Perusahaan memiliki dua siklus bisnis utama: siklus pendapatan dan siklus pengeluaran. Hutang siklus penuh yang dibayar adalah bagian dari siklus pembelian dan pengeluaran yang lebih besar. Terdiri dari berbagai aktivitas akuntansi yang diperlukan untuk menyelesaikan pembelian begitu pesanan telah dilakukan dan produk atau layanan diterima. Siklus penuh hutang dagang mencakup dokumen-dokumen yang cocok, menyetujui faktur, mengeluarkan cek dan mencatat pembayaran.
Kiat
-
Hutang siklus penuh yang dibayarkan dapat merujuk pada proses penuh untuk menerima, memverifikasi dan membayar faktur, atau posisi pekerjaan yang melibatkan tanggung jawab untuk seluruh proses.
Siklus Hutang Akun
Tiga dokumen utama terlibat dalam proses hutang dagang: pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur vendor.
- Ketika perusahaan siap melakukan pembelian, departemen pembelian akan mengirimkan a pesanan pembelian ke vendor. Dokumen ini merinci barang dagangan yang diminta, harga dan jumlah. Pesanan pembelian memicu vendor untuk mengirim barang.
- Setelah perusahaan menerima barang, departemen penerima akan menyelesaikan a menerima laporan. Laporan ini mendokumentasikan barang-barang yang terkandung dalam pengiriman. Jika kiriman berisi barang yang rusak, karyawan mencatatnya dalam laporan.
- Penjual mengirim faktur vendor meminta pembayaran untuk barang atau jasa yang diberikan. Dokumen ini dikirim ke hutang dan memicu proses pembayaran.
Prosedur Hutang Akun
Perusahaan akun yang dikelola dengan baik mengatur prosedur yang ditentukan dengan cermat untuk memandu proses hutang, untuk mencegah kesalahan dan mendeteksi mereka ketika itu terjadi. Prosedur yang sama juga dapat mencegah dan mendeteksi pemalsuan yang disengaja, dan memberikan jejak audit untuk digunakan nanti jika terjadi perbedaan yang tidak terdeteksi. Prosedur-prosedur itu bervariasi antara perusahaan dan departemen, tetapi umumnya mengikuti pola yang sama:
- Setelah menerima faktur vendor, tim hutang dagang melakukan a pertandingan tiga arah dengan membandingkan informasi tentang pesanan pembelian dengan yang ada pada laporan penerimaan dan faktur vendor, untuk memastikan informasi tersebut konsisten.
- Jika hutang dagang dapat memverifikasi bahwa barang pada faktur vendor dipesan dan diterima oleh perusahaan, maka faktur disetujui untuk pemrosesan pembayaran. Ini dilakukan melalui voucher, tanda tangan atau stempel.
- Jika ada perbedaan - jika jumlah yang diterima tidak sesuai dengan jumlah yang dipesan dan faktur, misalnya, atau jika produk tidak tepat seperti yang dipesan - piutang akan berusaha melacak sumber masalah dengan menindaklanjuti sesuai kebutuhan dengan departemen penerima, vendor atau pengguna akhir yang melakukan pemesanan.
- Di perusahaan besar, pembayaran aktual diproses oleh departemen keuangan. Namun, hutang dagang bertanggung jawab untuk mengeluarkan pembayaran di sebagian besar perusahaan kecil. Setelah faktur dijamin, hutang yang dibayarkan akan mengirimkan dokumentasi yang dijamin bersama dengan cek ke penandatangan cek perusahaan.
- Setelah penandatangan cek menyetujui dan menandatangani, hutang yang dibayarkan akan mengirimkan cek dan menandai faktur sebagai dibayar dalam sistem akuntansi.
Peran Utang Akun Siklus Penuh
Uraian pekerjaan yang terutang di akun juga sering dilabeli sebagai "siklus penuh." Ini berarti karyawan yang harus dibayar adalah bertanggung jawab atas setiap bagian dari proses pembayaran, berbeda dengan spesialisasi dalam satu atau beberapa bidang spesifik. Tanggung jawab potensial dapat mencakup pencocokan tiga arah, meninjau laporan biaya untuk keakuratan, menerapkan diskon pembayaran, dan menerbitkan pembayaran kepada vendor.
Ketika posisi-posisi ini diiklankan, departemen SDM atau manajer yang bertanggung jawab atas perekrutan biasanya akan mencoba membuat pertanyaan-pertanyaan wawancara yang dibayar di rekening yang secara akurat menilai keakraban seorang pelamar dengan seluruh proses, dan mengidentifikasi kelemahan atau bidang-bidang yang tidak berpengalaman.
