Kehilangan pelanggan adalah keadaan yang tidak menguntungkan yang terjadi dalam bisnis setiap hari. Ketika sebuah bisnis kehilangan pelanggan, bisnis tersebut sering berusaha mendapatkannya kembali dengan menulis surat permintaan maaf kepadanya. Bisnis kehilangan uang ketika pelanggan berhenti membeli barang dan jasa yang ditawarkan. Jika bisnis Anda kehilangan pelanggan karena ketidakpuasan, cobalah menulis surat kepadanya. Jadikan surat itu pribadi, baik dan singkat. Tawarkan permintaan maaf dan ucapkan kata-kata yang tepat untuk mendapatkan kembali kesetiaan dan bisnisnya.
Gunakan kop surat perusahaan. Saat Anda menulis surat untuk mendapatkan kembali pelanggan, gunakan kop surat perusahaan dan ketikkan menggunakan program pengolah kata. Sertakan tanggal di bagian atas surat bersama dengan nama dan alamat pelanggan.
Alamat surat itu. Tulis surat itu secara pribadi, menggunakan nama pelanggan dan kata "Sayang" dalam salam. Biarkan pelanggan tahu bahwa Anda menghargai dia dan bisnisnya secara individual dengan menjaga surat itu tetap pribadi.
Minta maaf di awal surat. Ketika bisnis kehilangan pelanggan, itu sering kali karena pelanggan tidak puas karena suatu alasan. Ini mungkin karena masalah layanan pelanggan, kualitas barang dan layanan atau masalah harga. Sertakan alasan yang tepat, jika Anda mengetahuinya, bahwa pelanggan telah berhenti menggunakan bisnis Anda. Bersikaplah tulus dan biarkan pelanggan tahu bahwa Anda benar-benar menyesal dan bahwa ini bukan cerminan dari standar bisnis normal Anda. Jika tidak ada alasan yang jelas bahwa pelanggan berhenti menggunakan bisnis Anda, tidak perlu meminta maaf. Alih-alih, beri tahu pelanggan bahwa Anda merindukannya dan Anda berharap dia akan kembali menggunakan layanan Anda di masa depan.
Tawarkan perbaikan. Usulkan sesuatu kepada pelanggan untuk memperbaiki situasi. Anda dapat menawarkan layanan gratis, persentase dari penjualan, pengiriman gratis atau hadiah gratis. Pastikan penawaran adalah sesuatu yang akan berdampak signifikan bagi pelanggan.
Terima kasih pelanggan. Tawarkan terima kasih dan terima kasih kepada pelanggan selama bertahun-tahun dia melakukan bisnis dengan perusahaan Anda. Beri tahu pelanggan bahwa Anda berharap dia akan mempertimbangkan kembali keputusannya dan meyakinkannya bahwa di masa depan barang dan jasa Anda akan memuaskannya. Tinggalkan nomor telepon, ekstensi langsung, dan alamat email Anda dan minta dia menelepon Anda jika dia memiliki komentar, masalah, atau pertanyaan.
Tutup suratnya. Tanda tangani surat “Hormat” diikuti dengan nama Anda.
