Anda mungkin telah bekerja keras di organisasi dan telah menerima satu atau dua promosi di sepanjang jalan. Namun seiring dengan meningkatnya tanggung jawab muncul kebutuhan untuk menjalankan pertemuan. Agar pertemuan dapat mencapai tujuannya, ada hal-hal tertentu yang perlu Anda lakukan sebagai pemimpin sesi. Baca terus untuk mengetahui apa yang diperlukan untuk menjadi pemimpin pertemuan yang efektif.
Mempersiapkan. Mempersiapkan. Mempersiapkan. Ini adalah aturan utama bagi siapa pun yang bertanggung jawab menjalankan rapat. Pertama, ketahui subjeknya dingin dan bisa menjawab pertanyaan apa pun tentangnya. Kedua, mempersiapkan dan mengedarkan agenda untuk pertemuan yang tidak hanya menunjukkan apa yang akan dibahas dan oleh siapa, tetapi juga menunjukkan kapan pertemuan akan dimulai dan berakhir. Ketiga, cobalah untuk menghindari kejutan dengan memeriksa dengan peserta rapat sebelum pertemuan untuk mengetahui bagaimana mereka bisa mendekati item agenda.
Tepat waktu. Setiap orang ditekan untuk melakukan lebih banyak selama hari kerja daripada yang mereka inginkan. Jadi tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada meminta seseorang memanggil Anda ke sebuah rapat lalu terlambat. Hargai waktu orang dengan berada di pertemuan lebih cepat dari jadwal, dan mulailah rapat tepat waktu meskipun beberapa peserta belum datang. Dengan melakukan ini, rasa hormat Anda terhadap waktu peserta akan dibalas.
Tetap dengan agenda dan waktu yang diberikan untuk setiap item. Berapa banyak pertemuan yang Anda hadiri di mana banyak diskusi tidak tepat? Sebagian besar pertemuan itu jauh kurang efektif daripada jika orang yang menjalankannya bersikeras untuk tetap dengan agenda. Sebagai pemimpin rapat, Anda harus kuat tanpa bersikap kasar.
Cobalah untuk membangun konsensus di sekitar sudut pandang Anda di antara orang-orang yang hadir. Yang mengatakan, selalu disarankan untuk mendengarkan pendapat yang bertentangan karena, cukup sering, Anda akan dibujuk untuk berubah pikiran saat refleksi.
Di atas segalanya, jujurlah. Meskipun Anda akan maju dengan menjalankan rencana berdasarkan suara terbanyak, pemimpin rapat memiliki banyak kesempatan untuk menyuarakan pendapatnya, terlepas dari apakah itu dibagikan oleh orang lain.Bersikap jujur dan terus terang adalah karakteristik yang harus selalu ditunjukkan oleh orang yang menjalankan rapat. Anda mungkin tidak mendapatkan apa yang Anda inginkan, tetapi para peserta akan menghormati Anda karena bersikap jujur.
