Pemasok (sering disebut vendor) adalah individu atau perusahaan yang memasok bahan baku, produk jadi atau jasa ke perusahaan atau bisnis lain. Untuk mempertahankan prosedur pembelian yang efektif, petugas pengadaan dan pemilik bisnis harus secara berkala meninjau daftar pemasok aktif mereka untuk memastikan perusahaan mendapatkan harga yang tepat dan layanan yang tepat. Informasi yang terkandung dalam tinjauan kinerja pemasok dapat digunakan sebagai standar ukuran untuk mengevaluasi vendor potensial baru atau dapat digunakan sebagai kasus bisnis untuk mengganti pemasok. Tinjauan juga dapat dibagikan dengan vendor untuk tujuan meningkatkan kinerja atau sebagai rekomendasi untuk klien potensial pemasok lainnya.
Identifikasi pemasok dengan nama, alamat perusahaan, dan nomor telepon. Ini dapat dicantumkan sebagai tajuk atau dapat dengan mudah dimuat dalam paragraf pertama. Jika perusahaan memiliki lebih dari satu kantor atau departemen, pastikan untuk mengidentifikasi departemen khusus yang memasok perusahaan Anda. Juga berikan informasi tentang manajer akun Anda atau kontak lain di dalam organisasi. Jika ada lebih dari satu kontak, daftarkan semua kontak penting beserta fungsinya.
Jelaskan hubungan antara perusahaan Anda. Daftarkan produk atau layanan yang dijual vendor ke perusahaan Anda. Nyatakan kapan hubungan dimulai. Daftar harga untuk barang dan layanan yang dibeli secara teratur. Jelaskan semua jaminan dan ketentuan penagihan. Hitung tingkat kepentingan vendor terhadap departemen pembelian Anda dalam hal seberapa banyak Anda membeli dari itu dibandingkan dengan perusahaan lain. Nyatakan berapa banyak yang Anda habiskan bersama vendor setiap tahun dan, untuk produk, sebutkan berapa unit produk yang Anda beli setiap tahun. Untuk hubungan yang berkelanjutan, Anda dapat membandingkan volume pembelian untuk periode ini dengan volume pembelian untuk periode sebelumnya.
Mengevaluasi kinerja pemasok. Masukkan informasi tentang waktu pengiriman, kualitas pengiriman, manajemen masalah, daya tanggap staf pemasok, ketentuan, jaminan, dan harga. Bandingkan kinerja aktual vendor dengan kinerja yang dijanjikan. Juga, bandingkan kinerja aktual untuk vendor Anda dengan kinerja standar industri (jika Anda dapat menemukan informasi ini.) Jika Anda mengevaluasi pemasok untuk pertama kalinya, dan pemasok mengganti vendor sebelumnya, evaluasi pemasok baru dengan yang lama.
Nyatakan pendapat Anda, yang didukung oleh fakta-fakta yang tercantum di atas, tentang apakah akan melanjutkan hubungan atau mencari pemasok baru. Sertakan pro dan kontra dari setiap tindakan.
Kiat
-
Sebutkan contoh spesifik layanan yang baik atau buruk kapan pun memungkinkan.
Selalu beri tanggal pada dokumen Anda dan tanda tangani sehingga Anda (atau calon karyawan) akan tahu kapan evaluasi terjadi dan siapa yang melakukannya.
Gunakan data spesifik yang dapat dibuktikan sejauh memungkinkan. "Perusahaan X lebih murah daripada Perusahaan C" kurang informatif daripada "Perusahaan X mengenakan biaya 10 persen lebih rendah dari Perusahaan C untuk widget empat cabang."
Peringatan
Jangan pernah mempertimbangkan imbalan pribadi (seperti hadiah, tiket acara, atau makanan) ketika mengevaluasi kinerja vendor.
