Untuk menjalankan bisnis yang efisien, penting untuk mencatat dokumennya. Kontrak. Proposal. Faktur. Tagihan Lisensi. Bahkan di abad ke-21, ketika sebagian besar dokumen digital, manajemen file masih diperlukan untuk menjaga operasi administrasi Anda berjalan lancar. Banyak prinsip manajemen dokumen bisnis tetap sama, apakah sistem pengarsipan digital Anda ada di laptop atau di cloud.
Prinsip Manajemen File
Hukum dasar manajemen file yang baik adalah bahwa sistem harus memudahkan Anda menemukan dokumen. Jika tidak, maka tidak ada gunanya.
Sistem pengarsipan dokumen yang baik, apakah itu berbasis di lemari baja atau cloud, harus membuat pengarsipan tidak terlalu membosankan dan sulit; Anda tidak perlu menghabiskan beberapa menit hanya mencari tahu file mana dari laporan penjualan bulan ini. Ini juga harus mudah untuk mengambil informasi yang Anda inginkan. Pengarsipan yang baik tidak tergantung pada orang: jika asisten administratif Anda atau orang IT berhenti, penggantian mereka harus dapat mengetahui sistem. Kategori file harus jelas dan mudah diidentifikasi. Sistem harus membuatnya mudah untuk mengidentifikasi dan membersihkan catatan yang tidak aktif.
Fleksibilitas juga penting, terutama dengan perangkat lunak. Sistem pengarsipan dokumen yang mengunci bisnis Anda menjadi satu vendor atau satu platform komputer tertentu dapat membuktikan masalah di kemudian hari.
Sistem juga harus mampu menangani pertumbuhan. File tak terelakkan menumpuk ketika bisnis Anda tumbuh, menambah pelanggan baru dan memperluas staf. Sistem yang baik dapat menangani lebih banyak data dan penyimpanan dokumen daripada yang Anda harapkan.
Manfaat Manajemen File
Manajemen dokumen bisnis yang baik dapat menghasilkan manfaat nyata bagi bisnis Anda. Pengarsipan dan pengambilan yang lebih cepat menghemat waktu dan membuat staf lebih efisien dan produktif. Jika suatu sistem mengurangi misfile, itu dapat menghemat banyak waktu dan masalah. Ini terutama benar jika Anda pergi ke pengadilan atau menjalani audit: tidak memiliki dokumen kunci berguna dapat menyebabkan hasil yang tidak menyenangkan.
Sistem yang efisien dan dipikirkan dengan matang mengurangi berapa kali Anda harus membeli peralatan pengarsipan dan jumlah ruang yang Anda butuhkan untuk menyimpannya. Ini juga membuatnya lebih mudah untuk melatih personel baru untuk mengajukan.
Digital dan Hard Copy
Menggunakan sistem manajemen file digital memiliki keuntungan yang cukup besar. Pengarsipan digital memungkinkan untuk mencari dokumen dengan kata kunci, yang dapat memberikan dokumen yang Anda butuhkan dalam waktu yang lebih cepat. Sistem yang baik memiliki kelebihan lain:
- Itu dapat menyimpan berbagai jenis dokumen, seperti file pengolah kata, email dan PDF.
- Ini membatasi akses ke dokumen rahasia.
- Ini memantau siapa yang membaca dokumen apa.
- Jika ada yang membuat perubahan, Anda dapat melacaknya. Jika perlu, Anda dapat membatalkannya.
- Mengontrol kapan dokumen yang lebih lama dapat dihapus.
- Sangat mudah untuk mengakses dan mengedit dokumen dengan ponsel dan perangkat seluler lainnya.
Namun, beberapa dokumen harus tetap dalam bentuk cetak, meskipun Anda memindai dan mendigitalkannya. Peraturan sering mengharuskan Anda menyimpan salinan lisensi dan izin bisnis di atas kertas, bukan hanya di dunia maya. Dokumen lain yang mungkin layak disimpan dalam bentuk cetak termasuk laporan tahunan, sertifikat "berbisnis", dokumen asuransi, dan surat promes. Tergantung pada bidang pekerjaan Anda, mungkin ada peraturan khusus tentang penyimpanan dokumen yang harus Anda tangani.
Dokumen fisik berisiko hancur karena kebakaran, gempa bumi, angin topan, atau sekadar pipa yang merusak dan membanjiri kantor. Bisnis Anda harus mengambil langkah-langkah untuk mencegahnya:
- File dokumen dalam wadah bersih, aman, stabil lingkungan dan tahan api.
- Buat salinan cadangan, baik digital, microfiche, atau fotokopi.
- Temukan tempat untuk menyimpan salinan di luar lokasi, sehingga jika ada kebakaran atau bencana lain, mereka tidak akan menemui nasib yang sama seperti aslinya.
- Lokasi penyimpanan cadangan Anda harus yang dapat Anda akses setelah bencana. Salah satu keuntungan penyimpanan cloud adalah Anda dapat mengakses informasi di mana saja di mana Internet masih berfungsi.
