Manual prosedur adalah dokumen penting untuk bisnis dengan ukuran berapa pun.Manual prosedur adalah panduan "bagaimana" yang memberikan keseragaman dan konsistensi dalam menangani tugas sehari-hari menjalankan bisnis. Konten tergantung pada jenis manual prosedur yang sedang dirancang. Operasi distandarisasi, keputusan lebih mudah dibuat, menawarkan kontrol kualitas dan akuntabilitas.
Mengembangkan Manual Prosedur
Identifikasi tujuan manual prosedur Anda. Pertimbangkan masalah dan tujuan untuk dimasukkan dalam manual Anda. Kumpulkan informasi yang diperlukan untuk menulis manual prosedur Anda, termasuk masalah hukum, keselamatan, dan lainnya yang berkaitan dengan industri Anda.
Tulis draf manual prosedur yang dimulai dengan garis besar. Topik dapat mencakup "Tujuan," "Referensi," "Ketentuan," "Kebijakan," dengan daftar isi dan halaman sampul. Gunakan bahasa yang jelas dan singkat, klarifikasi istilah-istilah yang diperlukan, uraikan hasil yang diharapkan dari manual prosedur.
Tinjau manual prosedur dengan orang-orang yang terkena dampaknya dan orang lain yang terlibat dalam implementasi. Letakkan manual untuk digunakan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pengembangan. Identifikasi area yang lemah, kebutuhan untuk perbaikan dan kesenjangan.
Tulis ulang manual prosedur berdasarkan penggunaan percobaan dan catatan yang dibuat. Memeriksa teks akhir untuk kesalahan dan kelalaian. Kirim untuk persetujuan jika diperlukan. Tetapkan tanggal peninjauan untuk meninjau dan melakukan pembaruan pada manual prosedur.
Kirimkan manual prosedur untuk mencetak. Menerapkan prosedur manual mendistribusikan salinan sesuai kebutuhan. Lakukan tinjauan kualitas setiap minggu kemudian setiap triwulan untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan.
Kiat
-
Tulis manual prosedur Anda menggunakan bahasa yang jelas membuat konten yang jelas, sesuai konteks dan konsisten. Gunakan kalimat yang bisa ditindaklanjuti, yang menjelaskan proses dalam bahasa dan format yang ramah pengguna. Izinkan untuk diaudit oleh pengguna yang menyediakan formulir umpan balik dan saran.
