Dapat dimengerti Anda kecewa menerima penolakan formal dalam bentuk apa pun. Tapi ingat, hampir semua keputusan dapat diajukan banding, artinya meminta pihak yang memutuskan untuk melihat lagi dan mempertimbangkan kembali keputusan mereka. Cara Anda menulis surat pertimbangan ulang Anda juga disebut surat banding memiliki banyak hubungannya dengan apakah permintaan Anda akan dihormati atau bahkan akan mendapatkan pandangan kedua.
Singkat dan Langsung
Orang-orang yang membuat keputusan seperti ini setiap hari kewalahan dengan komunikasi, termasuk banyak surat pertimbangan ulang. Jadi kesan pertama mereka terhadap surat Anda dapat memengaruhi perasaan mereka tentang permintaan Anda sebelum mereka membacanya. Jika penuh dengan paragraf panjang, mereka sudah lelah dari awal; dan bahkan mungkin mendorongnya ke bagian bawah tumpukan. Untuk membuat kesan terbaik:
- Simpan surat Anda di satu halaman.
- Tulis paragraf pendek.
- Gunakan poin-poin untuk membuatnya lebih mudah dibaca.
Gunakan Gaya Bisnis yang Tepat
Surat pertimbangan ulang, atau surat pengantar kembali, adalah penting dan karenanya memerlukan format dan gaya bisnis formal. Ingatlah hal-hal ini ketika mengatur surat Anda:
Gunakan format blok: Format blok dan indentasi adalah yang paling umum digunakan dalam surat bisnis. Dalam format blok, setiap baris rata kiri. Paragraf diindikasikan oleh spasi tambahan daripada lekukan. Meskipun Anda bisa menggunakan keduanya, gaya blok membuat poin-poin menonjol karena semua salinan lainnya dibiarkan rata.
Mulailah dengan alamat Anda: Lewati alamat Anda jika Anda menggunakan kop surat. Kalau tidak, tulis alamat Anda di dua baris: Alamat jalan di baris satu dan kota, negara bagian, dan kode pos di baris dua. Tuliskan kata-kata seperti "Jalan," "Jalan" dan negara Anda. Jangan sertakan nama Anda di bagian ini.
Tambahkan tanggal: Lewati satu baris dan tambahkan tanggal hari ini jika Anda akan mengirim surat hari ini atau besok. Jika Anda mengirimkannya nanti, beri tanggal ketika Anda mengirimkannya. Atau ubah tanggal sebelum Anda mencetak dan mengirimkannya. Memiliki tanggal saat ini menyampaikan bahwa surat Anda penting. Jika sudah berumur satu minggu saat pembuat keputusan Anda melihatnya, sepertinya berita lama itu tidak terlalu berarti.
Tambahkan informasi penerima: Lewati satu baris setelah tanggal dan gunakan sebanyak mungkin baris yang Anda butuhkan untuk memasukkan semua informasi terkait penerima Anda, termasuk nama formal, judul lengkap dan akurat serta nama dan alamat bisnis.
Contoh penulisan surat pengintaian kepada hakim:
Yang Terhormat John H. Cranston
Pengadilan Distrik (atau apa pun nama lengkap pengadilan itu)
Alamat jalan pengadilan
Kota, kode pos Negara (tidak ada koma antara kode negara dan kode pos)
Contoh menulis surat pengintaian ke perguruan tinggi:
Ms. Meredith P. Johnston
Dekan Mahasiswa
Universitas Milbert
alamat jalan
Kota, Negara Bagian, dan kode pos
Sambut secara resmi: Gunakan nama resmi lengkap dari dokumen penolakan. Misalnya, "Hakim Cranston yang Terhormat:" atau "Dean Johnston yang Terhormat:" Perhatikan bahwa salam diakhiri dengan tanda titik dua.
Percaya diri, tidak sombong: Nada yang Anda ambil dalam menulis surat pengantar Anda bisa menjadi faktor buat-atau-putus. Jangan mengambil nada antagonis, marah, atau superior. Bertujuan untuk terdengar percaya diri tentang permintaan Anda, tetapi rendah hati dalam bertanya.
