Memo laporan tentang halaman pengiriman berfungsi seperti surat lamaran resume. Anggap saja sebagai nada pribadi Anda kepada pembaca. Tulis apa yang Anda katakan kepada penerima jika Anda menyerahkan laporan kepadanya secara langsung, tetapi pertama-tama kumpulkan pemikiran Anda.
Sebelum Anda menulis, penting untuk menentukan apa yang ingin Anda katakan. Identifikasi audiens Anda dan nilai kebutuhan dan keinginan spesifik mereka. Pertimbangkan poin-poin ini ketika menyusun memo pengiriman dan sisa laporan atau proposal Anda.
Alamat memo pengiriman menggunakan format memo sederhana. Jika organisasi Anda memiliki templat memo, gunakan saja. Jika tidak menggunakan pengaturan ini sebagai titik awal:
NOTA
Kepada: Nama dan judul Penerima Dari: Nama dan judul Anda Tanggal: Tanggal Anda menyerahkan laporan Anda Subjek: Nama laporan
Tulis pernyataan pembuka. "Ini adalah laporan yang Anda minta tentang …" misalnya. Tidak perlu lama. Beberapa kalimat sederhana akan menyelesaikan pekerjaan. Gunakan format blok bisnis untuk paragraf ini dan sisa memo Anda. Tempatkan pengembalian yang sulit, atau ruang kosong, di antara setiap paragraf, tetapi jangan tab atau indentasi sebelum memulai bagian baru.
Tulis paragraf pengantar. Jelaskan ruang lingkup laporan, apa yang akan dicakupnya dan bagaimana Anda mengumpulkan informasi Anda.
Tuliskan isi memo itu. Jelaskan seberapa bermanfaat laporan itu bagi pembaca. Sampaikan kesimpulan utama Anda dan sorot temuan menarik atau bab yang menarik bagi audiens Anda. Setiap informasi yang akan membuat laporan lebih bermanfaat atau dapat diakses oleh pembaca Anda dapat dimasukkan dalam bagian ini. Anda bahkan mungkin ingin membuat saran untuk penelitian lebih lanjut.
Buat paragraf penutup. Tulis catatan singkat terima kasih kepada pembaca Anda dan ucapkan terima kasih atas bantuan besar yang Anda terima dari rekan kerja. Juga, tawarkan untuk mengklarifikasi poin atau melakukan pekerjaan lebih lanjut jika perlu.
Periksa dokumen untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa.
Mintalah kolega yang Anda percayai mengoreksi pekerjaan Anda. Mata yang segar akan memusatkan perhatian pada pidato dan kesalahan ketik yang membingungkan.
Buat perubahan yang diperlukan dan sertakan saran korektor Anda.
Masukkan memo pengiriman Anda yang telah selesai ke dalam sisa laporan Anda. Tempatkan tepat sebelum daftar isi dan setelah halaman judul laporan.
Kiat
-
Tulis memo pengiriman dan bagian pengantar lainnya dari laporan Anda terakhir, karena mereka merujuk kembali ke seluruh dokumen.
Peringatan
Memo pengiriman hanya digunakan untuk dokumen internal. Jika laporan Anda ditujukan untuk pemirsa dari luar, seperti klien potensial, tulislah surat pengiriman. Informasi akan sama tetapi gunakan format surat bisnis untuk mengatasi dokumen Anda.
