Merencanakan konvensi yang sukses membutuhkan mengetahui tujuan strategis gambaran besar dari organisasi tuan rumah sebelum mulai bekerja pada logistik pertemuan dasar. Dengan menggunakan sasaran strategis Anda, Anda dapat secara efektif merencanakan cara menarik peserta yang Anda inginkan, memilih tempat yang tepat, memilih pembicara terbaik dan mengembangkan fasilitas dan kegiatan yang paling menarik.
Tetapkan Tujuan Strategis Anda
Sasaran organisasi untuk konvensi tidak selalu sama dengan sasaran peserta konvensi. Pelajari alasan organisasi untuk menjadi tuan rumah konvensi. Mungkin untuk menarik dan mempertahankan anggota, menghasilkan keuntungan, memberikan anggota dewan dan komite liburan, atau menghasilkan publisitas media untuk organisasi.
Tetapkan Rencana Taktis Anda
Setelah Anda mengetahui tujuan strategis Anda, tetapkan tujuan taktis Anda untuk mencapainya. Ini dapat mencakup memilih seminar dan pembicara untuk menarik jenis peserta tertentu, mengadakan pameran dagang yang menghasilkan pendapatan, menambahkan kegiatan pasangan untuk meningkatkan kehadiran, mengorganisir fungsi sosial seperti turnamen golf atau pelayaran sungai, mengadakan pesta penghargaan atau mengadakan pemungutan suara tahunan. keanggotaan. Rencana pemasaran Anda harus mencakup strategi periklanan, hubungan masyarakat, promosi dan media sosial untuk mempromosikan konvensi.
Rencanakan Anggaran
Tentukan tujuan keuangan organisasi untuk konvensi, dan tinjau nomor Anda. Anda mungkin terbatas pada anggaran tertentu jika konvensi itu merupakan pengeluaran. Organisasi mungkin memiliki target laba, atau Anda mungkin diizinkan untuk berbelanja berdasarkan pendapatan yang Anda harapkan. Buat proyeksi berdasarkan pada registrasi dan pendapatan sponsor yang optimis dan konservatif.
Buat Garis Besar Agenda Anda
Selanjutnya, rencanakan agenda acara Anda. Pilih tanggal, tempat, dan aktivitas Anda. Banyak konvensi memiliki tema yang menjelaskan tujuan keseluruhan acara dan membantu menarik hadirin. Anda mungkin perlu meminta masukan tentang tanggal dan lokasi potensial dari dewan atau peserta Anda dan melakukan kunjungan ke beberapa tempat sebelum Anda memilih satu. Tinjau informasi tentang konvensi sebelumnya untuk mempelajari tentang tempat, kehadiran, kinerja keuangan dan peserta serta umpan balik sponsor. Buat kalender yang dimulai dengan check-in peserta dan garis besar jadwal setiap hari.
Kebutuhan Logistik Penelitian
Mulai menghubungi tempat, speaker, katering, opsi hiburan, perusahaan audiovisual, printer, dan perusahaan perjalanan. Tentukan bagaimana menangani pemasaran, pendaftaran, sponsor, lencana, check-in, gerai pameran dagang, tas hadiah, buku program, dan halaman situs web. Kirim permintaan proposal untuk vendor eksternal seperti resor, katering, lapangan golf, dan agen perjalanan. Kumpulkan daftar dan biaya vendor yang Anda inginkan.
Tulis Proposal
Siapkan dokumen yang menunjukkan kepada dewan Anda atau tim konvensi rencana Anda untuk konvensi. Masukkan pemahaman Anda tentang tujuan organisasi dan bagaimana Anda berencana untuk memenuhi tujuan tersebut. Berikan agenda acara dengan jadwal harian yang terperinci. Sajikan anggaran yang lengkap. Jelaskan mengapa Anda memilih tema, lokasi, topik seminar, pembicara, dan kegiatan sosial. Ratakan proyeksi kehadiran, pengeluaran, dan pendapatan Anda berdasarkan riset Anda.