Nyatakan Permintaan Anda Di Depan
Surat pengantar bukanlah tempat untuk pembukaan yang cerdas. Pengambil keputusan ingin tahu apa isi surat Anda. Sebagai contoh:
"Saya menulis untuk meminta Anda mempertimbangkan kembali keputusan Anda dalam Kasus Nomor 4325671, yang diberikan pada (bulan, hari, tahun). Keputusan ini dilampirkan pada surat ini untuk kenyamanan Anda."
Melampirkan salinan surat keputusan atau dokumen Anda membuatnya lebih mudah bagi penerima untuk merujuk pada detail kasus Anda tanpa harus mencarinya. Ini juga mengurangi kemungkinan bahwa mereka akan mengesampingkan surat Anda sambil mencari dokumen kasus Anda.
Tambahkan Setiap Informasi Baru
Peluang terbaik Anda untuk memiliki penolakan dipertimbangkan kembali dan dibalik adalah jika Anda memiliki informasi baru dalam surat pengintaian Anda yang tidak diberikan pada saat keputusan pertama. Jelaskan bahwa ini adalah informasi baru dan jelaskan secara singkat tetapi mudah dimengerti. Misalnya, jika Anda dikeluarkan dari sekolah karena pelanggaran peraturan, atau dituduh melakukan kejahatan di pengadilan:
“Saya punya informasi baru yang memengaruhi kasus ini:
- Seorang saksi telah mengajukan bukti yang menempatkan saya jauh dari tempat kegiatan tersebut terjadi.
- Pernyataan sumpah dan notaris saksi dilampirkan. "
Mohon Rasional, Tidak Secara Emosional
Jika Anda tidak memiliki informasi baru, coba berikan kemiringan baru pada kasus ini atau minta agar dipertimbangkan kembali secara berbeda. Orang-orang yang membuat keputusan sulit ini menerima banyak surat pengintaian yang meminta agar keputusan dipertimbangkan kembali. Mereka telah mendengar setiap alasan dan permintaan yang mungkin sebelumnya. Mengapa Anda harus menjadi pengecualian? Hindari mengungkapkan kesulitan atau kehancuran Anda. Setiap orang yang ditolak kesal, tetapi itu bukan alasan yang sah untuk membuat keputusan dibatalkan. Misalnya, dalam kasus penolakan penerimaan di perguruan tinggi, alih-alih:
"Aku akan menjadi satu-satunya anggota keluarga dalam tiga generasi yang tidak kuliah di Milbert College."
Nyatakan kasus Anda dengan istilah yang lebih rasional dan alamat manfaat ke sekolah:
' Dua belas anggota keluarga saya bangga lulusan Milbert College, dan tiga memberikan kontribusi abadi yang menguntungkan semua siswa:
- Menjagokan pembangunan Tower Arch.
- Penggalangan dana untuk perluasan departemen biologi.
- Mengetuai Kompetisi Puisi Fulton tahunan.
Saya juga ingin menambahkan kontribusi saya ke Milbert College. Karena alasan ini, saya yakin status saya sebagai pemohon warisan harus dipertimbangkan lebih lanjut. "
Menutup Surat Peninjauan Kembali Anda
Bungkus surat pertimbangan ulang Anda dengan ucapan terima kasih yang cepat. Tambahkan penutupan formal dan tunjukkan bahwa lampiran disertakan. Sebagai contoh:
Terima kasih telah meluangkan waktu dan upaya untuk mempertimbangkan kembali keputusan saya.
Hormat kami,
(Lewati empat baris untuk menandatangani nama Anda)
Nama lengkap Anda
Judul, jika sesuai
(Lewati satu baris)
Lampiran: dokumen keputusan pengadilan
Gunakan program tata bahasa dan ejaan untuk memeriksa dan memperbaiki kesalahan. Cetak, tandatangani, dan kirimkan surat pertimbangan ulang Anda segera.