Mengindeks Catatan Anda
Untuk mendapatkan hasil maksimal dari sistem pengarsipan, harus diindeks secara efektif. Kategori standar dapat mencakup pajak, kontrak, korespondensi pelanggan, tuntutan hukum, hutang dagang dan piutang dagang, misalnya. Kertas dan file digital Anda harus mengikuti skema pengindeksan yang sama. Itu akan membuatnya lebih mudah untuk melatih karyawan untuk mengetahui di mana menemukan dokumen.
Aturan Pembuangan Dokumen
Ketika Anda merencanakan sistem manajemen file Anda, Anda harus menentukan jadwal penyimpanan dokumen yang baik atau pedoman untuk berapa lama menyimpan file. Bahkan dengan sistem pengarsipan digital, ini penting: jika bisnis Anda terus berjalan dan berkembang, akhirnya pencarian untuk "kontrak bahan baku" atau sejenisnya dapat menghasilkan puluhan dokumen usang.
Jadwal penyimpanan dokumen Anda harus mempertimbangkan persyaratan hukum dan bisnis. Jika Anda memiliki dokumen yang terkait dengan laporan pajak Anda, seperti tagihan kartu kredit yang menunjukkan pembelian bisnis, IRS mengatakan Anda harus menyimpannya minimal tiga tahun setelah mengirimkan pengembalian. Itulah berapa lama IRS biasanya dapat melihat ke belakang dan mengaudit Anda. Menyimpan catatan pajak pekerjaan selama empat tahun dan bertahan untuk pengembalian yang mengklaim beban utang buruk selama tujuh tahun.
Aturan berbeda berlaku untuk catatan berbeda. Anda mungkin memiliki file yang terkait dengan kepatuhan lingkungan, pengajuan Komisi Sekuritas dan Bursa, peraturan keselamatan kerja federal dan negara bagian dan tuntutan hukum diskriminasi. Setiap regulator memiliki persyaratannya sendiri. Anda juga memerlukan kebijakan untuk catatan bisnis biasa. Misalnya, Anda tidak ingin menghapus kontrak sebelum menyelesaikan pekerjaan yang Anda tandatangani. Catatan terkait litigasi yang sedang berlangsung tidak boleh dimusnahkan, bahkan jika itu demi keuntungan perusahaan Anda.
Adalah tanggung jawab Anda, atau siapa pun yang menjalankan program Anda, untuk mengetahui catatan mana yang harus disimpan dan untuk berapa lama. Siapa pun yang menangani catatan harus mengetahui kebijakan perusahaan dan melatih semua bawahan mereka. Pegawai biasa juga perlu mengetahui hal ini. Jika, katakanlah, seorang karyawan mengirim atau menerima email yang perlu diarsipkan, mereka membutuhkan pelatihan yang cukup untuk mengenali kebutuhan tersebut.
Untuk dokumen fisik, penghancuran menyediakan tingkat akhir pembuangan yang aman. Untuk file digital, Anda memerlukan prosedur yang menghapusnya setelah pemulihan. Menyimpan laporan yang melacak catatan yang telah Anda buang dan ketika Anda menghancurkannya.
Keamanan dan Privasi
Peretasan besar-besaran dan pelanggaran data adalah fakta rutin kehidupan abad ke-21. Itu tidak berarti itu sepele: pelanggaran data dapat merusak reputasi Anda, merugikan Anda, atau memicu gelombang tuntutan hukum atau denda. Bahkan informasi yang bocor di dalam perusahaan dapat menyebabkan masalah. Beberapa undang-undang federal mengharuskan Anda untuk menjaga kerahasiaan informasi medis karyawan. Jika karyawan lain dapat mengakses catatan rahasia, Anda mungkin berada dalam dunia yang penuh kesulitan hukum.
Sebagai bagian dari pengaturan sistem manajemen file Anda, Anda perlu menerapkan kebijakan keamanan dan privasi. Kemampuan karyawan untuk melihat dokumen harus berdasarkan kebutuhan untuk mengetahui. Akses harus didasarkan pada sistem otorisasi, bukan hanya memercayai karyawan untuk tidak melihat dokumen rahasia.
Adalah umum untuk berbagi dokumen secara online ketika banyak karyawan bekerja di proyek yang sama. Itu membuka jendela kerentanan lain untuk mendapatkan informasi rahasia. Enkripsi file atau menggunakan sistem berbagi file seperti Dropbox dapat membantu mencegah kebocoran.
Ini adalah alasan lain untuk merusak atau menghapus file-file lama yang tidak dibutuhkan. Bahkan jika mereka tidak berguna untuk bisnis Anda, mereka mungkin memiliki informasi rahasia tentang mantan karyawan atau pelanggan yang tidak akan menghargainya.
Apa pun aturan yang Anda dapatkan, penting untuk melatih semua karyawan tidak hanya tentang cara mengajukan dan mengambil data tetapi juga aturan kerahasiaan dan jadwal penyimpanan catatan.
