Risalah rapat adalah catatan dari semua informasi penting yang dibahas dan keputusan apa pun yang diambil selama pertemuan bisnis. Biasanya, pengambil menit yang ditunjuk mencatat rapat di atas kertas atau laptop. Risalah rapat memastikan bahwa tidak ada hal penting yang dikatakan dalam rapat yang dilupakan, dan mencegah ketidaksetujuan di masa depan tentang apa yang dikatakan peserta. Risalah rapat juga bermanfaat bagi orang-orang yang tidak dapat menghadiri rapat. Pastikan Anda merekam semuanya dengan benar dengan mengikuti beberapa pedoman rapat menit.
Kumpulkan informasi dari tuan rumah, seperti nama semua petugas, tujuan rapat, dan agenda rapat, sebelum rapat dimulai. Ini membantu Anda mengikuti diskusi. Anda dapat berkonsentrasi pada pengambilan menit dengan lebih baik jika Anda bukan peserta utama dalam rapat. Konfirmasikan peran Anda dengan tuan rumah, jika Anda tidak yakin.
Dengarkan baik-baik segera setelah pertemuan dimulai. Hindari membawa gangguan seperti ponsel, atau, jika Anda membawa laptop, memeriksa email atau menjelajahi Internet. Tetap fokus pada diskusi yang sedang berlangsung.
Catat hanya poin utama. Menuliskan setiap detail tidak mungkin dan tidak perlu. Putuskan apa yang penting dengan mempertimbangkan tujuan pertemuan. Catat setiap pendapat atau saran yang disuarakan, masalah yang tidak disetujui dan keputusan diambil.
Mengutip jika memungkinkan. Menulis pernyataan kata demi kata tidak perlu, dan terlalu banyak waktu. Parafrase menunjukkan bahwa Anda memahami apa yang didiskusikan peserta.
Beri nomor pada halaman Anda, jika menulis dengan pena dan kertas, untuk menghindari campur aduk kertas.
Ajukan pertanyaan bila perlu. Jangan takut untuk menunda atau menunda rapat jika Anda perlu memverifikasi apa yang dikatakan seseorang.
Ajukan pertanyaan segera setelah rapat sementara info tersebut masih segar di pikiran Anda, jika Anda perlu mengklarifikasi masalah yang terlalu rumit untuk diangkat selama rapat.
Tulislah seobjektif mungkin. Sebagai notulen, peran Anda bukan untuk memberikan pendapat atau menyensor diskusi Anda, melainkan untuk merangkum apa yang dikatakan secara tidak memihak.
Periksa catatan Anda untuk pengejaan, tanda baca, dan kejelasan saat meninjaunya nanti. Ketik salinan yang baik sebelum membagikan risalah kepada orang-orang yang diperlukan.
