Untuk menghemat pengiriman surat yang dimaksudkan sebagai iklan, organisasi dapat memilih untuk mengirim surat sebagai "surat massal." Surat massal secara teknis disebut sebagai "surat standar" oleh Layanan Pos A.S. USPS menawarkan diskon untuk surat massal karena pengirim melakukan beberapa pekerjaan yang harus dilakukan oleh USPS. Namun, pedoman tersebut harus diikuti dengan hati-hati atau akan dianggap tidak dapat dikerjakan dan akan dikembalikan.
Proses Pengiriman Massal
Pengirim yang berniat memiliki surat diklasifikasikan sebagai surat standar didorong untuk menghadiri pelatihan atau untuk meninjau pedoman USPS dengan cermat. Surat yang dikembalikan yang tidak sesuai dengan persyaratan akan dikenakan biaya tambahan untuk setiap bagian yang harganya bisa lebih tinggi dari surat kelas satu. Izin yang diberikan oleh kantor pos juga dapat dibatalkan.
Pengirim juga harus mengunjungi pusat surat massal lokal sebelumnya untuk menentukan layanan dan biaya sebelum menyiapkan surat. Penting juga untuk menentukan instruksi spesifik dan mendapatkan formulir yang tepat dari pusat sebelumnya. Dapatkan otorisasi setidaknya satu minggu sebelumnya, isi formulir yang tepat dan pastikan bahwa akun memiliki dana yang memadai.
Surat standar atau surat massal harus berjumlah total 50 pon atau terdiri dari setidaknya 200 lembar. Itu harus dari konten yang umumnya identik dan dikirim untuk tujuan periklanan. Ini termasuk buletin, surat formulir dan selebaran. Semua surat lain, termasuk tagihan, pernyataan, korespondensi pribadi dan cek gaji, harus dikirim sebagai surat kelas satu.
Peraturan yang ditetapkan oleh USPS dalam pengaturan dan pengalamatan harus diikuti. Mereka semua harus memiliki alamat pengirim indikasi dan departemen kota. Lipatan, tab penutup, dan segel wafer juga harus dibentuk sesuai dengan peraturan. Staples tidak diperbolehkan karena akan membuat surat tidak bisa dikerjakan. Pencetakan non-alamat harus ditempatkan di atas jalur pengiriman label alamat.
Tentukan persediaan dan formulir yang diperlukan yang diperlukan dan ambil di pusat surat massal. Wadah, pita, dan stiker mungkin diperlukan untuk menyortir surat.
Setelah ditentukan bahwa surat massal telah memenuhi kriteria pemrosesan, mereka harus disortir berdasarkan kode ZIP. Surat harus dikelompokkan sesuai dengan tiga nomor pertama dari kode ZIP. Ketika ada 10 atau lebih potongan dari grup yang sama, ikat bersama dengan semua alamat yang menghadap ke arah yang sama. Perhatikan ketebalan maksimum yang dibutuhkan oleh pusat surat massal lokal.
Pengirim harus yakin dengan ketersediaan dana dan mengetahui nomor izin sebelum pergi ke pusat surat massal agar tidak membuang waktu. Ada juga formulir yang harus diisi sebelum memproses pengiriman. Hanya dokumen asli yang diterima dan bukan fotokopi.
