Tugas adalah unit kerja. Ruang lingkup tugas dapat berkisar dari masalah yang membutuhkan tenaga kerja minimal hingga yang membutuhkan tenaga kerja cukup besar yang melibatkan sejumlah subtugas untuk penyelesaiannya. Tugas umumnya terkait dengan tujuan dan sasaran spesifik dan terbatas waktu. Dengan demikian, pengorganisasian dan pelacakan tugas penting untuk mencapai sasaran dan sasaran. Dengan melakukan tugas ke kertas, atau program komputer, Anda mengendalikan hari Anda dan akhirnya tujuan dan sasaran jangka pendek dan jangka panjang Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Daftar tugas
-
Kalender
Telusuri daftar tugas Anda dan tempatkan nilai numerik untuk setiap item berdasarkan prioritas yang diukur. Ini memerintahkan tindakan Anda dengan cara yang memberi Anda peluang terbaik untuk membuat dampak terbesar sepanjang hari. Prioritaskan tugas dengan memutuskan pentingnya setiap tugas untuk sasaran dan sasaran Anda. Beberapa tugas akan datang dengan perasaan urgensi yang wajar, sementara yang lain mungkin memberi Anda jeda untuk mengevaluasi apakah tugas itu benar-benar penting.
Perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas. Tempatkan rentang waktu yang menetapkan alokasi waktu minimal dan maksimum untuk melakukan setiap tugas. Jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dapat memengaruhi prioritasnya untuk hari itu. Sebagai contoh, tugas sederhana yang membutuhkan waktu lima menit untuk menyelesaikan mungkin mengambil prioritas dari tugas dengan relatif lebih penting yang membutuhkan tiga hingga lima jam untuk menyelesaikan. Tugas yang membutuhkan periode waktu yang lebih lama untuk diselesaikan secara alami harus dikalenderkan dalam jangka waktu yang lebih lama.
Tetapkan tenggat waktu untuk setiap tugas. Tenggat waktu memusatkan perhatian Anda dan mendorong kepatuhan Anda. Beberapa tugas akan memiliki tenggat waktu yang ditentukan oleh pihak eksternal seperti yang ditetapkan oleh klien atau lembaga di luar. Tugas lain akan meminta Anda untuk menetapkan tenggat waktu. Ini akan dibentuk oleh faktor-faktor seperti jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas dan apakah tenaga kerja orang lain diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Juga, ketika mendelegasikan penugasan tugas, ada baiknya mengirimkan permintaan dengan tenggat waktu yang sedikit lebih awal dari tenggat waktu Anda sendiri untuk tugas tersebut.
Jadwalkan tugas. Ini melibatkan memutuskan bagaimana mengatur tugas dan kegiatan di kalender Anda. Pertimbangkan hubungan alami antara tugas saat menjadwalkannya. Anda akan mendapatkan efisiensi paling banyak dengan menggabungkan tugas-tugas serupa bersamaan - misalnya, menyelesaikan faktur untuk berbagai proyek pada satu waktu yang ditentukan. Juga, pertimbangkan puncak energi pribadi Anda selama hari ketika menjadwalkan tugas. Jika kekuatan mental Anda memuncak pada jam-jam pagi, jadwalkan tugas yang membutuhkan perhatian mental yang optimal selama waktu itu. Jika energi Anda berkurang 3 jam, ini mungkin waktu terbaik untuk menjadwalkan pekerjaan sederhana.
Jadilah fleksibel. Anda dapat memprioritaskan, menetapkan tenggat waktu, dan menjadwalkan tugas dengan cara yang membuat penggunaan waktu Anda paling efisien, hanya untuk mendapat telepon dari seseorang yang daftar urgensinya sendiri menuntut waktu dan perhatian Anda. Jangan biarkan ini menggagalkan usaha Anda. Teknik manajemen waktu termasuk anjak dalam waktu fleksibel dalam jadwal harian Anda. Juga, jika merupakan pilihan yang layak, tentukan periode waktu tertentu sebagai "waktu bebas gangguan" untuk tugas yang membutuhkan konsentrasi tingkat tinggi.
Lacak dan tandai kemajuan Anda. Kembangkan bagan alur visual atau grafik dari daftar tugas Anda yang mengurutkan aktivitas. Mengembangkan bagan alur aktivitas individu untuk tugas-tugas besar yang mencakup serangkaian subtugas. Saat Anda menyelesaikan tugas dan subtugas, silangkan dari daftar Anda. Di akhir setiap hari dan setiap akhir minggu kerja, tinjau kemajuan Anda dan atur ulang tugas Anda dengan daftar dan bagan baru untuk hari baru dan minggu baru.
Kiat
-
Tentukan apakah Anda memiliki sumber daya yang cukup untuk menyelesaikan tugas. Kualitas pekerjaan pada umumnya lebih penting daripada memenuhi tenggat waktu.
