Dalam pengaturan bisnis apa pun, rapat tidak bisa dihindari. Lebih sering daripada tidak, orang-orang diharuskan menghadiri pertemuan-pertemuan ini, melihatnya dengan ketakutan. Mungkin karena mereka berjalan terlalu lama, karena tidak ada alasan yang jelas untuk pertemuan itu terjadi atau mungkin tidak ada yang pernah terpecahkan oleh pertemuan-pertemuan ini. Mereka jelas tidak memenuhi lima P dari pertemuan efektif: tujuan, produk, peserta, kemungkinan masalah dan proses.
Tujuan
Tujuan rapat didefinisikan sebagai alasan rapat perlu diadakan, agenda atau tujuan utama yang perlu dibahas oleh peserta. Jika tidak ada masalah untuk dibicarakan maka tidak ada alasan untuk mengadakan pertemuan. Rapat tanpa tujuan yang jelas adalah buang-buang waktu semua orang.
Produk
Produk pertemuan menggambarkan hasil yang diinginkan yang harus dicapai ketika semuanya dikatakan dan dilakukan. Ini bukan hanya hasil yang diinginkan dari pertemuan, tetapi juga hasil yang diinginkan dari setiap proyek perusahaan dan barang dagangan yang akan dibahas selama pertemuan. Menyatakan produk rapat di depan membuat rapat tetap di jalur, menjaga agar percakapan tidak menyimpang ke subjek yang tidak memenuhi tujuan rapat.
Peserta
Peserta rapat hanya mencakup orang-orang yang perlu dilibatkan, orang-orang yang sudut pandang atau pekerjaannya secara langsung memengaruhi tujuan dan produk pertemuan. Sebagai contoh, staf medis rumah sakit tidak akan menjadi peserta dalam pertemuan tentang sistem komputer rumah sakit. Namun, perawat dan dokter akan berpartisipasi dalam pertemuan yang melibatkan masalah kesehatan dan penyakit atau pertemuan yang akan membantu mereka mendapatkan Unit Pendidikan Berkelanjutan, CEU, yang diperlukan untuk menjaga agar lisensi mereka tetap mutakhir.
Masalah yang mungkin terjadi
Masalah yang mungkin terjadi adalah kekhawatiran yang kemungkinan akan muncul di antara para peserta, masalah yang mereka lihat dengan keadaan saat ini dari item dalam agenda atau masalah yang mereka ramalkan dengan solusi potensial yang diajukan selama pertemuan. Kemungkinan masalah juga termasuk menangkap kesalahan yang mungkin luput dari perhatian selama persiapan pertemuan. Misalnya, seseorang memberikan presentasi tentang solusi yang mungkin untuk masalah yang tercantum dalam agenda. Seseorang dalam rapat mungkin memperhatikan bahwa satu atau dua fakta hilang, dan bahwa fakta-fakta ini mungkin akhirnya memiliki efek mendalam pada hasil pertemuan, atau solusinya. Masalahnya mungkin masalah dengan biaya proyek atau waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek.
Proses
Proses pertemuan mencakup langkah-langkah yang diperlukan untuk menjaga agar pertemuan tetap di jalurnya dan mencapai tujuan rapat. Ini juga dapat mencakup membuat rencana untuk mencapai proyek dan barang dagangan di masa depan agar tetap pada jalur menuju penyelesaian. Memiliki proses yang tercantum dalam langkah-langkah sebelumnya memungkinkan setiap orang yang terlibat cara untuk memastikan bahwa mereka mencapai tujuan dan hasil pertemuan, proyek atau merchandising. Ini sarana mengikuti kemajuan pertemuan.
