Perusahaan, organisasi atau universitas yang ingin menyelenggarakan konferensi jarak jauh perlu memiliki perangkat keras yang sesuai untuk menangani jumlah peserta yang diharapkan setiap kali. Saat membeli atau menyewa perangkat keras yang diperlukan, Anda juga harus mengamankan perangkat lunak yang tepat dan lisensi yang menyertainya agar perangkat telekonferensi berjalan dengan benar. Staf teknologi informasi in-house dapat menangani pengaturan yang diperlukan. Organisasi tanpa staf TI dapat menyewa konsultan untuk membantu pengaturan.
Server / Prosesor
Setiap pengaturan telekonferensi yang dapat diandalkan pertama-tama membutuhkan satu atau lebih server kinerja tinggi yang dapat diandalkan. CPU harus cepat, lebih besar dari 3 MGhz, dengan RAM minimal 1GB dan antarmuka Ethernet 100MB minimum, yang harus mampu menampung 50 hingga 100 penelepon. Jika Anda memiliki peserta yang menelepon dari beberapa lokasi seperti kantor jarak jauh mereka sendiri, server atau peralatan telepon mereka sendiri dapat menangani sendiri ujung telekonferensi mereka. Namun, jika Anda mengatur kemampuan telekonferensi di beberapa situs perusahaan atau kampus universitas, Anda mungkin ingin menginstal server yang andal di semua lokasi di mana Anda akan melibatkan orang-orang dalam konferensi tersebut. Server-server ini tidak harus sebesar kantor pusat atau kampus yang menjadi tuan rumah teleconference kecuali akan ada banyak peserta di setiap lokasi.
Koneksi internet
Untuk menjalankan atau berpartisipasi secara efektif dalam telekonferensi, Anda akan memerlukan konektivitas Internet berkecepatan tinggi 10Mbps minimum untuk setiap 50 penelepon yang Anda perkirakan terlibat dalam panggilan yang diberikan. Perusahaan besar, universitas atau organisasi dapat mencapai ini dengan LAN berkecepatan tinggi mereka sendiri; namun, cara paling sadar anggaran untuk mencapai hal ini bagi sebagian besar organisasi adalah dengan menyewa server untuk menangani konektivitas ini melalui fasilitas kolokasi.
Perangkat Keras Voice-Over-IP
Anda dapat menyelenggarakan teleconference paling sukses melalui koneksi voice-over-IP (VoIP), yang dilakukan dengan kotak server VoIP. Perangkat keras ini tersedia baik dari penyedia Internet Anda atau dari bisnis penyedia perangkat keras teknologi Anda. Itu tidak penting bahwa setiap orang yang menelepon ke teleconference memiliki perangkat keras VoIP mereka sendiri di situs mereka. Sekali lagi, Anda perlu menginstal perangkat keras dan perangkat lunak VoIP di semua kampus perusahaan atau universitas jika telekonferensi diatur untuk organisasi multilokasi dengan banyak peserta di setiap situs.
Komponen Sistem Suara
Tergantung pada pengaturan telekonferensi Anda, Anda mungkin memerlukan beberapa jenis sistem suara dengan speaker. Jika melakukan teleconference dengan kelompok orang di tempat yang berbeda di mana beberapa orang akan berada di setiap kamar, Anda harus memiliki sistem suara untuk setiap tempat sehingga semua peserta dapat mendengar. Sistem suara yang efektif untuk telekonferensi akan mencakup port MIDI dengan synthesizer yang dikontrol MIDI, input audio digital dan analog, mixer audio low-noise (dapat dikontrol perangkat lunak) dan speaker.
Headset (Opsional)
Untuk konferensi jarak jauh di mana setiap peserta berada di lokasi yang terpisah di komputer mereka sendiri, setiap peserta yang akan berkontribusi pada konferensi akan membutuhkan headset dengan mikrofon internal dan kemampuan membisukan untuk memblokir kebisingan sekitar hingga seseorang siap untuk berbicara. Untuk peserta yang hanya mendengarkan telekonferensi, headset standar dapat digunakan.
