Apakah Anda memesan barang dagangan, melamar suatu posisi, meminta dana, menyatakan penghargaan atau mengeluh, setiap kali Anda berurusan dengan suatu organisasi, Anda harus menulis surat bisnis. Anda harus mengikuti prosedur yang ditetapkan dan memasukkan komponen yang diperlukan dalam setiap huruf yang Anda tulis. Mulailah dengan selembar kertas kop surat yang berisi alamat organisasi Anda. Atau, Anda dapat membuat tajuk pribadi Anda sendiri yang mencakup nama lengkap, alamat, kode pos, nomor telepon, dan alamat email Anda.
Tanggal
Sisakan setidaknya satu baris kosong antara kop surat atau tajuk dan tanggal. Gunakan format tanggal Amerika, misalnya, 23 Mei 2011, saat menulis ke organisasi di Amerika Serikat. Jangan gunakan subskrip seperti 2nd. Anda dapat membenarkan tanggal atau tab ke titik tengah dan mengetik tanggal.
Alamat dalam
Alamat dalam atau alamat penerima dimulai satu inci (tiga baris kosong) di bawah tanggal. Itu selalu dibenarkan kiri. Periksa ejaan nama penerima dan alamat surat. Sertakan gelar pribadi, seperti Tn., Ny., Dr., Nona atau Nona, dan gelar bisnis seperti Direktur Pemasaran. Jika Anda tidak yakin tentang salah satu judul, telepon resepsionis di organisasi.
Salam
Tinggalkan baris kosong setelah alamat di dalam. Jika Anda mengetahui penerima, Anda dapat menggunakan nama depannya, misalnya, Maryam terkasih. Dalam kasus lain, gunakan gelar dan nama pribadinya, misalnya: Ny. Johnson yang terhormat. Jika Anda tidak yakin tentang jenis kelamin penerima, gunakan nama lengkap. Anda dapat menyertakan koma atau titik dua setelah salam atau menghilangkan tanda baca apa pun.
Tubuh
Tinggalkan baris kosong setelah salam. Ruang tunggal dan kiri membenarkan paragraf di tubuh surat itu. Sebagian besar surat mengandung setidaknya tiga paragraf. Di paragraf pertama, perkenalkan tujuan surat itu. Jika Anda merespons iklan pekerjaan, sebutkan posisinya dan identifikasi sumbernya. Misalnya, Anda dapat menulis "Posisi Direktur Pemasaran yang diiklankan online secara akurat menggambarkan keterampilan dan kemampuan saya."
Paragraf kedua dan ketiga berisi perincian spesifik yang mendukung tujuan ini. Misalnya, jika Anda mengeluh tentang suatu produk atau layanan, sertakan tanggal pembelian, nomor faktur, dan alasan ketidakpuasan Anda.
Gunakan paragraf terakhir untuk menyatakan kembali tujuan dan respons yang diharapkan. Sebagai contoh, writie "Silakan hubungi saya secara pribadi jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar mengenai lini produk baru kami. Saya berharap dapat melayani kebutuhan korespondensi bisnis Anda selama bertahun-tahun mendatang." Biarkan garis kosong di antara setiap paragraf.
Penutupan
Tinggalkan baris kosong setelah paragraf terakhir surat itu. Akhiri surat dengan penutup komplementer yang tepat seperti Hormat, Masing-masing milik Anda atau Hormat kami. Jika tanda titik dua atau koma mengikuti salam, sertakan koma setelah penutupan. Sisakan tiga hingga empat baris kosong untuk tanda tangan Anda. Akhiri dengan tanda tangan dan judul tulisan tangan Anda, misalnya, John Stewart, Manajer Penjualan.
