Ada saatnya dalam setiap praktik atau rumah sakit ketika seorang dokter meninggal dan seorang administrator harus mengirim surat yang memberi tahu pasien dokter. Menulis surat adalah tugas yang sederhana. Namun, mungkin memakan waktu untuk mengirimkan surat-surat individual dan menjawab pertanyaan, terutama jika dokter memiliki sejumlah besar pasien. Penting untuk memberi tahu semua orang sesegera mungkin agar pasien dapat merencanakan dokter baru.
Cari melalui database dokter untuk mendapatkan rincian kontak semua pasiennya. Cari alamat fisik, alamat email, dan nomor telepon.
Ketikkan huruf menggunakan perangkat lunak pengolah teks jika Anda ingin mengirim pesan tercetak. Cetak alamat masing-masing pasien di atas amplop dan letakkan satu huruf di setiap amplop secara terpisah. Tempelkan stempel pada amplop dan kirimkan surat ke setiap pasien secara bersamaan.
Kirim pesan email ke pasien yang alamat emailnya Anda miliki. Sertakan pesan yang sama yang Anda sertakan dalam surat yang dicetak.
Jelas dan singkat. Gunakan jenis huruf Arial. Pastikan surat itu bebas dari jargon dan singkatan.
Periksa kesalahan pengejaan dan tata bahasa. Jelaskan dalam surat apa yang terjadi. Jika Anda tidak memiliki alamat pasien tertentu, hubungi atau email untuk memberikan pemberitahuan. Ini mungkin waktu yang menyusahkan bagi pasien, terutama mereka yang sudah lama bersama dokter. Jadi yakinkan mereka bahwa dokter yang memenuhi syarat akan mengambil alih file mereka. Anda dapat memperkenalkan dokter baru dalam surat yang sama, atau Anda dapat memberikan informasi itu dalam surat, email, atau panggilan telepon terpisah. Tinggalkan detail kontak Anda jika pasien memiliki pertanyaan tindak lanjut.
Berikan informasi tentang pengaturan pemakaman jika pasien ingin hadir.
Kiat
-
Jika seorang pasien meminta janji temu dengan dokter yang sudah meninggal, jelaskan apa yang terjadi dan tawarkan untuk menjadwalkan janji temu dengan dokter pengganti. Jika dokter baru belum mulai bekerja, sarankan dokter lain di daerah tersebut.
