Terjadi kecelakaan. Terkadang hasilnya kecil; beberapa kecelakaan, seperti kecelakaan pesawat atau pesawat terbang, tumpahan bahan kimia atau bahan atau ledakan lainnya dapat memiliki konsekuensi yang drastis. Setelah insiden serius semacam itu, masyarakat memiliki hak untuk mengetahui apa yang terjadi dan apa yang terjadi untuk memperbaiki apa pun yang terjadi. Departemen hubungan masyarakat perusahaan dapat menyediakan media dengan pernyataan memegang awal yang menetapkan fakta-fakta dasar tentang insiden tersebut dan membuat orang tahu bahwa Anda sedang menghadapi situasi tersebut. Pernyataan itu harus ditulis dengan hati-hati dalam bahasa yang jelas dan ringkas.
Tunjuk seseorang untuk membuat konsep dan / atau menyampaikan pernyataan holding ke media. Biasanya, bisnis mempekerjakan staf humas untuk menangani masalah ini. Namun, pahamilah bahwa media mungkin perlu mendengar dari para pembuat keputusan yang sebenarnya di perusahaan, seperti pemilik atau kepala eksekutif.
Mulailah memegang pernyataan Anda dengan mengungkapkan keprihatinan Anda untuk setiap korban dan empati Anda untuk situasi tersebut.
Nyatakan fakta dasar dari insiden tersebut. Menurut SAE Communications, pernyataan holding Anda harus menjawab pertanyaan dasar tentang apa yang terjadi, siapa yang terlibat, kapan itu terjadi, di mana itu terjadi dan mengapa itu terjadi. Jangan mengabaikan atau mengabaikan poin-poin ini. Jika ada fakta yang tidak siap untuk dibagikan, Anda biasanya dapat menjelaskan alasannya; misalnya, Anda ingin memberi tahu keluarga korban sebelum merilis nama mereka. Demikian juga, Anda dapat menolak untuk mendiskusikan penyebab insiden secara rinci sampai hasil penyelidikan selesai.
Dalam sebagian besar kasus kecelakaan atau insiden serius, perusahaan tidak beroperasi sendiri, tetapi bekerja sama dengan responden pertama dan organisasi lain, biasanya terkait dengan pemerintah. Menyebutkan agensi-agensi tersebut dan jenis keterlibatan adalah berita penting, dan juga membantu meredakan ketakutan pada umumnya - kebanyakan orang tenang dengan mengetahui bahwa agensi tanggap darurat terlibat ketika keadaan darurat terjadi.
Berikan garis waktu kapan Anda akan membahas kembali media dan bagaimana media dapat menghubungi organisasi untuk informasi lebih lanjut. Jelaskan apakah dan kapan kepemimpinan perusahaan, seperti CEO, akan tersedia untuk menjawab pertanyaan dan masalah.
Peringatan
Jangan berspekulasi atau menghibur spekulasi tentang apa yang tidak Anda ketahui, dan jangan menyalahkan. Pada musim gugur 2014, seorang pasien yang terinfeksi ebola dikeluarkan dengan tidak benar dari rumah sakit Dallas. Dalam pernyataan awal, rumah sakit menyalahkan perawatnya untuk pembebasan; ketika dua perawat yang terlibat dalam perawatan pasien kemudian terinfeksi, rumah sakit menyarankan mereka melanggar protokol. Rumah sakit menarik kembali tuduhan-tuduhan itu di hadapan informasi tambahan yang menyatakan bahwa perawat tidak melakukan kesalahan, dan bahwa sebenarnya staf medis bertanggung jawab atas kesalahan tersebut, tetapi reputasinya pada saat itu sangat ternoda.
