Letters of intent adalah dokumen formal yang merupakan bagian jalan antara proposal dan kontrak hukum. Mereka menjabarkan detail utama dari kesepakatan bisnis atau proposal penelitian dengan maksud untuk membuat semua pihak yang terlibat jelas tentang poin-poin kunci yang terlibat. Karena sifatnya, surat-surat ini memiliki struktur tertentu; jadi penting untuk mengetahui cara memformat letter of intent.
Buka file baru di perangkat lunak pengolah kata Anda. Masukkan nama dan alamat Anda pada tiga hingga empat baris pertama dokumen. Biarkan baris kosong dan masukkan nama dan alamat penerima surat. Biarkan baris kosong lainnya dan masukkan tanggal. Tambahkan dua baris kosong lagi. Mulailah surat yang tepat dengan mengalamatkannya ke penerima dengan nama; seperti "Dear Mr Jones."
Mulailah paragraf pertama dengan menjelaskan mengapa Anda menulis. Jika ini adalah surat bisnis, sebutkan transaksi sebelumnya dengan perusahaan yang telah mengarahkan Anda ke perjanjian awal yang telah Anda buat sejauh ini. Jika ini adalah letter of intent perguruan tinggi atau universitas, jelaskan secara singkat latar belakang dan kredensial Anda; seperti kualifikasi dan pengalaman yang relevan.
Mulai paragraf baru. Perincikan proposal Anda, termasuk perincian yang relevan pada semua aspek proyek yang disepakati. Ini dapat memakan waktu dua atau lebih paragraf, tergantung pada kompleksitas proyek. Untuk bisnis, pastikan untuk menuliskan dalam bahasa yang sederhana setiap aspek proyek; dari penetapan harga hingga tanggal penyelesaian atau pengiriman yang diproyeksikan. Untuk proposal penelitian, jelaskan apa tujuan dari penelitian ini dan bagaimana hal itu akan dicapai.
Tambahkan paragraf terakhir. Dalam sebuah letter of intent bisnis, paragraf ini adalah untuk mendefinisikan istilah spesialis yang digunakan dalam garis besar proyek dan merinci informasi tambahan terkait, seperti tenggat waktu yang disepakati untuk persyaratan akhir yang akan diputuskan. Untuk surat penelitian, tambahkan informasi tambahan yang relevan dengan proposal, seperti nama tutor atau mentor yang telah Anda antre.
Tulis garis penutup akhir yang meminta tanggapan atas surat niat Anda. Tambahkan garis penandatanganan, seperti "Hormat saya". Biarkan tiga hingga empat baris kosong di mana Anda dapat menandatangani nama Anda ketika surat itu dicetak. Ketikkan nama Anda, kualifikasi Anda (jika perlu). Jika menulis letter of intent bisnis, tambahkan posisi Anda di perusahaan di bawah nama Anda. Simpan salinan surat itu untuk catatan Anda.
Kiat
-
Karena penerima surat niat ini kemungkinan akan menerima banyak surat seperti itu serta memiliki urusan lain yang harus dihadapi, penting agar Anda tetap ringkas. Anda harus memasukkan hanya detail-detail yang relevan dengan proyek dan bahkan kemudian, hanya memasukkan detail-detail yang telah disepakati. Semua yang lain bisa menunggu diskusi tindak lanjut.
Peringatan
Letters of intent ada dalam ranah hukum kabur antara penawaran dan kontrak aktual. Karena mereka adalah pernyataan di mana negosiasi telah mencapai dan bukan dokumen yang merinci perjanjian yang mengikat, apakah ada ketentuan dalam kontrak yang pada akhirnya mengikat salah satu pihak akan menjadi masalah bagi pengadilan jika kesepakatan kemudian menjadi buruk. Selalu berkonsultasi dengan pengacara sebelum bertindak berdasarkan ketentuan surat perjanjian.
