Bahkan di hari ini teknologi komunikasi instan, surat bisnis formal masih umum ditulis. Ada berbagai alasan mengapa seseorang atau bisnis dapat memilih untuk menulis surat daripada mengirim email atau faks. Saat mengirim surat bisnis, tiga bagian utama - awal, tengah dan akhir - harus ditulis dengan benar.
Awal
Awal surat itu berisi informasi yang tidak terkait langsung dengan pesan surat itu. Tanggal muncul di bagian atas. Alamat pengirim dan penerima diketik selanjutnya; namun, jika alamat pengirim muncul di header atau footer surat, itu tidak perlu diketik. Ini diikuti oleh garis referensi - terlihat sebagai "RE:" - yang merupakan bagian dari bagian awal surat yang berhubungan dengan pesan surat itu. Ini merangkum pesan dalam satu hingga delapan kata. Setelah itu, harus ada salam atau salam kepada siapa surat itu ditujukan. Biasanya dalam format "Dear Sir:" atau "Kepada Siapa Kepeduliannya:" dengan tanda titik dua setelah salam; surat pribadi menggunakan koma setelah salam, tetapi surat bisnis selalu menggunakan tanda titik dua.
Tengah
Bagian tengah surat lebih dikenal sebagai badan surat. Ini berisi pesan dasar. Kalimat pertama harus memperkenalkan topik yang sedang dibahas. Detail dan poin pertimbangan datang berikutnya. Akhirnya ada kesimpulan. Isi surat harus tepat dan ringkas. Barang-barang pribadi atau masalah antara pengirim dan penerima tidak boleh dimasukkan sebagai bagian dari surat bisnis.
Akhir
Ada beberapa elemen dasar dari surat yang merupakan akhirnya. Salam penutup, seperti "Hormat" atau "Salam," adalah tepat. Di bawah itu, Anda mencetak nama pengirim. Sertakan judul pengirim baik di baris yang sama dengan nama atau langsung di bawahnya. Sisakan ruang sekitar dua inci antara salam penutup dan nama pengirim; ruang ini untuk tanda tangan pengirim. Jika pengirim memiliki seseorang yang mengetik dan menyiapkan surat, orang itu dapat diakui di bawah nama dan judul pengirim. Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Cara yang paling umum adalah mengetik inisial pengirim dalam huruf kapital, mengetik garis miring (/) dan mengetik inisial pembuat persiapan (mis., ABC / def). Lampiran harus dicatat di akhir surat. Ketik kata "Enclosure (3)" dengan angka 3 sebagai jumlah lampiran yang disertakan dalam pengiriman.
Mengirim Surat
Surat itu dilipat rapi agar pas dengan amplop berukuran bisnis. Lampiran tidak dijepit ke surat itu. Surat bisnis memiliki nama penerima yang diketikkan di amplop daripada tulisan tangan. Banyak bisnis memiliki amplop pracetak yang dirancang dengan logo dan alamat perusahaan. Ini adalah tampilan yang paling profesional. Bisnis kecil dapat menggunakan label alamat stick-on pracetak. Ini dapat diterima, seperti alamat pengirim yang diketik. Tulisan tangan tidak dianggap profesional dan harus dihindari.
