Pada titik tertentu, sebagian besar profesional bisnis perlu memberikan presentasi untuk rapat. Presentasi bisa lebih informal, jika seseorang bertemu dengan departemennya, atau sangat formal di pertemuan atau konvensi di seluruh perusahaan. Presentasi dapat membutuhkan banyak waktu untuk persiapan. Selain itu, orang biasanya menjadi sedikit gugup sebelum presentasi. Namun, ada beberapa tips presentasi rapat utama yang dapat membantu siapa saja memberikan presentasi yang sangat berdampak.
Pilih Pemirsa yang Tepat
Pilih audiens yang tepat untuk rapat dan presentasi Anda, sesuai dengan artikel "Membuat Presentasi Bisnis Berfungsi" di businessknowhow.com. Pikirkan semua karyawan yang mempengaruhi pekerjaan dan presentasi Anda. Jika Anda seorang direktur riset pemasaran, undang merek utama, iklan, pengembangan produk, serta direktur dan manajer keuangan ke pertemuan Anda. Beri tahu semua orang setidaknya beberapa minggu sebelumnya melalui email. Memberi tahu orang-orang tentang tujuan utama pertemuan dan kira-kira berapa lama pertemuan itu berlangsung.
Dapatkan Semua Orang Terlibat
Jika Anda merencanakan pertemuan yang panjang, undang beberapa manajer dan direktur untuk menyampaikan informasi mereka sendiri, terutama jika Anda membutuhkan masukan dari mereka untuk pengambilan keputusan. Anda akan mengontrol agenda rapat dan menyiapkan ruang pertemuan. Misalnya, jika rapat Anda dijadwalkan mulai pukul 8 pagi hingga tengah hari, Anda harus menjadwalkan waktu presentasi semua orang. Anda juga perlu menentukan jenis peralatan apa yang akan dibutuhkan, seperti proyektor laptop, proyektor slide overhead dan layar.
Tentukan Format Terbaik untuk Presentasi Anda
Presentasi Anda harus menjadi kunci pertemuan. Semua topik lain harus berhubungan dengan diskusi Anda. Karenanya, sampaikan informasi Anda terlebih dahulu. Namun, ketika mempersiapkan presentasi Anda, pastikan Anda memiliki pembukaan, isi dan dekat dengan presentasi Anda, menurut businessknowhow.com. Adapun alokasi waktu, pembukaan Anda harus sekitar 10 hingga 20 persen dari presentasi Anda. Pembukaan Anda harus mencakup poin-poin penting yang Anda rencanakan untuk dibahas dalam isi presentasi Anda, yang akan terdiri hingga 75 persen dari presentasi Anda. Buka dengan pernyataan, lelucon, atau klip video lucu yang terkait dengan topik Anda. Ini akan mendapatkan perhatian orang dan membantu Anda rileks, jika Anda memiliki kegelisahan pra-pertemuan. Contoh dari badan presentasi bisa menjadi umpan balik pelanggan utama yang Anda terima dari survei kepuasan pelanggan baru-baru ini. Tutup presentasi Anda dengan beberapa rekomendasi, lalu alokasikan lima menit untuk pertanyaan.
Pertahankan Slide Anda Tetap Sederhana
Putuskan apakah Anda akan melakukan presentasi laptop atau menggunakan slide overhead. Presentasi laptop biasanya membuat lebih banyak dampak. Persiapkan delapan hingga 12 slide untuk presentasi Anda. Gunakan huruf yang cukup besar sehingga orang dapat membacanya, seperti font 32 poin. Batasi slide Anda masing-masing hingga beberapa poin. Gunakan banyak ruang kosong. Anda juga harus menggunakan gambar dan warna untuk dampak, yang akan membantu Anda menjaga perhatian audiens.
Pertahankan kontak mata
Selalu menjaga kontak mata dengan audiens Anda. Jika Anda menggunakan pointer di layar, tunjuk titik peluru di mana Anda mendiskusikan, tetapi lihat ke arah audiens Anda ketika Anda berbicara. Juga, berbicaralah dengan keras dan jelas. Berjalanlah dengan kecepatan sedang dan jangan berbicara terlalu cepat, sehingga orang akan mengerti Anda dan tidak akan meminta Anda mengulangi sendiri.
