Seringkali ketika sebuah organisasi mencari bantuan dari luar untuk sebuah proyek, ia mengeluarkan RFP, atau permintaan proposal. Kontraktor kemudian merespons RFP, menguraikan bagaimana mereka dapat membantu proyek dan mengapa perusahaan atau tim mereka adalah pilihan terbaik untuk pekerjaan itu. Untuk menerima tanggapan paling lengkap dan membuat pilihan yang tepat, RFP harus menyertakan beberapa informasi dasar.
RFP harus selalu dimulai dengan pengantar dan gambaran umum organisasi yang mengeluarkan permintaan dan masalah atau proyek di mana bantuan diperlukan. Pengantar biasanya tidak lebih dari satu atau dua paragraf, dan juga harus mencantumkan tanggal jatuh tempo untuk proyek dan anggaran yang diusulkan. Termasuk informasi ini membantu perusahaan membuat keputusan tentang apakah akan menanggapi RFP.
Detail Proyek
Bagian kedua dari RFP harus memberikan rincian tentang proyek atau program tertentu. Berikan spesifik tentang tujuan dan struktur proyek serta perincian mengenai tim yang mengerjakannya, lokasi, jadwal dan status. Informasi ini membantu responden memahami konteks proyek; mereka kemudian dapat menyesuaikan respons mereka dengan kebutuhan organisasi yang meminta.
Lingkup Layanan
RFP harus merinci layanan apa yang Anda cari dari perusahaan luar. Ruang lingkup layanan ini mungkin merupakan bagian terpenting dari RFP, karena perusahaan yang menanggapi akan sangat berhati-hati untuk mengembangkan proposal yang memenuhi semua kebutuhan Anda. Meskipun Anda harus memasukkan tugas-tugas spesifik yang merupakan kunci untuk menyelesaikan proyek, daftar layanan yang diperlukan harus cukup umum, karena setiap perusahaan yang merespons akan memiliki pendekatan sendiri untuk proyek tersebut. Mengizinkan perusahaan luar untuk merinci ide dan proses mereka dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat tentang perusahaan terbaik untuk pekerjaan itu.
Anggaran
Sementara beberapa perusahaan yang mengeluarkan RFP ragu untuk memasukkan informasi anggaran, jika Anda memiliki anggaran yang ketat, maka sertakan dalam RFP. RFP harus mencakup bagian yang meminta perusahaan untuk merinci bagaimana mereka berencana untuk menggunakan anggaran, serta rincian persyaratan dan prosedur penagihan dan pembayaran mereka. Juga sertakan informasi tentang jenis kontrak yang Anda berikan dan durasi kontrak.
Kualifikasi
Ketika Anda memilih perusahaan luar untuk bekerja dengan perusahaan Anda, Anda menginginkan perusahaan terbaik dan paling berkualitas yang mampu Anda beli. RFP harus menyertakan bagian di mana perusahaan yang menanggapi dapat merinci kualifikasi mereka untuk pekerjaan itu. Jika Anda mencari pengalaman khusus, mintalah responden untuk merinci keterampilan dan pengalaman mereka di bidang itu. Selain itu, minta referensi, baik untuk perusahaan secara keseluruhan atau untuk anggota tim individu.
Evaluasi dan Penyerahan
RFP harus mencakup perincian kriteria evaluasi dan arahan untuk mengajukan proposal. Jelas dan spesifik, tunjukkan tanggal dan waktu tenggat waktu, serta alamat khusus tempat Anda akan menerima proposal. Jika ada keadaan yang akan menyebabkan diskualifikasi langsung, maka sertakan juga.
