Buat Buy-In
Proses portofolio proyek adalah metode yang dapat memaksimalkan potensi output dari semua proyek yang dilakukan oleh organisasi Anda pada waktu tertentu, tergantung pada keterbatasan sumber daya. Sebelum memulai upaya manajemen portofolio proyek Anda, buat lingkungan pemahaman dan kerja sama di antara para pembuat keputusan utama di organisasi Anda. Proses portofolio proyek dapat mencakup penghentian proyek saat ini yang mungkin berhasil dan tepat waktu demi proyek yang memiliki dampak ekonomi atau strategis yang lebih besar pada operasi Anda. Penting bahwa manajer memahami konsep ini untuk menghindari perasaan dendam ketika ini terjadi. Menumbuhkan sikap berbasis tim terhadap pemilihan proyek daripada mengidentifikasi kelompok kecil karyawan dengan proyek tertentu. Ini akan menghindari perasaan penolakan yang timbul dalam tim proyek yang ditugaskan kembali atau terbelah antara proyek-proyek baru.
Memprioritaskan
Selama proses manajemen portofolio proyek, Anda akan mengalokasikan sumber daya termasuk waktu, uang, produktivitas karyawan, dan teknologi untuk proyek-proyek yang berkontribusi paling besar bagi profitabilitas perusahaan Anda. Sebelum mempertimbangkan proyek tertentu, kembangkan daftar prioritas untuk menilai masing-masing. Pantau terus daftar prioritas Anda dan sesuaikan dengan perubahan sasaran strategis dan perubahan iklim bisnis. Item yang digunakan untuk memprioritaskan proyek Anda dapat mencakup biaya, kontribusi terhadap pendapatan, dampak pemasaran, kerangka waktu, dan pencapaian tujuan tertentu.
Tentukan Kapasitas dan Permintaan
Semua organisasi dihadapkan pada masalah pemanfaatan sumber daya terbatas dengan cara yang paling efektif. Kumpulkan informasi tentang kapasitas sumber daya Anda dan tuntutan sumber daya dari setiap proyek sebelum menggunakan daftar prioritas Anda untuk menentukan proyek mana yang akan dikerjakan. Total permintaan sumber daya dari semua proyek yang dipilih tidak dapat melebihi kapasitas sumber daya perusahaan Anda. Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki sepuluh komputer dan dua puluh karyawan tersedia untuk pekerjaan proyek, Anda tidak dapat memilih portofolio proyek yang membutuhkan dua puluh tiga karyawan dan sebelas komputer. Kendala anggaran juga merupakan faktor besar ketika menentukan campuran proyek yang optimal.
Optimalkan Portofolio Proyek
Dipersenjatai dengan daftar prioritas dan informasi Anda yang berkaitan dengan kapasitas sumber daya dan tuntutan sumber daya dari masing-masing proyek, Anda sekarang siap untuk memilih serangkaian proyek yang akan dilakukan yang akan memaksimalkan relevansi strategis bagi perusahaan Anda. Perlu diingat bahwa proyek yang awalnya tidak dipilih tidak harus dihilangkan; proyek prioritas yang lebih rendah dapat dilakukan ketika sumber daya dibebaskan oleh penyelesaian proyek prioritas yang lebih tinggi.
Beberapa paket perangkat lunak ada untuk membantu Anda dalam proses portofolio proyek, tetapi untuk portofolio proyek yang lebih sederhana, pohon keputusan dapat digunakan untuk memaparkan semua kemungkinan terkait dengan kombinasi proyek yang dipilih. Ikuti tautan di akhir artikel ini untuk contoh pohon keputusan proyek.
Pertama, daftarkan setiap proyek, beserta total biaya dan persyaratannya untuk karyawan, teknologi, dan sumber daya lainnya. Kemudian, pilih satu proyek yang mendapat skor tertinggi sesuai dengan prioritas proyek Anda, dan kemudian pilih portofolio proyek yang akan dijalani. Ingat, total tuntutan sumber daya dari semua proyek yang dipilih harus kurang dari total kapasitas sumber daya Anda. Ketika proyek potensial baru diperkenalkan ke organisasi Anda, dan ketika proyek saat ini selesai, kunjungi kembali proses portofolio proyek untuk memutuskan proyek baru mana yang pantas mendapatkan sumber daya yang baru tersedia berdasarkan daftar prioritas yang diperbarui dan kapasitas sumber daya Anda.
