Ada sejumlah karakteristik penulisan laporan bisnis yang efektif. Sebagai contoh, manajer harus menguraikan laporan mereka terlebih dahulu sehingga mereka memasukkan semua informasi yang diperlukan. Selain itu, manajer harus menjelaskan istilah atau kata-kata khusus yang berada di luar basis pengetahuan pembaca yang khas. Namun, lima karakteristik utama cenderung menggarisbawahi laporan bisnis yang paling efektif.
Kelengkapan
Laporan harus lengkap dengan apa yang ingin mereka sampaikan. Cara terbaik untuk memastikan penulisan laporan yang lengkap adalah memastikan Anda mencakup semua tujuan Anda. Misalnya, tujuan laporan penelitian pemasaran adalah untuk menentukan tingkat kepuasan pelanggan dengan produk, harga, dan layanan pelanggan. Selain itu, tujuan Anda mungkin termasuk mencari tahu mengapa beberapa pelanggan berhenti membeli produk atau layanan Anda. Struktur laporan bisnis yang khas meliputi pengantar, isi, dan kesimpulan. Anda juga harus menyertakan ringkasan eksekutif untuk manajer atau kolega yang hanya punya waktu untuk memindai hasil laporan Anda. Gunakan poin-poin penting dalam ringkasan eksekutif Anda, dan sorot hanya poin atau temuan paling signifikan.
Ketepatan
Laporan Anda harus selalu akurat ketika menyatakan fakta atau angka. Misalnya, manajer pemasaran mungkin ingin menyelingi informasi keuangan dalam laporan mereka. Manajer keuangan dapat memberi manajer riset pemasaran angka penjualan dan laba triwulanan selama dua tahun yang berbeda. Terserah manajer riset pemasaran untuk melaporkan penjualan dan keuntungan itu secara akurat saat memasukkannya ke dalam laporan. Demikian pula, Anda perlu mencadangkan beberapa pernyataan Anda dengan referensi. Karenanya, Anda perlu memastikan bahwa Anda sepenuhnya memahami pernyataan penulis lain sebelum membuat referensi apa pun kepada mereka.
Menggunakan Bahasa Sederhana
Pesan dalam laporan Anda harus sederhana, menurut Pengusaha situs web. Anda harus menulis laporan seolah-olah Anda sedang berbicara dengan seseorang dengan pendidikan SMP. Gunakan kata-kata dan penjelasan sederhana untuk ide atau topik abstrak. Seorang manajer juga harus menghindari penggunaan istilah teknis ketika berbicara dengan anggota audiens dari luar bidangnya. Misalnya, profesi riset pemasaran harus menggunakan kata-kata seperti "pilihan ganda" dan "isi-kosong" sebagai pengganti istilah riset pemasaran "terbuka" dan "tertutup", masing-masing. Selain itu, jaga agar kalimat tetap singkat dan langsung pada intinya.
Ejaan, Tanda Baca, dan Verb Tense yang Benar
Tidak ada alasan untuk membagikan laporan dengan kesalahan ejaan atau tata bahasa. Selalu jalankan laporan Anda melalui pemeriksa ejaan di komputer Anda. Mintalah orang lain mengoreksi laporan Anda untuk kemungkinan kesalahan tata bahasa atau penggunaan kata kerja yang salah. Pastikan Anda memasukkan koma, titik, tanda tanya, dan tanda seru di tempat yang tepat dari semua laporan.
Gunakan Suara Aktif
Suara aktif memungkinkan Anda untuk menulis dengan otoritas dalam laporan Anda, bukan suara pasif. Gunakan kata-kata atau frasa seperti dieksekusi, dikelola dan disurvei alih-alih rekan-rekan pasif mereka: mengeksekusi, mengelola dan mensurvei. Gunakan kata-kata yang berakhir dengan "ed," karena mereka mewakili suara yang lebih aktif.
