Permintaan tawaran atau permintaan proposal, atau RFP, adalah dokumen yang dibuat oleh bisnis atau organisasi untuk vendor. Misalnya, perusahaan konstruksi mungkin memerlukan tukang kayu atau rumah sakit mungkin memerlukan perancang web untuk membuat situs. RFP pada umumnya adalah dokumen formal dengan pedoman untuk vendor. Mereka termasuk rincian tentang bisnis yang membuat permintaan, spesifikasi proyek bisnis, proses permohonan untuk vendor, proses pemilihan untuk memilih vendor atau vendor, proses kontrak dan proses komunikasi selama ajakan tersebut.
Kumpulkan semua informasi Anda sebelumnya. Memiliki laporan keuangan, anggaran, kontrak, perjanjian Anda dan dokumen terkait lainnya yang berkaitan dengan proyek. Ini akan membuat penulisan RFP Anda lebih mudah.
Tulis tinjauan umum atau pengantar, kadang-kadang disebut "ringkasan eksekutif." Bagian ini memperkenalkan bisnis atau organisasi yang mengajukan permintaan dan tempatnya di dalam industrinya. Ringkasan ini juga menyajikan dalam sorotan mode proyek atau kebutuhan bisnis yang permintaannya sedang dicari.
Hadirkan spesifikasi dengan jelas, dalam hal yang akan ditanggapi vendor. Tentukan sifat dan ruang lingkup proyek Anda, kebutuhan Anda, hasil yang Anda harapkan dan informasi penting lainnya. Lebih spesifik; ada perbedaan yang signifikan antara membutuhkan situs web yang dirancang dan yang membutuhkan situs web yang dirancang, diperbarui, dan dikelola secara teratur.
Nyatakan dengan jelas instruksi untuk bagaimana proses komunikasi akan ditangani selama proses permohonan. Jika Anda ingin vendor menghubungi satu orang di organisasi Anda, jelaskan. Jika akan ada presentasi bagi vendor untuk hadir, sertakan semua detailnya. Jika Anda tidak ingin vendor menghubungi Anda sama sekali selama proses, sebutkan itu secara definitif. Tentukan bagaimana tawaran akan diterima oleh Anda, apakah tawaran itu harus disegel dan tenggat waktunya.
Jelaskan bahwa RFP bukan kontrak dan meresponsnya tidak menjamin pemilihan. Pastikan untuk memasukkan informasi yang akan membuat respons vendor sepadan dengan waktu vendor. Susun perincian tentang anggaran, kontrak, bentuk pembayaran, dan evaluasi pekerjaan saat proyek aktif.
Sertakan segala pertimbangan hukum, hak cipta, asuransi, dan etika yang harus dipertimbangkan oleh vendor. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, perjanjian kerahasiaan, persyaratan vendor minoritas, peraturan lokal, pertimbangan keselamatan dan praktik bisnis.
Tentukan setiap instruksi berbeda tentang bagaimana tanggapan harus diformat. Instruksikan kepada vendor tentang bagaimana Anda ingin melihat nomor proposal mereka, informasi apa yang harus mereka sertakan dengan proposal mereka, seperti salinan informasi asuransi atau izin usaha.
Sertakan kesimpulan yang diproyeksikan mengenai proses seleksi. Biarkan vendor tahu apakah mereka akan diberitahu atau tidak jika mereka tidak mendapatkan pekerjaan serta apa yang diharapkan jika mereka dipilih untuk pekerjaan itu.
