Mempersiapkan ulasan kinerja untuk karyawan mengharuskan peninjau memasukkan informasi spesifik dalam dokumen tertulis. Hindari membuat pernyataan yang tidak jelas atau umum dan pendapat pribadi yang tidak dapat dibuktikan. Dengan menjaga dokumen ulasan kinerja spesifik dan jelas, itu menjadi dokumen yang berguna yang dapat disimpan dalam file personalia karyawan dan dirujuk selama review berikutnya.
Tense aktif
Menulis dalam bentuk aktif adalah kunci untuk menulis tinjauan kinerja. Saat mencantumkan sasaran untuk periode ulasan mendatang, mulailah masing-masing sasaran ini dengan kata kerja. Ungkapan ini memanggil karyawan untuk bertindak dan memberi tahu dia apa yang harus dilakukan. Beberapa kata kerja kunci aktif untuk digunakan dalam tinjauan kinerja termasuk "lengkap," "selesai" dan "produksi." Menurut situs web American Foreign Service Association, menulis dalam bentuk aktif mengurangi risiko kebingungan dalam tujuan dan sasaran yang ditulis dalam penilaian kinerja.
Tentukan Pronoun
Jika kata ganti akan digunakan dalam tinjauan kinerja, pastikan itu jelas untuk siapa atau apa kata ganti merujuk. Untuk melakukan ini, pastikan Anda mereferensikan grup, orang atau tugas secara khusus di awal ulasan, dan gunakan kata ganti dengan hemat untuk merujuk kembali ke sana. Hindari penggunaan beberapa kata ganti dalam ulasan kinerja ketika mereka dapat diganti dengan nama, kelompok, atau organisasi tertentu yang dapat mengklarifikasi ulasan.
Angka dan Metrik
Spesifik saat menentukan sasaran. Spesifik juga saat merujuk pada pencapaian yang dibuat selama periode tinjauan terakhir. Lihat nomor bila memungkinkan. Jangan menggunakan frasa luas seperti "target di atas" tanpa mendefinisikan apa targetnya. Menggunakan target yang tepat membuat ulasan menjadi jelas dan spesifik, dan membatasi kemungkinan kebingungan jika direferensikan ketika karyawan mengajukan promosi atau mencari kenaikan gaji. Berikan contoh spesifik saat memberikan angka-angka ini. Mengatakan seseorang yang tampil pada "tingkat yang lebih tinggi dari yang diperkirakan" jauh lebih tepat daripada mengatakan bahwa dia "melampaui tujuannya dari 20 laporan yang diselesaikan tahun ini dengan lima laporan, yang merupakan 25 persen di atas sasaran yang dinyatakannya."
tanggal
Gunakan tanggal dalam ulasan kinerja. Tanggal-tanggal ini harus merujuk pada acara-acara tertentu selama periode ulasan terakhir ketika memberikan ulasan kepada karyawannya, dengan contoh spesifik kinerja positif atau negatif. Saat menetapkan tujuan, sertakan tanggal tujuan harus dicapai. Jika harus diselesaikan sebelum akhir periode ulasan saat ini, sertakan tanggal bahwa periode review saat ini akan berakhir. Ini membantu memperjelas tujuan dan membuatnya spesifik.
