Manajemen portofolio proyek adalah suatu proses dimana organisasi dan perusahaan dapat mengatur, melihat dan menganalisis proyek mereka saat ini. Ini biasanya digunakan untuk memprioritaskan berbagai proyek; mereka biasanya disortir ke dalam berbagai kategori seperti keuangan, pertumbuhan dan manfaat. Portofolio proyek pada akhirnya memungkinkan dewan direksi atau direktur untuk mendapatkan pandangan yang lebih luas dan pemahaman yang lebih dalam tentang usaha perusahaan saat ini.
Menyusun inventaris proyek-proyek bisnis saat ini. Termasuk setiap usaha yang dimiliki perusahaan saat ini, tidak peduli seberapa kecil. Berikan informasi deskriptif yang cukup untuk setiap proyek sehingga dapat dibandingkan dan dikelola. Misalnya, perincikan biaya proyek yang diproyeksikan, tujuan, manfaat, perkiraan durasi proyek dan bagaimana proyek mendukung strategi perusahaan secara keseluruhan.
Perusahaan perumahan, misalnya, dapat menyusun inventaris yang berisi proyek inisiatif perilaku sosial, proyek regenerasi perkebunan dan bangunan baru. Perusahaan juga dapat menulis bahwa proyek regenerasi perkebunan menelan biaya $ 1 juta, akan memakan waktu sekitar 3 tahun untuk diselesaikan dan akan menampung 800 keluarga baru.
Unggah informasi ini secara elektronik; ini akan memastikan bahwa data dapat dibandingkan lebih cepat dan lebih efisien daripada oleh tim manusia. Data elektronik juga dapat ditransfer melalui email dan segera diserahkan kepada direktur perusahaan.
Atur rapat untuk direktur pelaksana dan kepala departemen perusahaan (tim manajemen portofolio, atau PMT). Orang-orang ini akan memiliki pengetahuan terluas tentang bisnis dan dapat membuat keputusan berdasarkan informasi demi kepentingan terbaik perusahaan. Minta mereka sebelum pertemuan untuk memeriksa data dan menyerap informasi untuk diskusi.
Pastikan bahwa tim portofolio menyetujui kriteria untuk memprioritaskan proyek. Masalah seperti keuangan dan manfaat biasanya digunakan untuk menentukan prioritas, tetapi masalah lain seperti potensi dapat dipertimbangkan.
Panggilan rapat dan prioritaskan proyek saat ini yang dilakukan oleh perusahaan. Prioritas harus diberikan kepada proyek berdasarkan potensi finansial, pertumbuhan, dan manfaatnya. Proyek-proyek dengan prioritas tertinggi akan membutuhkan perhatian terus-menerus, sementara proyek-proyek dengan prioritas lebih rendah dapat dipegang atau dihilangkan sepenuhnya dari agenda perusahaan.
Mengevaluasi kembali manajemen proyek perusahaan dengan memanggil PMT bersama secara teratur. Aturlah konsultasi triwulanan, bulanan, atau bahkan mingguan dan diskusikan apakah proyek-proyek tertentu membutuhkan lebih banyak dukungan (sehingga meningkatkan prioritas mereka) atau dapat dijatuhkan lebih jauh dalam daftar.
