Surat bisnis menentukan nada untuk interaksi di masa depan. Ketika seorang calon klien menerima surat bisnis, ia segera membentuk kesan tentang penulis dan organisasinya. Jika surat itu terlalu kasual, penulis mungkin terlihat tidak tulus atau tidak profesional. Menulis yang terlalu formal dapat mengintimidasi atau mengasingkan pembaca. Surat yang terorganisasi dengan baik dan ditulis dengan baik akan menciptakan kesan pertama yang positif.
Terorganisir dengan baik
Setiap surat bisnis membahas tujuan atau tugas tertentu. Itu bisa berupa permintaan informasi, tanggapan terhadap pertanyaan atau pengajuan proposal. Paragraf pertama menyatakan tujuan dari surat itu. Ini menjawab pertanyaan wartawan: siapa, apa, kapan, di mana dan mengapa. Paragraf yang tersisa mendukung tujuan ini dengan poin yang berbeda - kualifikasi, atribut, fitur. Paragraf terakhir menyatakan kembali tujuan ini dan dengan jelas menguraikan harapan penulis. Penulis menggunakan frase transisi yang sesuai untuk memastikan bahwa semua bagian dari surat itu mengalir lancar bersama.
Jelas dan Ringkas
Surat bisnis yang baik memberikan semua informasi terkait dengan cara yang jelas dan ringkas. Penulis menggunakan nada dan bahasa yang sesuai. Dia membuat kosakata sederhana dan menghindari menggunakan bahasa teknis atau abstrak untuk mengesankan pembaca. Dia memvariasikan panjang kalimat, menjauh dari panjang, mengoceh dengan detail yang berlebihan. Namun, ia tidak membatasi dirinya pada kalimat pendek dan berombak. Kapan pun memungkinkan, ia menggunakan suara aktif alih-alih suara pasif.
Terstruktur dengan baik
Setiap surat bisnis mengikuti persyaratan format dan font perusahaan.Dalam format blok, seluruh huruf dibenarkan dan spasi tunggal, kecuali untuk spasi ganda antara paragraf. Format blok yang dimodifikasi mengikuti gaya blok, tetapi memposisikan tanggal dan penutupan di tengah. Sebagian besar surat bisnis termasuk tanggal, alamat di dalam, salam, baris subjek, penutupan gratis, tanda tangan, dan lampiran. Jika surat itu lebih pendek atau lebih panjang dari rata-rata, penulis membuat penyesuaian yang diperlukan untuk jarak vertikal.
Bebas Kesalahan
Sebelum mengirim surat, penulis membacakan draf pertama dengan keras. Ini adalah cara terbaik untuk memeriksa bahasa yang terdengar aneh atau tidak wajar. Dia menggunakan kamus dan menulis stylebook untuk memeriksa semua ejaan, tata bahasa, dan tanda baca. Atau, ia dapat menggunakan fitur periksa ejaan dan tata bahasa dari program pengolah kata. Ia mengecek nama, judul, dan alamat penerima.
