Validasi faktur diperlukan untuk bisnis apa pun; ini melibatkan biaya pemeriksaan silang yang diterima atau ditagih dengan jumlah yang dibayarkan atau diterima.Sebagian besar sistem akuntansi terotomatisasi, tetapi ada kalanya diperlukan untuk memvalidasi faktur secara manual. Usaha kecil dapat secara manual memvalidasi semua faktur, yang berfungsi selama ada sistem checks and balances untuk mengurangi ketidakjujuran karyawan.
Faktur masuk
Satu karyawan harus mengkompilasi faktur saat mereka tiba, pisahkan dengan vendor dan ether memverifikasi secara pribadi atau meneruskannya ke karyawan yang bertanggung jawab atas akun individu. Apakah faktur valid tergantung pada beberapa faktor, sehingga penting bahwa masing-masing faktur berakhir di lokasi yang benar. Seorang karyawan kemudian harus memeriksa setiap item, mencatat tagihan dan meneruskan faktur untuk pembayaran. Orang yang bertanggung jawab untuk memvalidasi faktur tidak boleh memiliki akses ke dana untuk pembayaran.
Faktur keluar
Semua faktur keluar harus diperiksa keakuratannya sebelum dikirim. Sementara satu individu atau departemen mungkin bertanggung jawab untuk memasukkan barang, termasuk biaya penjualan dan layanan, biaya tenaga kerja yang dialokasikan dan setiap bahan dan persediaan yang digunakan untuk pekerjaan tertentu. Setiap faktur harus diperiksa silang dengan akun pelanggan terkait untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penagihan yang akurat dan untuk mengurangi biaya tenaga kerja yang disebabkan oleh koreksi faktur.
Pembayaran
Setelah faktur telah divalidasi, faktur akan ditransfer ke individu atau departemen untuk diproses pembayaran. Sangat penting bahwa orang yang bertanggung jawab untuk memvalidasi faktur tidak memiliki akses ke dana pembayaran. Sistem checks and balances ini memastikan bahwa karyawan tidak memiliki kesempatan untuk memalsukan cek, membayar faktur yang tidak ada atau dipalsukan, atau melakukan praktik tidak jujur lainnya.
Pernyataan
Ketika pernyataan tiba atau dikirim, mereka harus diperiksa silang dengan setiap pelanggan atau faktur vendor untuk memastikan keakuratan. Bisnis yang beroperasi berdasarkan manual ketat perlu menerapkan sistem pengarsipan yang efektif; semua faktur harus disalin jika perlu dan diajukan dengan nama pelanggan atau vendor. Ketika pernyataan tiba, individu atau departemen terpisah harus memverifikasi bahwa setiap tagihan dan pembayaran muncul secara akurat pada pernyataan itu. Memisahkan departemen validasi pernyataan dari faktur dan departemen pembayaran memastikan akurasi lebih lanjut dan mencegah perilaku tidak jujur.
