Apakah Anda menanggapi permintaan proposal atau menawarkan proposal layanan yang tidak diminta, ingat apa yang pendiri Kyocera, Kazuo Inamori, pernah amati: "Tidak ada pelanggan yang pergi ke toko hanya untuk menyenangkan penjaga toko." Bahkan ketika Anda harus menyediakan besar jumlah informasi tentang kemampuan Anda untuk melayani suatu proyek, fokus pada kebutuhan pelanggan, instruksi dan tombol panas. Dengan begitu, nada, konten, dan organisasi proposal Anda akan berlaku secara responsif. Tunjukkan pemahaman yang jelas tentang bisnis pelanggan dan soroti manfaat menggunakan layanan Anda untuk mengemas pukulan yang meyakinkan dan meyakinkan ke dalam proposal Anda.
Persiapan Pra-Proposal
Rencanakan konten Anda. Jika tidak ditentukan, tanyakan kepada pelanggan faktor apa yang akan dia pertimbangkan dalam membuat keputusan pembelian dan kemudian rencanakan proposal Anda. Paling tidak, alamat pemahaman Anda tentang kebutuhan pelanggan dan apa yang membedakan Anda dari pesaing Anda dalam hal pelatihan, pengalaman, kemampuan dan hubungan. Juga alamat pendekatan Anda untuk menyelesaikan kebutuhan pelanggan, bersama dengan berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa biayanya.
Buat garis besar, yang nantinya bisa berfungsi sebagai daftar isi Anda. Jika Anda menanggapi permintaan formal untuk proposal, maka ikuti instruksi spesifiknya. Kalau tidak, atur informasi Anda dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting bagi pelanggan. Misalnya, tempatkan resume Anda di awal proposal untuk pelanggan baru, atau di akhir proposal Anda untuk pelanggan tetap yang sudah terbiasa dengan kredensial Anda.
Buat matriks yang menetapkan satu baris untuk setiap bagian dalam garis besar Anda, dan satu kolom untuk masing-masing bidang yang menjadi perhatian atau kriteria pemilihan pelanggan. Di dalam setiap sel yang dihasilkan, tegakkan aspek-aspek kualifikasi Anda dan pendekatan yang menangani tombol panas pelanggan Anda. Gunakan matriks ini untuk menjaga konten Anda tetap melekat pada kebutuhan pelanggan Anda dan mengingatkan Anda tentang poin-poin yang akan ditekankan dalam setiap bagian.
Penulisan Proposal
Tekankan manfaat pelanggan secara konsisten di seluruh proposal layanan Anda. Mulailah selalu bagian yang menjelaskan bagaimana pelanggan akan mendapatkan apa yang ia hargai atau inginkan, atau hindari apa yang ia takuti atau tidak sukai, dengan menggunakan layanan Anda.
Berikan bukti untuk mendukung klaim yang Anda buat dalam proposal Anda. Misalnya, memperkuat rekam jejak yang berhasil dengan karya serupa dengan surat rekomendasi, penawaran gratis atau informasi kontak pelanggan yang puas.
Gunakan format dan nada yang sesuai. Kadang-kadang surat formal sudah mencukupi, di lain waktu diperlukan dokumen yang lebih panjang dengan bagian tab. Jika tidak ditentukan, tanyakan kepada pelanggan bagaimana dia ingin menerima informasi Anda, dan jika dia dapat meminjamkan Anda salinan proposal pemenang sebelumnya untuk ditinjau.
Buat bahan yang mudah dibaca. Gunakan kalimat pendek dan koheren dalam paragraf tidak lebih dari 10 baris. Gunakan ukuran font 10 hingga 12 poin dan secara bebas menggabungkan spasi putih antara bagian dan paragraf. Gunakan pos untuk membantu pelanggan menelusuri, memindai, dan dengan mudah menemukan informasi. Menekankan poin-poin penting dengan grafik dan visual, dan teks tebal, miring, atau bergaris bawah.
Kiat
-
Ketika Anda meminta pelanggan untuk mengklarifikasi area yang kabur dari persyaratan proyek atau proposal, gunakan kesempatan tersebut untuk menunjukkan minat Anda pada bisnis dan minatnya.
Buat ikhtisar isi proposal Anda untuk memberi pelanggan Anda informasi lebih lanjut tentang apa yang akan datang. Sampaikan ikhtisar ini di awal surat lamaran atau surat lamaran Anda; dalam proposal yang lebih besar, buat bagian ringkasan eksekutif yang mengikuti daftar isi Anda dan mendahului semua bagian lainnya.
Template berguna untuk mencegah keharusan menemukan kembali roda setiap kali Anda menulis proposal untuk layanan.
Periksa proposal Anda untuk kesalahan pengejaan dan tata bahasa sebelum mencetak dan mengirimkannya. Gunakan sebanyak mungkin mata; kesalahan sederhana dapat terjadi oleh orang-orang yang telah membaca banyak versi proposal. Temukan mata yang segar, jika memungkinkan.
