Jadwal proyek secara langsung membahas salah satu dari tiga komponen utama dari setiap proyek: waktu. Tujuan dari jadwal proyek adalah untuk menguraikan tanggal mulai dan selesai untuk kegiatan proyek. Jadwal proyek adalah komponen hidup; sebagai elemen perubahan proyek, demikian juga harus jadwal proyek. Namun, seperti halnya dengan banyak proyek, jadwal proyek asli disebut sebagai dasar ketika jadwal diperluas dan kontrak.
Item yang Anda butuhkan
-
Pernyataan lingkup proyek
-
Rencana manajemen proyek
Masukkan informasi yang ditemukan dalam pernyataan lingkup proyek Anda. Dokumen ini mengidentifikasi kendala dan faktor lain yang dapat memengaruhi pengembangan jadwal proyek. Contohnya termasuk tujuan proyek, hasil dan spesifikasi. Misalnya, jika proyek Anda membutuhkan pembuatan merek anggur baru dan anggur tersebut harus disimpan di tong kayu ek selama setahun sebelum pembotolan, informasi ini berdampak langsung pada pembuatan jadwal proyek.
Faktor dalam persyaratan tanggal-sensitif saat membuat jadwal proyek. Dalam banyak kasus, apakah dari tekanan internal atau sumber eksternal, manajer proyek harus mempertimbangkan kendala waktu yang sulit dan cepat. Misalnya, agar proyek tetap sesuai anggaran, manajer proyek harus menyelesaikannya sebelum akhir tahun kalender untuk keperluan pajak. Tanggal untuk perhitungan pajak diberlakukan oleh pemerintah federal dan harus diperhitungkan dalam pembuatan jadwal proyek.
Mempertimbangkan isi rencana manajemen proyek menjadi pertimbangan dalam pembuatan jadwal proyek. Rencana manajemen proyek terdiri dari rencana manajemen jadwal, rencana manajemen biaya, rencana manajemen ruang lingkup proyek dan rencana manajemen risiko.
Institut Manajemen Proyek mendefinisikan rencana di atas sebagai berikut: Rencana manajemen jadwal menetapkan kriteria dan kegiatan untuk mengembangkan dan mengendalikan jadwal proyek. Rencana manajemen biaya menetapkan format dan menetapkan kegiatan dan kriteria untuk perencanaan, penataan, dan pengendalian biaya proyek. Rencana manajemen ruang lingkup proyek menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, dikembangkan dan diverifikasi dan bagaimana struktur rincian kerja akan dibuat dan didefinisikan. Rencana manajemen risiko menggambarkan bagaimana manajemen risiko proyek akan disusun dan dilakukan pada proyek.
Dengan informasi di atas, manajer proyek dilengkapi untuk membuat jadwal yang akan memberinya pandangan realistis tentang apa yang diharapkan selama durasi proyek.
Buat WBS (work breakdown structure). Dokumen ini adalah daftar kerja hierarkis yang harus diselesaikan oleh tim proyek untuk mencapai keberhasilan dalam memenuhi tujuan dan hasil proyek. WBS adalah tempat manajer proyek dapat melihat detail nyata dari apa yang perlu dilakukan. Lebih jauh ke bawah dalam WBS adalah apa yang disebut "paket kerja," yang hanya merupakan pengelompokan tugas-tugas rinci yang perlu diselesaikan. Kunci dari WBS adalah di sinilah manajer proyek dapat melihat paket pekerjaan apa yang perlu diselesaikan pada waktu dan dampak apa yang dimiliki satu paket terhadap yang lain terkait dengan penjadwalan.
Kiat
-
Komunikasikan jadwal proyek kepada anggota tim, terutama sponsor proyek dan mereka yang berisiko terhadap proyek seperti CEO, pejabat terpilih dan siapa saja yang dapat menunda proyek.
Identifikasi segera tanggal yang tidak dapat dinegosiasikan dan kembangkan jadwal proyek Anda di sekitar itu. Ini tidak hanya akan memberi manajer proyek gagasan yang bagus tentang tantangan waktu, tetapi jika ada kendala yang tidak dapat diubah, manajer proyek mungkin perlu mendorong perubahan pada ruang lingkup proyek atau meminta sumber daya tambahan untuk menyelesaikannya tepat waktu.
Sementara seorang manajer proyek tentu dapat membuat jadwal proyek dengan pensil dan kertas, pertimbangan serius harus diberikan untuk menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi proses ini. Sejumlah program tersedia mulai dari harga gratis hingga beberapa ratus dolar.
Peringatan
Jadwal, terlepas dari proyeknya, cenderung meluncur dengan satu atau lain cara. Identifikasi apa yang mampu meluncur dan apa yang tidak. Komunikasikan masalah jadwal proyek saat mereka datang dengan tim proyek inti, tetapi terutama dengan sponsor proyek karena mereka akan menghargai tidak terkejut.
