Untuk organisasi mana pun, merayakan dedikasi bangunan adalah puncak dari tahun kerja dan perencanaan. Ada banyak cara untuk merencanakan peringatan ini. Nikmati waktu yang dihabiskan secara kreatif memutuskan komponen apa yang paling tepat untuk acara Anda. Apakah akan ada pemotongan pita? Bagaimana dengan makan siang? Apakah Anda ingin memasukkan komponen agama? Banyak dari gagasan ini mungkin tergantung pada anggaran Anda, tetapi perlu ditelusuri. Setelah Anda memiliki beberapa pedoman, mulailah proses perencanaan.
Tetapkan tanggal beberapa bulan sebelumnya. Berkoordinasi dengan kontraktor bangunan Anda pada tanggal penyelesaian yang diantisipasi. Periksa peraturan bangunan setempat - Anda mungkin harus mengeluarkan sertifikat hunian sebelum dapat menyelenggarakan acara di gedung baru secara legal. Jika Anda merencanakan perayaan di seluruh komunitas, periksa kalender grup atau institusi lain sehingga Anda tidak memesan terlalu banyak tanggal utama.
Persiapkan daftar tamu beberapa bulan sebelumnya. Beri tahu VIP yang diundang tentang tanggal tersebut dan beri tahu mereka bahwa Anda akan memesan tempat parkir dan tempat duduk khusus untuk mereka. Perkirakan jumlah tamu yang hadir: Perhatikan dengan cermat daftar Anda dan kemungkinan orang yang hadir. Biasanya, semakin besar daftar tamu, semakin rendah persentase kehadiran. Untuk daftar 500 tamu atau lebih, kehadiran 25 persen adalah perkiraan awal. Caterers adalah sumber informasi untuk memperkirakan jumlah tamu yang akan hadir.
Beberapa bulan sebelumnya, undanglah anggota klerus dan pembicara lain yang Anda harap akan berpartisipasi dalam layanan ini.
Kirimkan pemberitahuan "simpan tanggal" melalui pos ke seluruh daftar tamu hingga dua bulan sebelumnya.
Pesan dan temui katering sedini mungkin. Buat keputusan tentang perencanaan ruang, menu, kebutuhan peralatan, parkir, karangan bunga dan personel servis.
Penyewaan dan layanan peralatan buku. Mulailah mengadakan pertemuan perencanaan untuk masing-masing beberapa bulan sebelumnya. Ini mungkin termasuk peralatan (kursi, meja, linen, panggung, sound system dan podium), pelayan, toko bunga, musisi, printer dan fotografer. Mulailah bekerja dengan media apa pun yang mungkin meliput acara tersebut.
Undangan surat tiga minggu sebelum acara. Alamat tangan jika memungkinkan.
Konfirmasikan kembali dengan penyedia layanan dua minggu sebelumnya dan periksa kembali semua detail. Buat jadwal acara yang terperinci untuk hari acara dan bagikan ke penyedia layanan. Sertakan informasi kontak dengan nomor ponsel. Program atau pesanan layanan harus dikirimkan ke printer dua minggu sebelum acara.
Pada hari sebelum acara, pesan parkir untuk VIP, klerus dan katering dengan kerucut lalu lintas dan tanda parkir yang sudah dipesan. Ambil program / pesanan layanan dari printer. Terima barang sewaan dan mulai pengaturan. Hubungi kembali anggota media dan cadangkan parkir untuk mereka jika perlu.
Pada hari acara, kerjakan rencana tersebut dan bergantung pada profesional yang Anda sewa untuk melakukan pekerjaan mereka.
Kiat
-
Rancang dedikasi untuk menghormati maksud bangunan. Misalnya, siswa dapat memainkan peran yang berarti dalam pengabdian gedung sekolah baru, atau para tamu dapat diundang untuk melemparkan biji bunga liar di pengabdian sebuah pusat taman umum. Jika uang untuk gedung baru disumbangkan, rencanakan untuk mengadakan pesta "menyelinap" pribadi untuk para donor malam sebelum penahbisan.
