Menjaga agar supervisor, rekan kerja, dan bawahan Anda mendapat informasi dengan baik sangat penting untuk kelancaran kantor. Sementara banyak informasi sehari-hari dipertukarkan secara langsung, melalui email, atau melalui telepon, kadang-kadang diperlukan untuk menulis memo kantor yang mengabadikan diskusi dan tindakan yang telah terjadi (termasuk evaluasi karyawan) dan / atau memberikan setiap orang "berkepala" tentang perubahan yang akan terjadi Inilah yang perlu Anda ketahui untuk mengumpulkan pemikiran Anda dan menulis memo yang efektif.
Identifikasi tujuan memo yang ingin Anda tulis. Cobalah untuk meringkasnya dalam satu kalimat pendek. Contoh: Orientasi untuk Karyawan Baru; Prosedur Baru Untuk Memproses Klaim Perjalanan; Liburan Potluck. Kalimat ini akan membentuk baris "Subjek" di bagian atas memo Anda langsung di bawah penerima.
Identifikasi individu-individu yang akan dituju memo itu. Jika hanya untuk beberapa orang, memo itu akan mengidentifikasi mereka masing-masing berdasarkan nama, jabatan, dan departemen. Namun, jika itu pergi ke grup besar, mereka akan diidentifikasi dengan judul kolektif. Contoh: Semua Karyawan; Manajer Divisi 4; Staf Pendukung Clerical. Informasi ini akan ditempatkan di baris "Ke" memo itu.
Identifikasi diri Anda dan judul Anda di baris "Dari". Bahkan jika semua orang mengenal Anda sebagai "Bob," Anda harus mengidentifikasi diri Anda dengan nama depan dan belakang.
Ikuti "Aturan 3" dalam membuat konten memo Anda; khususnya, beri tahu pembaca Anda apa yang akan Anda sampaikan kepada mereka, beri tahu mereka apa itu, dan akhiri dengan mengulangi apa yang baru saja Anda katakan kepada mereka. Misalnya, mungkin memo Anda tentang mengingatkan karyawan Anda bahwa gangguan musim liburan menjadikannya waktu yang populer bagi pencuri untuk mencuri barang-barang seperti dompet dan barang-barang pribadi yang tertinggal di depan mata. Paragraf pertama akan menyarankan mereka untuk berhati-hati. Paragraf kedua akan memberikan kiat tentang mengunci meja dan pintu serta lebih memperhatikan pengunjung. Paragraf ketiga akan merekomendasikan tindakan yang harus diambil jika mereka mengamati perilaku yang mencurigakan atau menjadi korban pencurian kantor.
Gunakan poin-poin untuk memo yang menyediakan konten prosedural atau jenis daftar periksa apa pun. Ini jauh lebih mudah untuk diikuti dan dipahami daripada menanamkannya dalam paragraf naratif.
Perhatikan aturan margin 1 inci di sisi kiri dan kanan dan bagian bawah halaman. Bagian atas halaman Anda mungkin berupa kop surat atau templat yang akan menurunkan margin teratas Anda beberapa inci. Jika Anda tidak memiliki kop surat, Anda dapat membuat sendiri dokumen yang terlihat menarik dengan memusatkan kata "MEMO" dengan huruf tebal 2 atau 3 inci ke bawah dari atas halaman. "Ke:", "Dari:" dan "Subjek:" akan diketik di margin sebelah kiri. Badan memo itu diberi spasi tunggal.
Gunakan 12 pt. font yang akan mudah dibaca oleh penerima Anda. Times New Roman dan Courier adalah standar; Bookman dan Palatino juga bisa diterima.
Periksa ulang konten Anda secara menyeluruh sebelum mencetaknya.
Fotokopi salinan sebanyak yang Anda butuhkan dan bagikan ke penerima.
Kiat
-
Jika memungkinkan, simpan memo Anda di satu halaman. Dengan sebanyak yang harus dilakukan semua orang di kantor, memo apa pun yang masuk ke beberapa halaman kemungkinan akan disisihkan untuk dibaca nanti dan pada akhirnya akan menuju ke bagian bawah tumpukan. Jika konten bersifat mendesak atau berkaitan dengan pertemuan yang akan datang, mereka harus menggunakan kalender mereka, pastikan ini menonjol di baris subjek sehingga pembaca Anda tidak akan melewatkannya.
Peringatan
Jika konten memo Anda negatif atau mungkin ditulis dalam semangat momen yang mengecewakan, sisihkan selama beberapa jam atau sampai hari berikutnya dan bacalah lagi.
