Saat Anda menyewa alih-alih properti sendiri, Anda berjanji membayar sewa, biaya perawatan, dan pengeluaran lain kepada pemiliknya. Uang tunai yang Anda bayarkan setiap bulan atau kuartal disebut biaya sewa. Uang ini dicatat pada laporan laba rugi Anda selama bulan yang terkait dengan sewa. Sewa prabayar adalah sewa yang Anda bayar sebelum tanggal jatuh tempo. Ini mewakili pembayaran di muka untuk manfaat di masa mendatang, jadi Anda akan mencatatnya sebagai aset bagi perusahaan.
Apa itu Sewa Prabayar?
Ketika sebuah bisnis menyewakan tempat seperti kantor, toko ritel atau gedung pabrik, biasanya biaya sewa di muka untuk bulan atau kuartal yang dicakup oleh pembayaran sewa. Misalnya, sewa bulan Juni jatuh tempo pada tanggal 31 Mei atau 1 Juni. Banyak bisnis membayar sewa dengan cek. Ini berarti mereka harus diatur dan mendapatkan cek melalui pos beberapa hari sebelum tanggal jatuh tempo. Jika tidak, pemilik mungkin tidak menerima cek sewa tepat waktu, dan bisnis dapat dipukul dengan konsekuensi komersial yang serius seperti bunga, biaya keterlambatan dan kemungkinan pemberitahuan penggusuran.
Sewa dibayar di muka hanyalah jumlah yang dibayarkan untuk sewa sebelum periode sewa yang terkait. Ketika Anda menulis cek pada bulan Mei yang mencakup sewa untuk bulan Juni, Anda telah melakukan pembayaran sewa prabayar. Beberapa bisnis mungkin membayar sewa di muka beberapa hari setiap bulan untuk memastikan cek sewa tiba tepat waktu. Yang lain memilih untuk membayar sewa selama beberapa bulan di muka untuk alasan komersial, misalnya, untuk mendapatkan diskon sewa atau hanya untuk kepastian mengetahui bahwa sewa dibayar. Apa pun alasan Anda, jika Anda membuka buku cek sebelum waktunya, Anda membayar di muka.
Apa itu Biaya Sewa?
Biaya sewa adalah semua biaya yang terkait dengan penyewaan properti selama periode pelaporan. Ini jelas termasuk sewa yang Anda bayarkan setiap bulan atau kuartal, tetapi juga termasuk biaya lain yang diperlukan untuk memanfaatkan properti. Misalnya, Anda mungkin membayar uang tunai tambahan untuk menutupi hal-hal seperti asuransi, pemeliharaan, perbaikan area umum bangunan dan keamanan.
Biaya sewa adalah biaya tetap, berbeda dengan biaya variabel, yang berarti Anda harus membayarnya setiap bulan atau kuartal terlepas dari berapa banyak produk yang Anda hasilkan. Bahkan jika Anda menutup operasi selama sebulan, Anda masih harus membayar sewa dan komitmen sewa lainnya. Dengan demikian, biaya sewa dapat menjadi bahan yang menguras pendapatan operasional perusahaan.
Apa Perbedaan Antara Biaya Sewa Dibayar Dimuka dan Biaya Sewa?
Dalam istilah awam, perbedaannya sederhana: Biaya sewa adalah jumlah yang harus Anda bayar berdasarkan perjanjian sewa, dan sewa dibayar dimuka adalah segala biaya sewa yang Anda bayar sebelum tanggal jatuh tempo. Dalam hal akuntansi, segala sesuatunya menjadi sedikit lebih rumit.
Biaya sewa pada umumnya termasuk dalam kategori Biaya Penjualan, Umum dan Administrasi yang membuatnya ke dalam laporan laba rugi. Item SG&A lainnya termasuk beragam biaya seperti gaji, perlengkapan kantor, asuransi dan litigasi. Biaya sewa diklasifikasikan sebagai SG&A karena bisnis menggunakan real estatnya untuk beroperasi dan menghasilkan uang.
Perusahaan manufaktur dapat memperlakukan biaya sewa mereka sedikit berbeda. Jauh lebih umum bagi perusahaan-perusahaan ini untuk memasukkan biaya sewa sebagai bagian dari overhead pabrik. Itu karena sewa untuk tempat pabrik terkait dengan produksi - tanpa pabrik, tidak akan ada produk. Sewa yang tidak terikat dengan produksi seperti ruang kantor dibebankan ke SG&A. Namun pada akhirnya, tidak masalah kategori mana yang digunakan untuk biaya sewa - efek dasarnya adalah sama.
Apa efek garis bawahnya? Setiap kali Anda dikenakan biaya sewa, Anda akan mengkredit akun kas dan mendebit biaya sewa / akun SG & A. Pada laporan laba rugi, biaya SG&A terdaftar di bawah pendapatan dan muncul di blok yang sama dengan pengeluaran lainnya, seperti depresiasi dan harga pokok penjualan. Total pendapatan dikurangi harga pokok penjualan memberi Anda laba kotor. Laba kotor, dikurangi biaya operasi - SG&A - sama dengan pendapatan operasi. Pendapatan operasional adalah ukuran seberapa banyak pendapatan Anda pada akhirnya akan menjadi laba setelah akuntan memotong hal-hal seperti pajak. Jadi, semakin besar biaya sewa Anda, semakin rendah pendapatan operasionalnya. Biaya sewa berdampak langsung pada jumlah uang tunai di brankas perusahaan Anda.
Untuk memahami bagaimana sewa prabayar cocok dengan analisis ini, Anda perlu tahu bahwa entri biaya sewa akan mencantumkan biaya ruang hunian selama interval waktu yang ditunjukkan pada laporan laba rugi - bahkan jika sewa tidak dibayar dalam periode tersebut. Jadi, jika perusahaan ABC sedang menyiapkan laporan pendapatannya untuk Juni, dan sewa Juni mencapai $ 5.000, maka ABC akan mencatat biaya sewa sebesar $ 5.000. Perusahaan membuat entri yang sama terlepas dari apakah membayar sewa pada bulan Juni atau Mei.
Untuk mengatasi anomali penetapan waktu ini, perusahaan harus mencatat jumlah sewa yang dibayarkan di muka yang belum dikonsumsi. Ini dilakukan di bagian aset lancar di neraca. Kembali ke contoh di atas, jika ABC membayar sewa pada bulan Mei, itu akan mencatat pembayaran di muka $ 5.000 sebagai aset lancar sampai biaya sebenarnya dikeluarkan. Untuk tujuan akuntansi, sewa dibayar di muka adalah manfaat yang belum dinikmati perusahaan, tetapi akan dinikmati di beberapa titik di masa depan. Ini adalah aset bagi perusahaan.
Mengapa Bisnis Menggunakan Sewa Prabayar
Bisnis kebanyakan menggunakan sewa prabayar karena keperluan komersial. Salah satu klausul penting dari sewa komersial menyangkut tanggal jatuh tempo pembayaran sewa. Biasanya, sewa tahunan jatuh tempo dalam 12 pembayaran yang sama pada tanggal berapa pun yang ditentukan oleh sewa atau dalam empat pembayaran yang sama. Di mana sewa dibayar setiap triwulan, sewa akan menentukan empat tanggal pembayaran sewa seperti 1 Januari, 1 April, 1 Juli dan 1 Oktober. Tidak ada keajaiban pada tanggal-tanggal ini - mereka baru saja bermunculan dengan konvensi.
Namun, yang akan Anda temukan adalah bahwa Anda akan selalu diminta untuk membayar sewa satu bulan atau tiga bulan sebelumnya, yang menimbulkan situasi sewa prabayar. Bank dan pemberi pinjaman hipotek biasanya bersikeras bahwa pemilik memiliki pembayaran sewa sebelum pembayaran hipotek jatuh tempo untuk periode yang sama; ada kemungkinan lebih besar pembayaran hipotek akan ditanggung oleh pendapatan sewa. Jadi, Anda akan kesulitan menemukan pemilik yang akan membiarkan Anda membayar sewa.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat memilih untuk membayar lebih dari satu pembayaran sewa di muka. Misalnya, Anda mungkin menawarkan untuk membayar sewa setahun penuh di muka untuk mengamankan properti tertentu ketika persaingan sangat ketat. Atau, Anda mungkin setuju untuk membayar sewa beberapa bulan sebelumnya sebagai imbalan untuk pemanis lain seperti diskon 10 persen untuk sewa. Setiap bisnis akan memiliki driver komersial sendiri untuk meletakkan amplop uang tunai di atas meja.
Satu hal yang tidak dapat Anda gunakan untuk menyewa prabayar adalah mendapatkan potongan pajak tambahan. Secara umum, bisnis akan mengklaim pengurangan pada tahun yang sama dengan membayar biaya bisnis. Jadi, jika Anda membayar premi asuransi $ 2.000 pada 2018, Anda akan mengklaim pengurangan pada 2018. Sekarang, bayangkan Anda memiliki kontrak asuransi multi-tahun dengan tarif $ 2.000 per tahun. Jika Anda mau, Anda bisa membayar premi 2018 dan 2019 secara bersamaan dan mengurangi pembayaran $ 4.000 pada 2018. Ini mungkin menguntungkan tergantung pada situasi pajak Anda. Sedihnya, sewa dibayar di muka merupakan pengecualian terhadap potongan saat Anda membayar aturan. Jika Anda membayar $ 50.000 pada bulan Juni untuk sewa selama satu tahun, Anda hanya bisa mengurangi tujuh bulan dari sewa itu pada tanggal 31 Desember.
Contoh Biaya Sewa
Salah satu fitur penting dari sewa komersial adalah bahwa sewa jarang tetap konsisten selama masa sewa. Sebagian besar bisnis menandatangani sewa dengan jangka waktu lima atau 10 tahun, dengan ketentuan bahwa sewa akan meningkat setiap tahun, baik sebagai kenaikan persentase tetap atau sesuai dengan inflasi. Daripada memperhitungkan pembayaran sewa yang fluktuatif, biasanya untuk membuat daftar biaya sewa perusahaan sebagai jumlah yang konsisten dari bulan ke bulan. Ini dikenal sebagai metode akuntansi garis lurus.
Sebagai contoh, misalkan perusahaan XYZ menandatangani sewa satu tahun untuk mulai pada 1 Januari. Sewa adalah $ 2.000 per bulan selama enam bulan pertama. Setelah itu, harga sewanya adalah $ 2.500 per bulan. Dengan menggunakan metode garis lurus, XYZ akan mengeluarkan rata-rata pembayaran sewa untuk seluruh masa sewa. Dalam contoh ini, sewa adalah enam bulan dengan $ 2.000 dan enam bulan dengan $ 2.500, atau total $ 27.000. Bagilah jumlah ini dengan jangka waktu sewa 12 bulan, dan Anda mendapatkan pembayaran rata-rata $ 2.250 per bulan. Perusahaan mencatat biaya sewa ini pada laporan laba rugi bulanan.
Tentu saja, angka biaya sewa tidak sesuai dengan kenyataan. Selama enam bulan pertama, XYZ membayar $ 250 lebih rendah dari biaya sewa yang tercatat setiap bulan. Dalam enam bulan kedua, ia membayar $ 250 lebih. Untuk merekonsiliasi perbedaan-perbedaan ini, perusahaan perlu menggunakan akun biaya sewa ditangguhkan.
Sederhananya, Perusahaan XYZ akan menambahkan $ 250 per bulan ke dalam akun biaya sewa ditangguhkan dari Januari hingga Juni, kemudian mengurangi $ 250 dari akun biaya sewa ditangguhkan dari Juli hingga Desember. Pada bulan Desember, akun akan menunjukkan saldo nol. Menggunakan akun biaya sewa ditangguhkan memastikan bahwa Perusahaan XYZ mencatat biaya sewa sesuai dengan aturan garis lurus, sambil menangkap uang tunai sewa aktual yang dibayar pada laporan laba rugi.
Akuntansi Sewa Prabayar
Sewa dibayar di muka ditampilkan sebagai aset lancar di neraca perusahaan. Setiap kali perusahaan membayar sewa di muka, perusahaan harus mendebit rekening aset lancar dengan jumlah pembayaran di muka sewa, kemudian menulis entri kredit simultan ke rekening kas. Jadi, jika Perusahaan XYZ membayar seluruh sewa tahunan $ 27.000 di muka, itu akan mendebit aset prabayar saat ini sebesar $ 27.000 dan kredit tunai sebesar $ 27.000.
Perusahaan XYZ kemudian harus membuat entri penyesuaian ke akun untuk porsi sewa prabayar yang digunakannya setiap bulan. Ini dilakukan dengan mentransfer biaya dibayar di muka ke laporan laba rugi untuk periode di mana perusahaan menggunakan sewa. Jadi, pada suatu waktu selama setiap bulan sewa 12 bulan, ia akan mengakui (mendebit) biaya sewa sebesar $ 2.250 dan menarik (mengkredit) aset dibayar di muka dengan jumlah yang sama. Ini akhirnya membebankan pembayaran di muka ke biaya.
Singkatnya, ketika berhadapan dengan pembayaran di muka sewa, simpan uang sewa dibayar di muka sebagai aset di neraca sampai bulan di mana uang sewa dikonsumsi. Kemudian, Anda akan membebankannya untuk pengeluaran. Jika Anda lupa memindahkan prabayar ke akun pengeluaran sewa di bulan waktu sewa terkait, laporan keuangan Anda akan melaporkan aset secara berlebihan dan melaporkan biaya pengeluaran di bawahnya. Sangat penting untuk melacak bagian sewa prabayar dari akun aset lancar dan memperbarui daftar sebelum menutup buku pada akhir setiap bulan.
