Operasi akuntansi telah mengalami perubahan luar biasa baru-baru ini karena pertumbuhan teknologi akuntansi. Teknologi akuntansi memungkinkan akuntan untuk mengelola akun dan melakukan operasi akuntansi menggunakan aplikasi perangkat lunak komputer. Aplikasi perangkat lunak ini umumnya dikenal sebagai perangkat lunak akuntansi atau perangkat lunak manajemen keuangan, yang membantu melacak transaksi, mengelompokkan pendapatan dan pengeluaran, menghitung pajak, memfasilitasi pembayaran tagihan, membuat laporan keuangan, dan menganalisis investasi.
Jenis Perangkat Lunak Akuntansi
Tersedia dua jenis perangkat lunak akuntansi, yaitu sistem entri tunggal dan sistem entri ganda. Sistem entri tunggal atau manajer keuangan pribadi adalah program akuntansi paling sederhana yang dirancang untuk mengotomatisasi tugas-tugas seperti pencatatan dan pemeriksaan penulisan. Sistem entri ganda mendukung fungsi-fungsi seperti buku besar keuangan, piutang dan hutang. Beberapa solusi perusahaan canggih memiliki kemampuan multi-pengguna dan fungsi pendukung untuk penggajian, faktur, inventaris, analisis penjualan, manufaktur dan pemasaran.
Otomatisasi
Otomatisasi proses akuntansi adalah manfaat paling penting dari perangkat lunak akuntansi. Dengan otomatisasi, pembuatan dokumen akuntansi seperti faktur, cek, dan laporan akun menjadi mudah. Laporan keuangan yang diperlukan dapat dihasilkan secara tepat waktu. Data keuangan diposting ke masing-masing buku besar keuangan atau akun secara otomatis, yang menghindari kesalahan manual dan memastikan konsistensi dan integritas. Karyawan dapat mengotomatiskan tugas manual rutin dan berulang menggunakan perangkat lunak akuntansi. Kemampuan penyimpanan data perangkat lunak akuntansi memungkinkan pertukaran informasi yang cepat dan komunikasi yang lebih baik di antara karyawan. Aplikasi perangkat lunak akuntansi yang canggih menangani masalah rumit seperti transaksi mata uang asing, manajemen rantai pasokan, dan manajemen logistik.
Peningkatan Efisiensi Manajemen
Aplikasi perangkat lunak akuntansi menjaga tenaga kerja lebih fokus dan efisien. Pemrosesan laporan keuangan yang lebih cepat dan lebih efisien menyederhanakan proses pengambilan keputusan manajemen. Karyawan dapat mengotomatisasi proses akuntansi yang rumit dan padat karya, dan fokus pada kegiatan penting dan strategis lainnya. Perangkat lunak akuntansi canggih, dengan mekanisme internal, memastikan risiko yang ketat dan prosedur kepatuhan untuk memenuhi standar peraturan. Kinerja bisnis yang komprehensif dan laporan penjualan membantu manajemen mengambil keputusan penting tentang strategi menghasilkan pendapatan.
Kekurangan
Semua perangkat lunak akuntansi membutuhkan data yang dimasukkan secara manual. Jika data tidak diperiksa keakuratan dan kelengkapannya, laporan yang dihasilkan oleh perangkat lunak akuntansi akan menyebabkan kesalahpahaman. Banyak perangkat lunak akuntansi perlu disesuaikan agar sesuai dengan persyaratan bisnis. Penting bagi manajemen untuk melatih karyawan secara khusus untuk mengakses dan menggunakan perangkat lunak akuntansi, yang melibatkan biaya dan waktu yang sangat besar. Jika tarif pajak dan peraturan berubah, perangkat lunak akuntansi yang digunakan untuk menghitung pajak harus ditulis ulang sesuai untuk menghindari kesalahan. Kegagalan daya, virus komputer dan peretas dapat memengaruhi sistem yang terkomputerisasi jika tindakan pencegahan dan keamanan yang tepat tidak ada.
