Untuk pemilik bisnis baru, manajemen file komputer adalah tugas yang sering ditunda atau bahkan diabaikan. Namun, sebagian besar bisnis bekerja dengan, menyimpan, mengambil, dan menyimpan banyak data dalam bentuk file komputer. Jika demikian halnya untuk bisnis Anda, Anda akan memerlukan struktur file yang bisa diterapkan, pendekatan untuk penamaan file yang mudah dimengerti dan banyak lagi. Proses penciptaan, penyimpanan, organisasi, dan cadangan yang kuat akan membantu Anda meningkatkan skala bisnis Anda seiring pertumbuhannya.
Kiat
-
Manajemen file komputer adalah proses penciptaan, penyimpanan, organisasi, dan cadangan yang kuat untuk informasi bisnis Anda yang akan membantu Anda meningkatkan skala bisnis Anda seiring pertumbuhannya.
Mengapa Manajemen File Sangat Penting untuk Bisnis Anda
Jika Anda meluncurkan bisnis baru, tergoda untuk mengabaikan manajemen file. Anda mungkin tidak memiliki banyak file komputer untuk memulai, dan tidak diragukan lagi ada banyak masalah mendesak yang menuntut perhatian Anda.
Namun, meluangkan waktu untuk membangun sistem manajemen file pintar dari awal membayar dividen untuk tahun-tahun mendatang. Sistem file yang terukur dan terorganisir akan tumbuh bersama perusahaan Anda, menjaga file Anda tetap aman dan tertata dengan baik meskipun jumlah file tersebut meningkat secara eksponensial.
Atau, menunda manajemen file menciptakan sistem yang berantakan dan tidak bisa dijalankan yang menghabiskan waktu dan efisiensi. Mengadopsi sistem yang tepat pada saat itu akan sangat mahal dan biasanya melibatkan konsultan mahal dan peralatan tambahan.
Sistem manajemen file yang mudah dipahami, mudah digunakan, dan mudah dikembangkan adalah aset bisnis yang berharga.
Membuat Struktur File
Bagaimana bisnis Anda memilih untuk mengatur file komputer akan berdampak pada fungsi sehari-hari, manajemen proyek, dan hubungan klien untuk tahun-tahun mendatang. Jika Anda tidak dapat menemukan dan mengambil dokumen yang tepat dengan cepat, bisnis Anda mungkin pada akhirnya kehilangan klien atau reputasinya.
Cara terbaik untuk mengatur file akan bervariasi dari bisnis ke bisnis. Pikirkan dulu tentang bagaimana bisnis Anda akan membuat dan bekerja dengan dokumen sebelum memilih pendekatan organisasi atau hierarkis.
Struktur file internal bisa luas dan dangkal atau sempit dan dalam. Pendekatan pertama membuat banyak folder tingkat atas dan lebih sedikit subfolder. Ini dapat menyebabkan banyak dokumen disimpan di banyak folder. Pendekatan kedua membuat beberapa folder di dalam folder induk. Struktur hibrida juga dapat dibuat untuk mencapai keseimbangan antara kedua jenis hierarki ini. Preferensi pribadi dan kebutuhan bisnis harus menentukan pendekatan spesifik.
Dengan meningkatnya layanan manajemen file yang membantu menemukan file lebih mudah dengan pencarian, beberapa orang dan bisnis telah meninggalkan folder file sekaligus dan membuang semua dokumen mereka ke dalam satu folder master. Ini tidak disarankan. Bisnis apa pun akan membuat lebih banyak dokumen dalam setahun daripada yang dapat dengan mudah dikelola oleh struktur yang datar. Penting untuk membuat beberapa jenis struktur organisasi file yang membantu mengkategorikan file Anda, yang pada gilirannya menjadikannya lebih mudah untuk ditemukan.
Sistem apa pun yang Anda pilih untuk diterapkan harus mudah digunakan, aman, dan andal. Pikirkan tentang siapa yang akan membuat dan bekerja dengan file-file ini, dan kemudian pertimbangkan bagaimana kebutuhan pekerjaan mereka dapat dipenuhi dengan lebih baik dengan struktur file.
Aspek kunci lain dari kemudahan penggunaan adalah aksesibilitas. Jika pekerja dokumen utama Anda perlu mengakses dokumen pada perangkat seluler, penting untuk memikirkan bagaimana dokumen-dokumen itu akan didaftar, diakses, dan bekerja dengan pada perangkat itu ketika Anda membuat kebijakan manajemen file. Selain itu, Anda ingin mengadopsi pendekatan manajemen file yang membuat file disinkronkan di semua perangkat.
Terakhir, sertakan rencana cadangan file di sistem manajemen file Anda. Idealnya, Anda harus membuat banyak salinan cadangan dari file Anda. Cadangan tersebut harus disimpan di berbagai komputer, setidaknya salah satunya tidak ada di tempat kerja Anda. Pastikan untuk menentukan siapa yang membuat cadangan, seberapa sering dan dengan teknologi apa dalam sistem manajemen file komputer Anda.
Menemukan File Komputer yang Anda Butuhkan
Konvensi penamaan dan struktur file harus membantu menemukan dan mengambil dokumen yang tepat dengan cepat saat dibutuhkan. Nama file yang berisi rangkaian alfanumerik acak, atau bahkan konvensi seperti "DATE + CLIENT NAME" dapat membingungkan dan menghambat pengambilan.
Nama file harus masuk akal untuk semua pengguna dan mudah mengidentifikasi jenis, tujuan, dan konten dasar dari setiap file.
Selain konvensi penamaan file yang konsisten, pertimbangkan untuk menambahkan sistem manajemen file. Ini adalah jenis aplikasi komputer yang membantu menyimpan dan mengatur file. Ini mungkin menawarkan fitur yang memungkinkan pemilik pelacakan dan pengguna berikutnya, tanggal pembuatan dan modifikasi terakhir dan data lain yang dapat membantu Anda bekerja dengan dan memelihara file Anda.
Layanan manajemen file seperti Dropbox dan Google Drive dapat membantu Anda dengan menyediakan tata letak dan antarmuka yang lebih ramah pencarian. Alih-alih mengingat struktur file yang rumit atau konvensi penamaan, Anda cukup mencari apa yang Anda butuhkan.
Menyusun Kebijakan Perusahaan Anda secara tertulis
Setelah struktur dan konvensi penamaan diputuskan, buat konsep dokumen untuk bisnis Anda yang menguraikan semua spesifikasi untuk bekerja dengan file komputer yang telah Anda pilih. Bahkan jika Anda adalah satu-satunya karyawan Anda, itu mungkin tidak selalu menjadi masalah. Dokumen formal yang menguraikan kebijakan manajemen file komputer akan membantu jika Anda memperluas dan mempekerjakan karyawan di masa depan. Ini juga akan membantu bisnis Anda mempertahankan pendekatan manajemen file yang konsisten dan memastikan keamanan file Anda yang berharga.
