Sebagai program basis data, Microsoft Access memiliki sejumlah aplikasi di dunia bisnis. Manajer dapat menggunakan Access untuk membuat database karyawan, memungkinkan mereka untuk meninjau informasi gaji, data demografis, dan angka anggaran secara sekilas. Profesional akuntansi sering menggunakan database Access juga untuk melacak faktur, meninjau piutang, dan melacak keuangan perusahaan. Setelah informasi yang mendasarinya dimasukkan ke dalam tabel Access, akuntan dapat membuat kueri dan formulir khusus yang membuat menemukan informasi yang dibutuhkan jauh lebih mudah.
Tuliskan daftar bidang yang ingin Anda sertakan dalam basis data akuntansi Anda. Bergantung pada kebutuhan Anda, bidang-bidang tersebut dapat mencakup jumlah jatuh tempo, nama klien, tanggal jatuh tempo, istilah, dan bidang catatan untuk entri teks formulir gratis.
Buka Microsoft Access dan buka bagian tabel. Pilih opsi untuk membuat tabel baru dalam tampilan desain. Ini membuka kisi yang memungkinkan Anda untuk memasukkan nama untuk setiap bidang, serta deskripsi konten bidang itu.
Klik kotak drop-down di sebelah "Tipe Data" untuk setiap bidang di basis data Anda. Anda dapat memformat bidang Anda sebagai mata uang, angka dan teks sesuai kebutuhan. Anda juga dapat menggunakan bidang tanggal dan waktu untuk hal-hal seperti tanggal jatuh tempo.
Tinjau daftar bidang dalam basis data Anda dan tambahkan bidang lain yang menurut Anda perlu. Lebih mudah untuk membangun semua bidang yang Anda butuhkan dari awal daripada kembali dan menambahkan bidang ke database yang sudah berisi ratusan atau ribuan catatan.
Klik tombol "Simpan" untuk menyimpan tabel Anda. Ketikkan nama untuk tabel dan klik "OK."
Buka bagian formulir di jendela Access dan pilih opsi form wizard. Gunakan panduan formulir untuk membuat formulir entri data sederhana berdasarkan bidang di tabel Anda. Anda kemudian dapat menggunakan formulir entri data itu untuk menambahkan informasi ke tabel. Ketika Anda mengetik ke dalam formulir entri data, informasi tersebut secara otomatis ditransfer ke tabel Access yang mendasarinya.
Pindah ke bagian kueri dan mulailah membangun kueri yang akan membuat basis data akuntansi Anda lebih berguna. Gunakan panduan kueri untuk membuat kueri awal dan menyimpannya, lalu klik kanan kueri dan pilih "Tampilan Desain" untuk membuat perubahan atau menetapkan kriteria. Misalnya, Anda dapat membuat kueri tanggal jatuh tempo dan memasukkan "Antara Masukkan Tanggal Mulai dan Masukkan Tanggal Akhir." Ini meminta pengguna untuk memasukkan tanggal mulai dan berakhir saat menjalankan kueri. Permintaan semacam itu bisa sangat berguna untuk meninjau faktur yang sudah lewat dan melacak piutang dagang.
