Bisnis dan organisasi beroperasi secara sistematis yang mencerminkan ukuran, tujuan, tahap pengembangan, dan tujuan perusahaan. Bagan organisasi atau bagan organisasi adalah representasi visual dari sistem dan struktur internal ini yang membuat operasi dan peran perusahaan lebih mudah dipahami. Karena tidak semua organisasi beroperasi dengan cara yang sama, ada berbagai jenis struktur bagan organisasi, termasuk fungsional, matriks, divisi, dan flatarchy. Masing-masing tata letak bagan organisasi perusahaan ini memiliki penampilan yang unik dan memberikan gambaran rinci tentang struktur organisasi. Bagan organisasi adalah alat yang sangat baik untuk memvisualisasikan hubungan pelaporan dan peran tim dalam organisasi.
Mengapa Struktur Organisasi Penting
Kutipan terkenal oleh Hockey Hall-of-Fame yang dilantik Wayne Gretzky mengatakan bahwa kita kehilangan 100 persen dari pukulan yang tidak kita ambil, yang dalam konteks hoki, kehidupan, dan bisnis berarti Anda tidak dapat mencapai tujuan jika Anda tidak mengambil tindakan, atau "suntikan _." _ Visi dan misi perusahaan dapat menarik, tetapi tanpa struktur yang jelas, suatu organisasi tidak memiliki arah, tidak ada tujuan dan sasaran yang jelas untuk mengambil tindakan, oleh karena itu kehilangan 100 persen peluang untuk mencapai kesuksesan. Misalnya, dalam organisasi yang serampangan, karyawan dan departemen mungkin tidak memahami peran mereka dan pentingnya kontribusi mereka, yang dapat menyebabkan kurangnya moral dan kelelahan. Ketika perusahaan secara visual mendefinisikan struktur organisasinya, deskripsi pekerjaan, hubungan dan peran individu dan departemen diklarifikasi, dan mencapai tujuan menjadi lebih mudah.
Seiring dengan pertumbuhan organisasi, bagan struktur organisasi perusahaan mungkin perlu dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan dalam perusahaan saat berevolusi. Sebagai contoh, sebuah startup dapat dimulai dengan grafik flatarchy, tetapi ketika mereka mendapatkan momentum, pindah ke chart divisi saat daerah dan sub-merek baru berkembang. Ketika struktur bisnis Anda saat ini tidak memberdayakan tim Anda untuk memenuhi tujuan mereka dengan cepat, carilah panduan untuk mengevaluasi apakah reorganisasi struktur Anda akan memulihkan momentum dan lebih cepat mencapai tujuan Anda.
Jenis Struktur Bagan Organisasi
Bagan struktur organisasi terlihat seperti peta orang dan departemen yang berbeda dalam suatu organisasi; setara dengan bisnis genogram keluarga yang menggambarkan hubungan antara berbagai anggota keluarga. Sama seperti genogram keluarga membantu kita memahami struktur keluarga dan peran orang-orang dalam keluarga, bagan struktur organisasi membantu kita memahami peran individu dalam suatu perusahaan.
Ini adalah empat jenis utama struktur bagan organisasi yang mungkin mencerminkan operasi perusahaan Anda saat ini atau membantu Anda merestrukturisasi menjadi mode operasi yang berbeda:
- Fungsional: Bagan organisasi perusahaan menggambarkan apa yang kebanyakan orang akan kaitkan dengan mode operasi birokratis atau hirarkis. Ini adalah struktur top-down tradisional dengan C-Suite di bagian atas, diikuti oleh manajemen senior dan manajer menengah lainnya dengan kekuatan dan pengaruh paling besar di perusahaan. Ada relatif sedikit karyawan yang terdaftar di bagian atas diagram, dengan semakin banyak karyawan atau departemen terdaftar di bagian bawah diagram. Semakin jauh Anda pergi dalam organisasi, semakin sedikit kekuatan yang dimiliki orang. Orang-orang dibagi menjadi beberapa departemen tergantung pada fungsi atau keahlian mereka di dalam perusahaan. Contoh organisasi hierarkis termasuk militer, sebagian besar perusahaan dan agama yang terorganisir. Salah satu keuntungan utama dari struktur fungsional adalah kemampuan masing-masing karyawan dan departemen untuk fokus hanya pada apa yang mereka lakukan terbaik, tanpa khawatir tentang bagian kerja lain dari organisasi. Pada saat yang sama, kurangnya komunikasi antar departemen dapat memperlambat kemajuan menuju tujuan keseluruhan organisasi, karena tangan kanan sering tidak tahu apa yang dilakukan tangan kiri.
