Seiring berlalunya waktu, akan lebih sulit untuk melacak siswa yang lulus untuk reuni atau acara terkait sekolah khusus. Asosiasi alumni sekolah menengah atas akan membantu mendukung masing-masing acara kelulusan kelas dengan menyimpan daftar terbaru semua lulusan sekolah. Sebelum Anda dapat mengatur acara khusus dan meminta sumbangan atau iuran, Anda memerlukan asosiasi yang berkomitmen untuk merencanakan dan menyelenggarakan acara alumni.
Jangkau teman sekelas lulusan sekolah menengah dengan siapa Anda masih berhubungan untuk membentuk kelompok minat. Setelah Anda mengatur pertemuan dengan grup ini, mintalah setiap anggota grup berkomunikasi dengan teman sekelas dengan siapa mereka masih berhubungan tentang kemungkinan bergabung dengan grup.
Temui perwakilan sekolah untuk memberi tahu mereka bahwa Anda memulai asosiasi alumni sekolah menengah. Tentukan apakah ini merupakan asosiasi sekolah secara keseluruhan untuk semua kelas yang lulus atau asosiasi kelas yang lulus secara individu. Mintalah daftar nama dan alamat siswa yang lulus dari file sekolah. Ini akan memberi Anda tempat awal untuk membantu mulai membuat daftar lulusan dan memulai database.
Biarkan setiap anggota kelompok kepentingan mengambil beberapa nama dari daftar lulusan untuk memperbarui informasi kontak alumni. Mintalah setiap orang dari kelompok minat melacak anggota kelas dengan menghubungi teman sekelas lain yang masih mereka kenal atau berkomunikasi dengan di situs media sosial atau dengan mencari secara online untuk mereka. Perbarui daftar alumni dengan alamat email saat ini, informasi alamat jalan, atau keduanya.
Menulis surat kepada lulusan alumni yang menjelaskan rencana untuk membuat asosiasi alumni. Minta mereka untuk memberikan informasi kontak yang diperbarui. Minta mereka yang tertarik untuk berpartisipasi dalam asosiasi alumni untuk menghubungi anggota kelompok kepentingan.
Tetapkan agenda untuk pertemuan pertama dari asosiasi alumni. Agenda harus mencakup rencana untuk mengembangkan struktur organisasi asosiasi seperti anggaran rumah tangga, pernyataan misi, rencana aksi, tujuan, nominasi dan pemilihan pejabat asosiasi, dan struktur pendanaan, jika ada.
Mengadakan pertemuan mereka yang tertarik untuk berpartisipasi dalam dewan kepemimpinan atau dewan asosiasi. Putuskan kapan akan mengadakan nominasi dan pemilihan petugas dan pada mekanisme pemungutan suara. Organisasikan sebuah komite untuk bertanggung jawab atas pengembangan anggaran rumah tangga organisasi dan kelompok lain untuk menghasilkan ide-ide untuk kegiatan pendanaan seperti sumbangan sukarela, iuran tahunan atau sponsor.
Mengadakan pemilihan petugas dan meresmikan anggaran rumah sakit organisasi.
Mintalah sukarelawan individu untuk berpartisipasi dalam komite terpisah untuk menangani komunikasi asosiasi, kegiatan penggalangan dana, pengumpulan iuran, jika didirikan, dan acara reuni.
Jadwalkan tanggal untuk rapat komite, dan koordinasikan rapat dewan yang akan datang untuk memasukkan pembaruan komite. Misalnya, rencanakan tanggal rapat, waktu dan tempat kepemimpinan atau rapat dewan berikutnya, dan sertakan dalam agenda presentasi komite tentang struktur iuran asosiasi yang diusulkan dan kegiatan pengumpulan dana yang disarankan untuk ditinjau dan disetujui.
