Seorang manajer proyek mengadakan pertemuan dengan anggota tim proyek internal secara teratur untuk membahas proyeknya saat ini. Selain itu, seorang manajer proyek dapat memfasilitasi pertemuan dengan pemangku kepentingan proyek, manajemen eksekutif dan klien untuk memulai proyek dan dapat mengadakan pertemuan yang sedang berlangsung untuk memberikan pembaruan pada proyek-proyeknya dan menjawab pertanyaan tentang jadwal dan anggaran. Mempersiapkan setiap pertemuan proyek adalah kunci dalam memanfaatkan waktu dan waktu pertemuan peserta secara bermanfaat.
Undanglah orang yang tepat ke pertemuan proyek. Tentukan tujuan yang perlu Anda capai pada pertemuan berdasarkan undangan. Jika bertemu dengan anggota tim proyek, Anda dapat menetapkan tujuan untuk mendapatkan pembaruan status, menyelesaikan masalah internal dan meminta anggota tim berbagi informasi satu sama lain tentang proyek. Jika bertemu dengan para pemangku kepentingan proyek, eksekutif dan klien, tujuan Anda adalah untuk memberikan pembaruan tonggak umum dan menjawab pertanyaan.
Ajukan topik agenda dari para undangan beberapa hari sebelum pertemuan. Daripada menghindari bola kurva kejutan pada pertemuan itu, tanyakan pertanyaan dan topik diskusi dari mereka yang terhubung ke proyek. Ini akan memberi Anda waktu untuk mempersiapkan dan mengundang orang lain yang dapat mendukung Anda di rapat. Antisipasi undangan yang ingin didengar dan didiskusikan mengenai proyek. Misalnya, jika Anda tahu klien ingin membahas materi pemasaran, dapatkan pembaruan dari departemen komunikasi Anda dan undang perwakilan untuk rapat tersebut.
Buat agenda pertemuan proyek formal. Cantumkan detail rapat seperti nama rapat, tanggal, waktu, lokasi, dan nomor panggilan konferensi di bagian atas halaman. Buat daftar topik agenda seperti status tonggak proyek; status area bisnis fungsional seperti TI, pemasaran, hukum dan departemen terkait lainnya; anggaran proyek; langkah selanjutnya; dan topik apa pun yang disarankan kepada Anda oleh orang lain.
Kirim semua undangan undangan rapat dan agenda elektronik. Sertakan rencana proyek atau laporan status untuk menemani diskusi Anda tentang status dan waktu. Kirim undangan sedini mungkin dan tindak lanjuti dengan agenda dan lampiran setidaknya satu atau dua hari sebelum pertemuan. Ini akan memungkinkan undangan Anda untuk meninjau dokumen dan mempersiapkannya terlebih dahulu.
Periksa logistik rapat seperti pemesanan ruang konferensi dan pengaturan kamar beberapa hari sebelum pertemuan Anda. Uji nomor panggilan konferensi dan login rapat web Anda, sebagaimana berlaku, untuk memastikan mereka berfungsi dan mudah diakses. Karena peserta cenderung mengerjakan beberapa tugas, Anda tidak ingin membuang waktu siapa pun dengan nomor telepon dan tautan web yang salah.
