Penangguhan kredit sering diperlukan ketika pelanggan gagal membayar sesuai kesepakatan. Penangguhan mencegah pelanggan dari membeli barang atau layanan tambahan sampai Anda menerima pembayaran. Namun, surat itu membutuhkan pertimbangan yang cermat sehingga memenuhi tujuan mengumpulkan pada akun sambil mempertahankan klien sebagai pelanggan. Ada kemungkinan bahwa beberapa pelanggan yang kecewa dengan surat penahanan kredit akun dapat membawa bisnis mereka ke tempat lain. Itu sebabnya kemungkinan pengumpulan lainnya penting sebelum mengirim surat sebagai upaya terakhir.
Tinjau riwayat pembayaran di akun. Konfirmasikan bahwa pelanggan telah menerima banyak pengingat pembayaran melalui surat dan telepon.
Tulis surat itu menggunakan nada pengertian tetapi kuat saat Anda menunjukkan penghargaan kepada pelanggan sambil bersikeras membayar. Pada paragraf pertama, ucapkan terima kasih kepada pelanggan karena telah mendukung bisnis Anda, dan akui bahwa masa ekonomi yang sulit atau alasan lain dapat menyebabkan pelanggan mana pun ketinggalan pada akun.
Umumkan penangguhan kredit dengan kalimat pertama pada paragraf kedua sehingga itu berdiri sendiri untuk penekanan. Tulis itu, "Namun, saya menyesal kami harus segera menangguhkan kredit Anda karena tidak ada pembayaran." Atau gunakan kata-kata yang berbeda untuk menyampaikan pesan yang sama.
Detail saldo yang jatuh tempo pada paragraf ketiga dan jelaskan apa yang harus terjadi untuk mengangkat penangguhan kredit. Berikan batas waktu pembayaran dan beri tahu pelanggan bahwa penugasan ke penagih utang dimungkinkan.
Akhiri surat itu dengan sekali lagi berterima kasih kepada pelanggan atas kesetiaannya. Masukkan nomor telepon langsung Anda ke dalam surat dan undang pelanggan untuk menelepon untuk membahas pengaturan pembayaran.