- Matriks: Bagan perusahaan org matriks mirip dengan bagan struktur perusahaan fungsional, kecuali bahwa karyawan melapor kepada setidaknya dua pengawas, tergantung pada situasi dan proyek. Misalnya, mereka mungkin memiliki satu bos utama, tetapi kemudian manajer proyek berbeda untuk tiga proyek berbeda yang sedang mereka kerjakan. Ini berarti bahwa mereka bertanggung jawab untuk melaporkan ke empat orang yang berbeda. Meskipun bagan ini masih menunjukkan hubungan top-down, Anda juga akan melihat garis hubungan horizontal antara orang-orang atau departemen di tingkat yang sama karena orang-orang harus saling melapor pada proyek tertentu. Satu keuntungan dari sistem matriks adalah memungkinkannya komunikasi yang mudah antar divisi. Tetapi kelemahan dari struktur matriks adalah bahwa karyawan dapat dikacaukan atau kewalahan dengan harus melapor kepada begitu banyak atasan yang berbeda sekaligus, masing-masing dengan gaya dan tuntutan manajemen mereka sendiri.
- Divisi (termasuk geografis): Bagan struktur perusahaan divisi berlaku untuk perusahaan besar yang menyertakan beberapa merek atau lokasi geografis di bawah payung mereka. Gap adalah contoh yang sangat baik dari organisasi divisi. Pada contoh bagan organisasi mereka, The Gap terdaftar di bagian atas, dan kemudian merek yang mereka kelola terdaftar pada tingkat kedua bagan, termasuk The Gap, Old Navy, Republic Banana, Athleta dan Hill City. Masing-masing divisi ini kemudian memiliki struktur fungsional mereka sendiri pada bagan organisasi. Perusahaan lain yang beroperasi dengan cara ini adalah Fabletics, dengan nama mereka terdaftar di bagian atas grafik dan kemudian divisi merek mereka di baris kedua, termasuk JUSTFAB, Shoedazzle, dan Fabletics dan Fabkids, dengan masing-masing divisi memiliki struktur fungsional mereka sendiri. Bagan divisi dapat mencakup berbagai jenis struktur bagan organisasi di bawah setiap divisi. Sementara satu divisi beroperasi dengan struktur fungsional, yang lain mungkin menggunakan struktur matriks, sedangkan divisi yang baru berkembang paling baik dikategorikan sebagai flatarchy. Kekuatan struktur divisi adalah bahwa divisi yang berbeda dalam perusahaan yang sama memiliki kekuatan untuk beroperasi secara mandiri sebagai organisasi. Namun, komunikasi antara divisi bisa sulit, dan perbedaan dalam kebijakan dan prosedur dapat membuat pengalaman karyawan berbeda secara radikal dari satu divisi ke divisi berikutnya.
- Flatarchy: Dalam musibah, karyawan disambut untuk menyumbangkan ide-ide baru atau berpartisipasi dalam think tank, terlepas dari posisi. Bagan organisasi masih menyerupai hierarki, di mana ada pengawas, namun pengawas dan karyawan dapat disatukan dalam kategori yang disebut, "tim datar," di mana gagasan semua orang sama pentingnya. Perusahaan seperti Google, Linkedin dan 3M semuanya menyambut karyawan mereka untuk berpartisipasi dalam kelompok inovasi dan menyediakan waktu untuk kreativitas dan proyek individu yang dapat menguntungkan seluruh organisasi. Alih-alih ide-ide baru yang datang dari atas ke bawah, ide-ide baru disambut dari mana pun mereka dihasilkan secara alami. Kekuatan dari flatarchy terletak pada kekayaan kemungkinan yang terbuka untuk organisasi ketika ide-ide baru tidak terbatas pada pikiran beberapa orang terpilih. Namun demikian, pernyataan misi dan visi yang kuat diperlukan untuk menjaga setiap orang pada halaman yang sama untuk menghindari mengejar ide-ide di berbagai arah yang berbeda sekaligus.
Membuat Bagan Struktur Organisasi
Setelah Anda memahami apakah organisasi Anda beroperasi menggunakan struktur fungsional, matriks, divisi atau flatarchy, Anda dapat membuat bagan struktur organisasi yang mencerminkan mode operasi Anda. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw, dan Insperity OrgPlus adalah perangkat lunak yang menawarkan kemampuan bagan organisasi yang memungkinkan Anda memilih struktur yang diinginkan dan kemudian cukup memasukkan informasi yang sesuai untuk setiap posisi, departemen, atau divisi dalam organisasi Anda. Perangkat lunak ini secara otomatis membuat bagan yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi dan efisiensi di organisasi Anda. Pilihan berkisar dari versi gratis hingga berbayar, dengan versi gratis paling sesuai untuk bisnis kecil dan yang berbayar lebih sesuai untuk organisasi besar atau mereka yang menginginkan grafik yang sangat khusus.
Bagan organisasi Anda yang sudah selesai dapat bermanfaat untuk menjelaskan peran kepada manajemen, membantu karyawan memahami jalur promosi di perusahaan atau mengomunikasikan rencana untuk masa depan. Beberapa perusahaan menggunakan grafik mereka untuk tujuan ganda sebagai direktori perusahaan, lengkap dengan nomor telepon dan alamat email.
Selama masa transisi organisasi, menyusun berbagai bagan struktur organisasi dapat membantu Anda bertukar pikiran dengan mengevaluasi setiap struktur dan bagaimana hal itu dapat menguntungkan bisnis Anda - alat yang sangat berharga untuk membuat keputusan berdasarkan informasi ke depan.
