengalaman berharga Anda berkontribusi besar terhadap keberhasilan implementasi proyek ini. Kami sekarang telah menerima dana penuh untuk proyek tindak lanjut kami, yang untuk sementara berjudul "Nature on Your Doorstep." Kami akan senang jika Anda setuju untuk melanjutkan kerja sama Anda dalam proyek ini. Kami tentu bisa menggunakan wawasan dan keahlian Anda. Saya lampirkan brosur singkat yang menggambarkan proposal untuk pembacaan Anda. Saya ingin bertemu dengan Anda untuk membahas langkah selanjutnya dan akan menghubungi kantor Anda minggu depan untuk menjadwalkan janji temu. Terima kasih sebelumnya atas pertimbangan Anda. Hormat kami, Jane Doe Lampirkan:
