Keempat komponen komunikasi adalah encoding, decoding, media transmisi dan umpan balik. Pengirim pesan komunikasi pribadi atau bisnis mengkodekan dan mentransmisikannya melalui satu atau lebih media ke penerima, yang menerjemahkan dan merespons dengan memberikan umpan balik. Dalam bisnis, komunikasi yang efektif diselesaikan, memungkinkan manajer untuk memotivasi karyawan mereka dan membantu perusahaan berinteraksi dengan pemangku kepentingan mereka. Komunikasi yang buruk dapat mengakibatkan semangat kerja yang rendah, kehilangan produktivitas dan kurangnya kepercayaan.
Pengkodean
Komponen komunikasi pertama adalah encoding, yang merupakan penerjemahan gagasan dan konsep menjadi simbol dan gerak tubuh. Pengirim mulai dengan memutuskan pesan yang akan dikirim. Gagasan bagus sering hilang jika proses penyandian gagal. Misalnya, percakapan yang kacau dengan fakta-fakta yang tidak relevan dan logika yang berbelit-belit mungkin membuat tidak mungkin untuk memiliki dialog yang jelas dan produktif mengenai fakta-fakta, menurut profesor Sekolah Bisnis Harvard John P. Kotter dan profesor Universitas British Columbia Lorne A. Whitehead. Strategi komunikasi yang menipu, seperti mongering rasa takut, dapat menciptakan kecemasan tentang risiko imajiner yang juga dapat membuat orang menentang ide yang bagus. Penulis bisnis Theodore Kinni menulis di Harvard Business School Working Knowledge bahwa kekuatan komunikasi dapat dimaksimalkan dengan menafsirkan fakta dan tidak hanya membacanya, dan dengan menggunakan emosi dan simbol untuk memperkuat pesan dan langsung terhubung dengan karyawan.
Medium
Pesan yang disandikan ditransmisikan melalui media atau saluran. Dua kategori saluran bisnis dasar adalah lisan dan tulisan. Komunikasi lisan dapat dilakukan melalui telepon atau menggunakan teknologi berbasis Internet seperti telekonferensi virtual dan siaran web. Komunikasi tertulis mencakup laporan dan memo pada media tradisional berbasis kertas atau media elektronik. Saluran lisan lebih cepat karena pengirim dan penerima dapat menggunakan isyarat verbal dan nonverbal untuk mengirimkan pesan dan memberikan respons hampir secara instan. Inilah sebabnya mengapa para eksekutif melakukan perjalanan ke seluruh dunia untuk menyimpulkan kesepakatan bisnis karena membangun sentuhan pribadi dan kepercayaan bisa sulit menggunakan email dan rapat virtual.
Decoding
Decoding adalah tugas penerima pesan. Ini melibatkan menafsirkan pesan verbal dan nonverbal yang dikirim oleh pengirim. Untuk komunikasi bisnis yang sukses, proses encoding dan decoding harus disinkronkan. Ini membutuhkan kepercayaan antara penerima dan pengirim. Perbedaan budaya sering berperan dalam membangun kepercayaan ini, terutama dalam interpretasi komunikasi nonverbal. Misalnya, menunjuk dengan jari dapat diterima di Amerika Utara tetapi dianggap kasar di banyak bagian Asia.
Umpan balik
Umpan balik adalah langkah terakhir dalam proses komunikasi di mana penerima merespons pesan pengirim. Sinyal ini bisa verbal - misalnya, "Ya, saya pikir itu ide yang bagus" - atau nonverbal, seperti desahan atau jeda panjang untuk menunjukkan ketidaksepakatan. Umpan balik memungkinkan pengirim untuk mengambil tindakan korektif dengan mengirim ulang atau mengulangi pesan yang salah paham. Namun, umpan balik harus diberikan dengan cepat karena penundaan dapat membunuh ide bisnis dan menyebabkan hilangnya peluang bisnis.
