Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, ada lebih dari empat juta sekretaris dan asisten administrasi di Amerika Serikat. Sementara istilah asisten sekretaris dan administrasi sering digunakan secara bergantian, di beberapa perusahaan ada beberapa perbedaan penting antara dua posisi, termasuk tugas pekerjaan, tingkat tanggung jawab dan tingkat pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.
Definisi Sekretaris
Secara umum, seorang sekretaris adalah seseorang yang secara ketat melakukan tugas-tugas klerikal dan pendukung, seperti mengetik, mendikte, mengajukan atau memfotokopi. Sekretaris juga menjawab telepon dan mengirim pesan, mengurutkan dan mengirim surat dan, di beberapa perusahaan, menangani tugas penerimaan. Sekretaris sering mengambil menit rapat juga. Dalam kebanyakan kasus, sekretaris tidak mengawasi staf atau memiliki kekuatan untuk mendelegasikan tugas.
Definisi Asisten Administrasi
Asisten administratif, berbeda dengan sekretaris, umumnya memiliki tugas yang melampaui fungsi klerikal. Asisten administratif sering menangani kalender majikan mereka, membuat pengaturan perjalanan, menyusun dokumen, dan mungkin bekerja dengan bos mereka dan karyawan lain dalam proyek-proyek. Mereka sering mengelola pemeliharaan peralatan kantor dan bekerja dengan vendor untuk membeli persediaan dan menegosiasikan harga dan kontrak. Asisten administratif di beberapa perusahaan juga dapat mengawasi staf administrasi lainnya.
Persyaratan Pendidikan
Meskipun dimungkinkan untuk mendapatkan posisi sekretaris tingkat pemula dengan pendidikan sekolah menengah, untuk posisi administrasi yang lebih maju, seperti sekretaris eksekutif atau asisten eksekutif, menjadi semakin penting bagi kandidat untuk memiliki gelar sarjana atau pengalaman kerja yang signifikan, karena banyak asisten administrasi bekerja erat dengan para eksekutif di proyek-proyek tingkat tinggi. Untuk bekerja sebagai sekretaris hukum atau medis, Anda umumnya perlu menyelesaikan program khusus untuk mempelajari terminologi dan prosedur yang terkait dengan bidang tersebut.
Persyaratan Keterampilan
Komputer yang sangat baik, peralatan kantor, dan keterampilan mengetik merupakan persyaratan bagi sekretaris dan asisten administrasi. Penting juga untuk memiliki keterampilan komunikasi dan interpersonal yang baik, karena kedua posisi ini umumnya memerlukan interaksi dengan publik dan rekan kerja. Organisasi juga penting bagi sekretaris dan asisten administrasi, karena pekerjaan mereka sering difokuskan untuk menjaga orang lain terorganisir. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, ketika manajer dan profesional lain mengambil lebih banyak tugas yang secara tradisional ditangani oleh sekretaris, seperti pengolah kata, permintaan akan pekerja klerus yang ketat akan menurun, sementara peran asisten administrasi akan berkembang.
Membayar
Secara umum, asisten administrasi mendapat lebih dari sekretaris. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, gaji rata-rata untuk seorang sekretaris adalah $ 29.050 per tahun, pada tahun 2008. Sekretaris hukum, medis dan eksekutif menghasilkan lebih banyak, dengan beberapa sekretaris eksekutif menghasilkan lebih dari $ 50.000 per tahun. Asisten administrasi memperoleh rata-rata $ 40.030 per tahun, dengan beberapa asisten eksekutif menghasilkan lebih dari $ 60.000 per tahun. Upah aktual ditentukan oleh lokasi geografis, pendidikan, pengalaman, dan industri.
Informasi Gaji 2016 untuk Sekretaris dan Asisten Administrasi
Sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji tahunan rata-rata $ 38.730 pada tahun 2016, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja A.S. Pada akhirnya, sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji persentil ke-25 sebesar $ 30.500, yang berarti 75 persen memperoleh lebih dari jumlah ini. Gaji persentil ke-75 adalah $ 48.680, yang berarti 25 persen menghasilkan lebih banyak. Pada 2016, 3.990.400 orang dipekerjakan di AS sebagai sekretaris dan asisten administrasi.
