Baik berkomunikasi dengan karyawan, vendor, atau pelanggan, memastikan bahwa Anda menghasilkan pesan yang efektif sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda. Untuk memastikan komunikasi bisnis Anda tepat sasaran, Anda harus memastikan bahwa itu mengandung lima karakteristik yang umum untuk pesan yang paling efektif.
Tujuan yang jelas
Pesan yang efektif termasuk tujuan yang jelas untuk memberi informasi, membujuk atau berkolaborasi dengan audiens yang dituju. Pesan harus dirancang sesuai dengan tingkat pemahaman audiens, reaksi potensial dan hubungan dengan komposer. Secara umum, sebaiknya hanya menyertakan satu ide utama dalam setiap pesan, kecuali ada masalah terkait erat yang harus diatasi bersama. Memiliki tujuan yang jelas dalam komunikasi bisnis juga akan membantu menentukan media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
Saluran yang Tepat
Penting juga untuk memilih saluran yang sesuai untuk menyampaikan pesan. Komunikasi email dapat digunakan untuk pengiriman ke audiens yang besar, sementara komunikasi tatap muka lebih tepat untuk grup yang lebih kecil. Komunikasi formal yang memerlukan dokumentasi, seperti ulasan karyawan atau perubahan kebijakan, akan menjadi yang terbaik dalam bentuk tertulis. Terserah pengirim untuk menentukan outlet mana yang paling tepat untuk pesan tertentu. Misalnya, presentasi video yang mengumumkan sosial perusahaan adalah cara yang kreatif dan menyenangkan untuk menggairahkan karyawan, sementara menggunakan video untuk mengumumkan kematian dalam keluarga CEO mungkin dianggap tidak sensitif. Media harus melengkapi, bukan memutarbalikkan tujuan pesan.
Fakta yang Benar
Komunikasi bisnis memerlukan tingkat akurasi yang tinggi dalam melaporkan informasi. Karakteristik pesan bisnis yang efektif mencakup tanggal yang jelas, fakta, sumber daya, dan jadwal yang harus diperiksa ulang untuk kelengkapan dan kejelasan. Pesan yang efektif juga bebas dari jargon, slang, dan "bicara perusahaan". Misalnya, alih-alih mengatakan bahwa, "korporasi memanfaatkan peluang premium untuk mengembangkan strategi," menyederhanakannya dengan mengatakan, "tim kami menggunakan sumber daya terbaik untuk membantu bisnis kami tumbuh."
Pesan Lengkap
Komunikasi tertulis dan verbal hanya akan efektif ketika pesannya selesai. Pesan bisnis yang hanya menceritakan sebagian cerita cenderung membingungkan penerima dan gagal melibatkan mereka sebagaimana dimaksud. Tes yang baik adalah menanyakan apakah ada pesan yang menjawab semua pertanyaan berikut: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana. Satu-satunya cara bagi karyawan, vendor, atau mitra bisnis untuk dapat bertindak berdasarkan pesan adalah jika mereka diberikan cakupan penuh.
Karakteristik Kreatif
Terlepas dari apakah komunikasi bisnis dimaksudkan untuk kapitalis ventura atau personel keamanan, orang hanya memperhatikan minat mereka. Pesan yang paling efektif adalah singkat, menarik dan to the point. Sebagian besar orang tidak akan menemukan setiap pesan menarik, jadi olahpesan yang efektif dalam komunikasi bisnis harus memasukkan sedikit kreativitas. Meringkas dan mengkondensasi pesan akan meningkatkan kesempatan untuk dibaca, sementara menekankan gagasan yang sangat menarik akan mendorong umpan balik dan tindakan.
