Surat adalah sarana penting untuk mengomunikasikan baik sentimen pribadi maupun bisnis. Namun, surat pribadi sangat berbeda dari rekan bisnis mereka. Untuk menunjukkan etiket bisnis yang tepat selama transaksi perusahaan Anda, Anda harus mengenali perbedaan ini dan bersusah payah untuk tidak mencampuradukkan gaya huruf. Ini akan membantu Anda terlihat profesional bagi karyawan, klien, pemegang saham, dan investor.
Format
Surat bisnis dan surat pribadi diformat jauh berbeda. Dengan beberapa variasi kecil, surat bisnis biasanya memiliki margin 1 inci. Mereka juga memiliki spasi tunggal, dengan spasi ganda hanya antara paragraf dan baris data pengantar (mis., Tanggal, subjek). Surat itu dibenarkan tanpa lekukan paragraf. Surat bisnis juga selalu diketik. Sebaliknya, surat pribadi dapat memiliki hampir semua format. Terserah penulis untuk memutuskan bagaimana ia ingin surat pribadi itu muncul. Surat pribadi secara tradisional ditulis tangan, tetapi dengan kemajuan teknologi, banyak orang mengetik surat pribadi di komputer mereka karena lebih cepat mengetik daripada menulis secara manual.
Konten
Dalam surat bisnis, konten selalu berorientasi pada tujuan - yaitu, tujuan surat itu transparan. Dengan surat pribadi, konten dapat mencakup banyak topik yang berbeda, dan ada lebih banyak penekanan pada hubungan peristiwa dan emosi masa lalu daripada pada pemecahan masalah. Surat pribadi bisa jauh lebih berkelok-kelok. Surat pribadi mungkin menyentuh beberapa masalah bisnis atau keuangan, tetapi surat bisnis tidak pernah membahas masalah pribadi kecuali masalah itu berdampak langsung pada bisnis.
Bahasa dan Tanda Baca
Surat bisnis menggunakan bahasa yang lebih formal daripada surat pribadi. Penulis menaruh perhatian khusus pada pilihan kata karena pilihan kata dapat membuat perbedaan besar dalam masalah hukum. Salam dan penutupan sopan dan merujuk pada gelar yang tepat (mis., Ketua Edwards, Miss Neman). Titik dua lebih banyak digunakan dalam surat bisnis daripada surat pribadi, terutama setelah salam dan label garis data pengantar (mis. RE:, TANGGAL:). Surat pribadi dapat menggunakan bahasa apa pun, termasuk slang dan singkatan non-bisnis seperti ttyl (bicara dengan Anda nanti) atau btw (omong-omong). Keuntungannya adalah bahwa kepribadian penulis benar-benar muncul. Surat bisnis sering kehilangan "suara" penulis yang sebenarnya. Surat pribadi menggunakan aturan tanda baca standar, tetapi karena sifatnya informal, penulis sering mengabaikan beberapa tanda baca dasar dan kapitalisasi standar.
Mengapa Membedakan?
Alasan utama mengapa orang memisahkan surat pribadi dari surat bisnis adalah karena metode standar penulisan surat bisnis menciptakan efisiensi dalam operasi bisnis. Misalnya, pengusaha tahu mereka dengan cepat dapat memastikan tujuan surat bisnis dari baris subjek. Efisiensi dapat diterjemahkan menjadi pendapatan. Alasan lain untuk diferensiasi adalah bahwa menggunakan format profesional menyampaikan bahwa apa pun yang ada dalam surat itu penting. Ketiga, penggunaan format surat bisnis diharapkan oleh para profesional. Jika Anda tidak mematuhi format bisnis dengan perusahaan Anda, Anda mungkin dianggap kurang siap atau tidak berpengalaman.
