Ketika Anda menjalankan pertemuan klub, Anda berkomunikasi dengan semua anggota klub sekaligus, merencanakan kegiatan klub di masa depan dan membuat keputusan penting. Untuk menjalankan rapat secara efektif, Anda harus teratur dan memiliki rencana. Fasilitator pertemuan menjaga ketertiban sepanjang pertemuan sambil menangani semua topik dalam agenda rapat.
Persiapkan terlebih dahulu. Putuskan apa tujuan Anda untuk pertemuan tersebut dan bentuk rencana tindakan khusus untuk memenuhi tujuan tersebut. Buat daftar topik yang akan Anda bahas dan buat salinan daftar ini untuk dibagikan kepada anggota klub.
Ciptakan suasana yang mengundang. Sajikan minuman sebelum pertemuan dan mainkan musik lembut saat anggota klub memasuki area rapat. Ini akan menciptakan suasana yang mendorong anggota untuk bersantai dan bersosialisasi sebelum pertemuan dimulai.
Mulai tepat waktu. Buat pengumuman lima menit sebelum Anda berencana memulai. Ketika anggota klub menemukan tempat duduk, bagikan salinan agenda rapat. Ini memungkinkan anggota klub untuk meninjau agenda saat Anda bersiap untuk memulai.
Perkenalkan anggota klub baru. Sesi pembuka percakapan adalah cara terbaik untuk memperkenalkan anggota baru. Mintalah mereka menyatakan di mana mereka dibesarkan, di mana mereka pergi ke sekolah dan mengapa mereka memutuskan untuk bergabung dengan klub Anda.
Tinjau menit dari pertemuan sebelumnya. Ini mengingatkan anggota klub tentang tindakan yang diambil selama pertemuan terakhir dan memberi anggota baru pemahaman yang lebih baik tentang topik rapat saat ini.
Tetap pada tugas. Selalu ikuti agenda rapat. Jika seseorang ingin membahas topik yang tidak ada dalam agenda Anda, tuliskan subjeknya di selembar kertas terpisah dan tangani selama pertemuan berikutnya.
Berikan waktu untuk pertanyaan dan jawaban. Anggota klub kemungkinan akan memiliki pertanyaan, jadi bersiaplah untuk menjawabnya. Ajukan pertanyaan kepada mereka untuk mengangkat tangan dan memanggil setiap anggota secara individual. Ini juga saat yang tepat untuk mendorong anggota klub untuk membuat saran untuk pertemuan di masa depan.
Berakhir tepat waktu. Memiliki waktu akhir yang spesifik membantu menjaga fasilitator tetap pada jalurnya. Jika anggota klub memiliki pertanyaan atau masalah tambahan, undang mereka untuk berbicara dengan Anda setelah pertemuan ditunda.
