Memo adalah cara berkomunikasi dengan orang lain di kantor Anda. Memo biasanya melaporkan atau menjelaskan sesuatu. Mereka juga dapat membuat permintaan. Memo informal dapat digunakan untuk melaporkan sesuatu yang tidak penting, atau menyajikan informasi kepada sejumlah kecil orang atau dalam lingkungan yang kurang formal. Saat menulis memo informal, bersikaplah profesional dan singkatkan dan to the point. Memo informal harus sekitar satu halaman dan menyertakan informasi yang diperlukan.
Tempatkan kop surat perusahaan di bagian atas halaman pertama memo informal.
Tempatkan frasa "Memo" tepat di bawah kop surat.
Tempatkan nama pengirim dan penerima, serta tanggal dan subjek berikutnya. Informasi ini harus berada di jalur terpisah. Untuk memo informal, pertahankan baris subjek pendek tapi spesifik sehingga pembaca dapat dengan cepat menentukan tentang apa memo itu. Jika tidak ada penerima tertentu, Anda dapat mengabaikan informasi ini.
Nyatakan tujuan memo itu dengan jelas dan spesifik di paragraf pertama. Coba lakukan ini dalam satu atau dua kalimat.
Tulis bagian diskusi singkat untuk menjelaskan rekomendasi atau permintaan utama memo itu. Karena ini adalah memo informal, Anda dapat dengan mudah menyatakan rekomendasi. Anda tidak perlu menyertakan banyak bukti, fakta, atau informasi pendukung lainnya karena Anda ingin singkat. Bagian ini harus singkat dan to the point dan harus secara efektif menyampaikan poin memo itu dan memberi tahu pembaca apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Nyatakan dengan jelas apa yang harus dilakukan pembaca selanjutnya dalam rekomendasi singkat atau bagian penutup. Meskipun memo itu informal, tetap penting untuk menyampaikan poin dan rekomendasi yang jelas.
Kiat
-
Simpan semuanya singkat dalam memo informal. Tulis dengan singkat dan jelas dalam sesedikit mungkin kata.
